← Блог о торговле

Расчет доступных остатков в интернет-магазине: особенности процесса, вспомогательные формулы и инструменты

Наличие оптимального количества доступных остатков – одно из главных условий для нормальной работы интернет-магазина. Ведь, если на момент заказа на складе не будет нужного товара, вероятнее всего, клиент не станет ждать и уйдет к конкурентам. Чтобы удовлетворить спрос, увеличить продажи и удерживать покупателей, нужен постоянный строгий контроль. Как рассчитывать показатель и управлять доступными товарными остатками – об этом сегодняшняя статья.

Почему важно контролировать доступные остатки в интернет-магазине?

Свободный (доступный) остаток – запас продукции, который в данный момент доступен для продаж и резервирования. По факту его может быть меньше, чем товаров в наличии. Это связано с тем, что на складе хранятся товары, зарезервированные под заказы покупателей, бывают неоформленные возвраты, присутствует бракованная продукция, позиции с дефектами упаковки. Из-за ошибок в учете могут возникать отрицательные остатки – когда продукт уже продан, но числится на балансе.

Доступный товар – тот, который можно купить здесь и сейчас. За счет него обеспечивается бесперебойность работы интернет-магазина и непрерывность торговых бизнес-процессов между поставками. Какое именно количество товара необходимо, зависит от объемов дневных продаж, частоты и скорости поставок, свойств продукции, наличия складских помещений, оборудования.

Руководство любого интернет-магазина должно четко контролировать этот показатель. Грамотное управление помогает:

  • обеспечить покупателей нужным количеством продукции и наименованиями, которые они желают приобрести;
  • не допустить дефицита товара или товарной группы;
  • эффективно распределять оборотные средства компании;
  • соблюдать баланс: иметь достаточно свободной продукции на складе и предотвращать появление чрезмерных излишков.

На практике часто встречаются такие ситуации: в карточке на сайте написано, что товар в наличии, а после звонка менеджера оказывается, что он отсутствует на складе. Это отталкивает клиентов и снижает уровень доверия к магазину. Чтобы избежать проблемы, стоит размещать на товарных страницах актуальную информацию о наличии продукта и количестве доступных единиц, обновляющуюся в режиме реального времени. Внедрить подобную функцию помогают системы автоматизации.

Информация о наличии товара в карточке 

Информация о наличии товара в карточке 

Этапы управления товарными остатками

Правильная система учета товаров включает несколько последовательных этапов:

  1. Нормирование. На основании информации о потоке покупателей определяется оптимальное количество, объем товаров и товарных групп для присутствия на складе.
  2. Учет и контроль. С целью оперативного реагирования на изменения отслеживается состояние товара. Контролируются сроки годности, внешний вид, количество в наличии. В статистические отчеты и карточки учета вносят данные о поступлениях, продажах, оставшейся продукции в начале отчетного периода.
  3. Регулирование. Устанавливаются и поддерживаются конкретные нормативы товарных запасов. Принимаются меры: если количество каких-либо наименований приближается к границам нормы – стоит срочно оформить заказ поставщику. Обнаружен дефект, вышел срок годности – списать неликвидную продукцию. Есть угроза появления излишков – стимулировать сбыт.

Управлять запасами нужно, чтобы при необходимости быстро оптимизировать процессы закупки. В ходе оптимизации важно обращаться к анализу финансовых затрат, искать партнеров с наиболее выгодными условиями поставок в нише, пользоваться автоматизированными системами учета.

Контроль должен осуществляться непрерывно на каждом этапе движений и при смене статуса товара:

  • в момент приемки и поступления на хранение;
  • комплектации заказов;
  • передачи груза в точку самовывоза или отделение почтовой службы;
  • возвратов продукции покупателями.

Все этапы сопровождаются оформлением соответствующих документов и внесением свежих данных в программу автоматизации. Соблюдая эти условия, предприниматель получает корректную информацию о доступных наименованиях в системе.

Чтобы обеспечить достаточное количество свободной продукции в магазине, следует ответственно относиться к поставкам, проводить постоянный мониторинг, обращать внимание на состояние склада. Можно заказывать продукцию в четко установленном объеме при достижении нормативных граней или формировать заказы по фиксированному графику. В обоих случаях необходим учет прогнозируемых продаж и страховых запасов.

Сведения по остаткам товаров в личном кабинете системы EKAM

Сведения по остаткам товаров в личном кабинете системы «EKAM» 

Особенности различных методов учета

Для повседневного анализа и учета товарных остатков в торговле используют два метода. Рассмотрим их особенности.

