Расчет доступных остатков в интернет-магазине: особенности процесса, вспомогательные формулы и инструменты

Наличие оптимального количества доступных остатков – одно из главных условий для нормальной работы интернет-магазина. Ведь, если на момент заказа на складе не будет нужного товара, вероятнее всего, клиент не станет ждать и уйдет к конкурентам. Чтобы удовлетворить спрос, увеличить продажи и удерживать покупателей, нужен постоянный строгий контроль. Как рассчитывать показатель и управлять доступными товарными остатками – об этом сегодняшняя статья.

Почему важно контролировать доступные остатки в интернет-магазине?

Свободный (доступный) остаток – запас продукции, который в данный момент доступен для продаж и резервирования. По факту его может быть меньше, чем товаров в наличии. Это связано с тем, что на складе хранятся товары, зарезервированные под заказы покупателей, бывают неоформленные возвраты, присутствует бракованная продукция, позиции с дефектами упаковки. Из-за ошибок в учете могут возникать отрицательные остатки – когда продукт уже продан, но числится на балансе.

Доступный товар – тот, который можно купить здесь и сейчас. За счет него обеспечивается бесперебойность работы интернет-магазина и непрерывность торговых бизнес-процессов между поставками. Какое именно количество товара необходимо, зависит от объемов дневных продаж, частоты и скорости поставок, свойств продукции, наличия складских помещений, оборудования.

Руководство любого интернет-магазина должно четко контролировать этот показатель. Грамотное управление помогает:

• обеспечить покупателей нужным количеством продукции и наименованиями, которые они желают приобрести;
• не допустить дефицита товара или товарной группы;
• эффективно распределять оборотные средства компании;
• соблюдать баланс: иметь достаточно свободной продукции на складе и предотвращать появление чрезмерных излишков.

На практике часто встречаются такие ситуации: в карточке на сайте написано, что товар в наличии, а после звонка менеджера оказывается, что он отсутствует на складе. Это отталкивает клиентов и снижает уровень доверия к магазину. Чтобы избежать проблемы, стоит размещать на товарных страницах актуальную информацию о наличии продукта и количестве доступных единиц, обновляющуюся в режиме реального времени. Внедрить подобную функцию помогают системы автоматизации.

Информация о наличии товара в карточке 

Этапы управления товарными остатками

Правильная система учета товаров включает несколько последовательных этапов:

1. Нормирование. На основании информации о потоке покупателей определяется оптимальное количество, объем товаров и товарных групп для присутствия на складе.
2. Учет и контроль. С целью оперативного реагирования на изменения отслеживается состояние товара. Контролируются сроки годности, внешний вид, количество в наличии. В статистические отчеты и карточки учета вносят данные о поступлениях, продажах, оставшейся продукции в начале отчетного периода.
3. Регулирование. Устанавливаются и поддерживаются конкретные нормативы товарных запасов. Принимаются меры: если количество каких-либо наименований приближается к границам нормы – стоит срочно оформить заказ поставщику. Обнаружен дефект, вышел срок годности – списать неликвидную продукцию. Есть угроза появления излишков – стимулировать сбыт.

Управлять запасами нужно, чтобы при необходимости быстро оптимизировать процессы закупки. В ходе оптимизации важно обращаться к анализу финансовых затрат, искать партнеров с наиболее выгодными условиями поставок в нише, пользоваться автоматизированными системами учета.

Контроль должен осуществляться непрерывно на каждом этапе движений и при смене статуса товара:

• в момент приемки и поступления на хранение;
• комплектации заказов;
• передачи груза в точку самовывоза или отделение почтовой службы;
• возвратов продукции покупателями.

Все этапы сопровождаются оформлением соответствующих документов и внесением свежих данных в программу автоматизации. Соблюдая эти условия, предприниматель получает корректную информацию о доступных наименованиях в системе.

Чтобы обеспечить достаточное количество свободной продукции в магазине, следует ответственно относиться к поставкам, проводить постоянный мониторинг, обращать внимание на состояние склада. Можно заказывать продукцию в четко установленном объеме при достижении нормативных граней или формировать заказы по фиксированному графику. В обоих случаях необходим учет прогнозируемых продаж и страховых запасов.

Особенности различных методов учета

Для повседневного анализа и учета товарных остатков в торговле используют два метода. Рассмотрим их особенности.

Расчетный метод оценки

При расчетном методе анализируется товарооборачиваемость, величина остатка и изменения, которые касаются показателей. Регулярно проводится инвентаризация – подсчет и количественная оценка всех товарных наименований. При этом нужно использовать стоимостный и натуральный виды учета – оценивать данные в натуральном выражении в текущих ценах, сводя их в общую сумму по товарным группам.

Главный минус метода – колоссальная трудоемкость. Применять его для компании невыгодно, поскольку на период инвентаризации торговая деятельность временно приостанавливается. В основном расчетным методом пользуются розничные продуктовые оффлайн-точки.

У него есть и несколько бесспорных преимуществ:

• дает информацию о наиболее популярных позициях и товарных группах, необходимую для формирования обоснованных заказов на поставку;
• помогает скорректировать ассортиментный ряд благодаря правильным закупкам;
• позволяет оптимизировать вложения.

Существует также оперативный учет или снятие остатков, в ходе которого материально ответственные сотрудники сверяют учетные данные с фактическим наличием продукции. Процедура выполняется путем проверки товарных мест, нормированного пересчета и определения числа наименований для последующей оценки по действующим ценам. Однако, в отличие от инвентаризации, этот метод менее точный.