Расчетный метод оценки

При расчетном методе анализируется товарооборачиваемость, величина остатка и изменения, которые касаются показателей. Регулярно проводится инвентаризация – подсчет и количественная оценка всех товарных наименований. При этом нужно использовать стоимостный и натуральный виды учета – оценивать данные в натуральном выражении в текущих ценах, сводя их в общую сумму по товарным группам.

Главный минус метода – колоссальная трудоемкость. Применять его для компании невыгодно, поскольку на период инвентаризации торговая деятельность временно приостанавливается. В основном расчетным методом пользуются розничные продуктовые оффлайн-точки.

У него есть и несколько бесспорных преимуществ:

  • дает информацию о наиболее популярных позициях и товарных группах, необходимую для формирования обоснованных заказов на поставку;
  • помогает скорректировать ассортиментный ряд благодаря правильным закупкам;
  • позволяет оптимизировать вложения.

Существует также оперативный учет или снятие остатков, в ходе которого материально ответственные сотрудники сверяют учетные данные с фактическим наличием продукции. Процедура выполняется путем проверки товарных мест, нормированного пересчета и определения числа наименований для последующей оценки по действующим ценам. Однако, в отличие от инвентаризации, этот метод менее точный.

Виды инвентаризации 

Виды инвентаризации 

Балансовый метод оценки

В более простой балансовой методике используются балансовые данные и специальные формулы. Она позволяет выполнять оперативный учет и анализировать остатки в комплексе с другими взаимосвязанными показателями.

Основной минус балансового метода – сложности с исключением из расчетов вероятных неустановленных потерь, которые приводят к искажению реальной величины запасов. Эта проблема решается посредством периодической сверки данных с результатами инвентаризации.

В целом балансовый метод довольно эффективен, особенно при автоматизированном ведении учета. Он повышает качество и оперативность контроля над товарными движениями.

Управление остатками и определение их оптимального количества в розничной торговле реализуются с помощью:

  • технико-экономических расчетов по известным формулам;
  • систем с постоянным размером заказа;
  • систем с постоянной периодичностью заказа.

В первом варианте величина запаса последовательно просчитывается на каждой стадии, после чего полученные результаты суммируют. Системы с заданными размерами и периодичностью работают при условии постоянных инвентаризаций и проверок наличия товара на складе. Согласно этим системам товарные запасы поддерживают двумя способами:

  1. Оформление заказов с одинаковым количеством позиций по мере потребности.
  2. Заказ товара в нужном количестве через равные промежутки времени.

Все способы управления неидеальны: подходящий вариант выбирается исходя из особенностей магазина, а затем дорабатывается под конкретные факторы, условия и потребности. Величина запасов может определяться, как соотношение текущих остатков к объему реализации на эту же дату в прошлом периоде. Или как количество недель, на которое будет достаточно запасов при стабильной товарооборачиваемости.

Потери для бизнеса при отсутствии данных об остатках на складах

Потери для бизнеса при отсутствии данных об остатках на складах 

Формулы расчета важных показателей

Учет ведется в относительных и абсолютных величинах. Абсолютные выражаются в денежных, натуральных единицах. Их используют в бухгалтерских операциях. Относительные позволяют сопоставить величину имеющихся запасов с текущим товарооборотом и выяснить, хватает ли их для удовлетворения спроса.

Со свободными остатками пересекаются несколько важных показателей:

  • величина товарных запасов – показывает обеспеченность фирмы продукцией на определенную дату, помогает уточнить, на сколько дней хватит товара;
  • товарооборачиваемость – период, за который продукт доходит до покупателя;
  • скорость товарного обращения.

Формула для вычисления величины запасов (с показателями за анализируемый период):

Размер запасов / Средний дневной товарооборот

или

Размер запасов х Количество дней / Товарооборот

Формула для вычисления товарооборачиваемости в днях:

Средний товарный запас х Количество дней / Объем товарооборота

или

Средний товарный запас / Средний однодневный товарооборот

Формула для вычисления скорости товарного обращения:

Количество дней в периоде / Товарооборачиваемость в днях

Чтобы узнать средний товарный остаток, нужно сложить суммы в начале и конце периода, а затем разделить полученный результат на 2.

На основании всех этих показателей рассчитывается оптимальное количество свободной продукции в магазине, устанавливается норма товарного запаса.