Виды инвентаризации 

Балансовый метод оценки

В более простой балансовой методике используются балансовые данные и специальные формулы. Она позволяет выполнять оперативный учет и анализировать остатки в комплексе с другими взаимосвязанными показателями.

Основной минус балансового метода – сложности с исключением из расчетов вероятных неустановленных потерь, которые приводят к искажению реальной величины запасов. Эта проблема решается посредством периодической сверки данных с результатами инвентаризации.

В целом балансовый метод довольно эффективен, особенно при автоматизированном ведении учета. Он повышает качество и оперативность контроля над товарными движениями.

Управление остатками и определение их оптимального количества в розничной торговле реализуются с помощью:

• технико-экономических расчетов по известным формулам;
• систем с постоянным размером заказа;
• систем с постоянной периодичностью заказа.

В первом варианте величина запаса последовательно просчитывается на каждой стадии, после чего полученные результаты суммируют. Системы с заданными размерами и периодичностью работают при условии постоянных инвентаризаций и проверок наличия товара на складе. Согласно этим системам товарные запасы поддерживают двумя способами:

1. Оформление заказов с одинаковым количеством позиций по мере потребности.
2. Заказ товара в нужном количестве через равные промежутки времени.

Все способы управления неидеальны: подходящий вариант выбирается исходя из особенностей магазина, а затем дорабатывается под конкретные факторы, условия и потребности. Величина запасов может определяться, как соотношение текущих остатков к объему реализации на эту же дату в прошлом периоде. Или как количество недель, на которое будет достаточно запасов при стабильной товарооборачиваемости.

Потери для бизнеса при отсутствии данных об остатках на складах 

Формулы расчета важных показателей

Учет ведется в относительных и абсолютных величинах. Абсолютные выражаются в денежных, натуральных единицах. Их используют в бухгалтерских операциях. Относительные позволяют сопоставить величину имеющихся запасов с текущим товарооборотом и выяснить, хватает ли их для удовлетворения спроса.

Со свободными остатками пересекаются несколько важных показателей:

• величина товарных запасов – показывает обеспеченность фирмы продукцией на определенную дату, помогает уточнить, на сколько дней хватит товара;
• товарооборачиваемость – период, за который продукт доходит до покупателя;
• скорость товарного обращения.

Формула для вычисления величины запасов (с показателями за анализируемый период):

Размер запасов / Средний дневной товарооборот

или

Размер запасов х Количество дней / Товарооборот

Формула для вычисления товарооборачиваемости в днях:

Средний товарный запас х Количество дней / Объем товарооборота

или

Средний товарный запас / Средний однодневный товарооборот

Формула для вычисления скорости товарного обращения:

Количество дней в периоде / Товарооборачиваемость в днях

Чтобы узнать средний товарный остаток, нужно сложить суммы в начале и конце периода, а затем разделить полученный результат на 2.

На основании всех этих показателей рассчитывается оптимальное количество свободной продукции в магазине, устанавливается норма товарного запаса.

Также важно просчитывать доступность товара по остаткам. Показатель помогает выяснить причины падения продаж, определить максимальные объемы запаса при стопроцентной доступности. Он отражает продажи, недополученные вследствие отсутствия продукции на складе.

Формула для вычисления доступности товара:

Количество дней на остатках / Количество дней в периоде

Правила работы с товарными остатками

Основная цель управления запасами – соблюдение баланса между недополученными продажами и излишками. Предприниматель должен следить за тем, чтобы в запасе всегда присутствовало достаточное количество продукции, но при этом товар не залеживался на складе. Недостаточные запасы снижают объем реализации, избыточные – увеличивают процент списания, замораживают денежные средства.

Необходимо вовремя принимать меры для поддержания количества товара на оптимальном уровне, контролировать запасы отдельно по каждой категории. Вот несколько правил, которые помогут поддерживать баланс:

1. Требуйте соблюдения сроков поставок от поставщика: при задержке новых поступлений потребитель не станет ждать, что непременно выльется в финансовые потери.
2. Отслеживайте предпочтения покупателей: перед заказом продукции нужно анализировать покупательские интересы, учитывать модные тренды, текущие особенности рынка. Это снижает риск появления сверхнормативных остатков.
3. Анализируйте товарные запасы: при наличии больших объемов залежавшейся продукции необходимо определять степень ее ликвидности. Неликвидный товар не стоит «передерживать». Возможные меры – пересмотр стратегии продвижения, организация распродаж, скидки на комплекты продуктов (востребованные позиции группируются с менее популярными).
4. Не переусердствуйте со скидками: стабильный сбыт обеспечивается тщательно продуманной ценовой политикой. Снижать торговую наценку нужно умеренно и безболезненно для фирмы. Слишком частые акции и скидки ухудшают средний чек и продажи, дезориентируют покупателя.
5. Оптимизируйте закупки: формировать заказы поставщику желательно с учетом среднего дневного товарооборота, прогнозируемого спроса, сезонности.

Доступный товарный остаток – индикатор эффективности работы интернет-магазина. Идеально, когда его величина удовлетворяет обе стороны: склад не перегружен излишками и неликвидом, но и нет дефицита, значительно снижающего уровень продаж. В таком случае продавец не будет терпеть убытки, а покупатель в любой момент сможет найти и приобрести в магазине то, что ему нужно. Контролировать и поддерживать оптимальный уровень свободных остатков лучше с помощью программ автоматизированного учета.