Также важно просчитывать доступность товара по остаткам. Показатель помогает выяснить причины падения продаж, определить максимальные объемы запаса при стопроцентной доступности. Он отражает продажи, недополученные вследствие отсутствия продукции на складе.

Формула для вычисления доступности товара:

Количество дней на остатках / Количество дней в периоде

Анализ доступных остатков с помощью автоматизированных систем

Доступное на данный момент количество продуктов рассчитывается с учетом товародвижения в конкретный период. Свободный остаток – постоянно изменяющаяся величина. Ее контролируют при списаниях, резервированиях и продажах (за исключением случаев списания с резерва). При этом нужно брать во внимание все документы, данные о приходе/расходе продукции.

Конкретные цифры можно увидеть в отдельных отчетах автоматизированных систем. Это гораздо проще и удобнее, чем трудоемкие ручные подсчеты в таблицах Excel. Автоматизированный учет особенно необходим интернет-магазинам со средними и высокими объемами продаж.

Отслеживание остатков в режиме реального времени доступно в программе автоматизированного учета «EKAM».

Проведение инвентаризации в программе EKAM

Проведение инвентаризации в программе «EKAM» 

Инструмент предусматривает и множество других полезных функций:

  • оформление приемки поставляемой продукции;
  • проведение инвентаризаций;
  • контроль над товарными движениями;
  • выполнение простых и точных списаний;
  • анализ прибыльности и оборотов;
  • ведение истории закупочных цен;
  • учет расходов и доходов.

Подключив систему управления торговлей, владелец интернет-магазина сможет мгновенно получать все необходимые данные, важные показатели, отчеты по товарам и продажам. Благодаря актуальной, постоянно обновляющейся информации в программе «EKAM», можно четко контролировать свободные остатки.

Правила работы с товарными остатками

Основная цель управления запасами – соблюдение баланса между недополученными продажами и излишками. Предприниматель должен следить за тем, чтобы в запасе всегда присутствовало достаточное количество продукции, но при этом товар не залеживался на складе. Недостаточные запасы снижают объем реализации, избыточные – увеличивают процент списания, замораживают денежные средства.

Необходимо вовремя принимать меры для поддержания количества товара на оптимальном уровне, контролировать запасы отдельно по каждой категории. Вот несколько правил, которые помогут поддерживать баланс:

  1. Требуйте соблюдения сроков поставок от поставщика: при задержке новых поступлений потребитель не станет ждать, что непременно выльется в финансовые потери.
  2. Отслеживайте предпочтения покупателей: перед заказом продукции нужно анализировать покупательские интересы, учитывать модные тренды, текущие особенности рынка. Это снижает риск появления сверхнормативных остатков.
  3. Анализируйте товарные запасы: при наличии больших объемов залежавшейся продукции необходимо определять степень ее ликвидности. Неликвидный товар не стоит «передерживать». Возможные меры – пересмотр стратегии продвижения, организация распродаж, скидки на комплекты продуктов (востребованные позиции группируются с менее популярными).
  4. Не переусердствуйте со скидками: стабильный сбыт обеспечивается тщательно продуманной ценовой политикой. Снижать торговую наценку нужно умеренно и безболезненно для фирмы. Слишком частые акции и скидки ухудшают средний чек и продажи, дезориентируют покупателя.
  5. Оптимизируйте закупки: формировать заказы поставщику желательно с учетом среднего дневного товарооборота, прогнозируемого спроса, сезонности.

Доступный товарный остаток – индикатор эффективности работы интернет-магазина. Идеально, когда его величина удовлетворяет обе стороны: склад не перегружен излишками и неликвидом, но и нет дефицита, значительно снижающего уровень продаж. В таком случае продавец не будет терпеть убытки, а покупатель в любой момент сможет найти и приобрести в магазине то, что ему нужно. Контролировать и поддерживать оптимальный уровень свободных остатков лучше с помощью программ автоматизированного учета.

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Читайте также

Ведёте учёт в тетрадке или экселе? Пройдите бесплатный е-мейл курс —
Как увеличить прибыль, победив бардак в складском и финансовом учёте

Облачная система учета. Продаж, товаров и клиентов

  • Управляйте запасами товаров и отслеживайте остатки
  • Узнайте товары, на которых вы больше всего зарабатываете
  • Начисляйте зарплату сотрудникам
  • Подключайте онлайн-кассу для отправки и печати чеков

Обеспечиваем оперативную поддержку по телефону,
помогаем загрузить товарную базу и поставить кассу на учёт.

Испытайте все возможности бесплатно!

Электронная почта*
Электронная почта*

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации