Финансирование кассового разрыва: как постоянно быть при деньгах?
Довольно часто в розничном магазине случается ситуация, когда торговый представитель требует оплату за поставленный товар, а в кассе попросту нет денег. Такое явление называется кассовым разрывом, и оно характерно даже для прибыльных, стабильно работающих торговых точек.
Впоследствии невозможность оплачивать текущие платежи приводит к возникновению нисходящей спирали негативных событий:
- не хватает денег для закупки и оплаты товаров;
- потеря доверия поставщиков;
- поставщики сокращают период отсрочки или отказываются продавать товар;
- покупатели уходят в другой магазин;
- сокращаются расходы на рекламу;
- падает выручка.
Причиной подобных проблем, в большинстве случаев, является отсутствие планирования расходов и доходов. Такая ситуация часто встречается в магазинах, где учет ведется вручную, и где не проведена автоматизация торговли.
В сегодняшней статье предприниматели узнают способы обеспечения постоянного наличия средств для оплаты платежей, позволяющие избежать кассовых разрывов. Ниже будут рассмотрены следующие вопросы:
- причины возникновения кассового разрыва;
- планирование и расчет временного кассового разрыва;
- способы предупреждения кассового разрыва;
- ошибочные действия при возникновении кассового разрыва;
- способы ликвидации кассового разрыва.
Сначала следует разобраться в причинах возникновения недостатка денег для проведения текущих платежей.
Причины кассового разрыва
Кассовый разрыв всегда имеет конкретную причину. Денежные средства в стабильно работающем магазине постоянно находятся в движении, поэтому не могут исчезнуть просто так.
Ниже перечислены основные причины возникновения кассового разрыва.
- Отсутствие финансового планирования и нежелание автоматизировать учет. Ведь удержать в голове оплаты десяткам поставщиков невозможно, особенно продавцу небольшого магазина. Проблему может решить только автоматизация учета при помощи программы складского учета ЕКАМ.
- Задержки платежей покупателями. Эта причина касается магазинов, которые продают свои товары не только людям, но и местным предприятиям или организациям.
- Крупная трата, произведенная из оборотных средств. Например, при поломке холодильника или повреждении витрины предприниматели вынуждены делать ремонт незамедлительно. От таких одноразовых неожиданных расходов никто не застрахован.
- Отсутствие денежной «подушки», за счет которой можно обеспечить финансирование кассового разрыва.
- Банальная убыточность бизнеса, о которой предприниматель не догадывается из-за отсутствия должного контроля над расходами и доходами. Постепенно убытки нарастают, приводя к невозможности расплатиться по текущим платежам.
- Крупная закупка ходового товара по льготной цене. Многим предпринимателям трудно отказаться от эксклюзивных предложений поставщиков, особенно если последующий доход от продаж гарантирован. Но в такой ситуации нужно заранее предусматривать варианты финансирования возможного кассового разрыва.
Большинство причин кассового разрыва можно предотвратить, если использовать программу складского учета ЕКАМ. Она автоматизирует учет, позволяет планировать движение финансовых средств и избежать проблем, связанных с недостатком денег.
Планирование и формула расчета временного кассового разрыва
Кратковременное превышение расходов над доходами встречается в торговле часто и называется временным кассовым разрывом. Такая ситуация не составляет проблемы, если она прогнозируема, и разработаны действия по финансированию денежного «провала».
Планировать бизнес удобно с программой складского учета ЕКАМ
Рассмотрим возникновение кассового разрыва на примере розничного магазина. Допустим, средняя дневная выручка составляет 10 тыс. рублей, и через два дня предпринимателю нужно отдать 9 тыс. поставщику. Пока проблемы не видно. Но плохая погода на улице вносит коррективы, и люди практически не выходят из дома, сводя выручку магазина к нулю. В результате за два торговых дня в кассе всего 6 тыс. рублей, которых недостаточно для покрытия задолженности.
Для предотвращения подобных непредсказуемых случаев у предпринимателей должен существовать финансовый резерв.
В большинстве же ситуаций, потенциальный кассовый разрыв можно спланировать и рассчитать, используя следующую формулу:
Формула расчета остатка денежных средств для планирования кассового разрыва
Если значение ОДС является отрицательным, значит вскоре возникнет кассовый разрыв, который нужно предотвратить. Для выявления подобных ситуаций следует составлять платежный календарь, позволяющий видеть ежедневный остаток денежных средств. Это можно делать в Excel или в программах для автоматизации торговли.
Планирование временного кассового разрыва является для предпринимателей обязательным, особенно при сокращении спроса или при открытии дополнительной торговой точки. При этом параллельно нужно разрабатывать алгоритм действий по предотвращению нехватки средств или минимизации последствий от такой ситуации, если она неизбежна.
Способы предупредить возникновение кассового разрыва
Возникновение кассового разрыва можно предупредить, если правильно организовать финансовый учет.
Программа складского учета ЕКАМ – ваш помощник в финансовом анализе продаж
Ниже приведены основные способы, как предотвратить недостаток оборотных средств в деятельности розничного магазина.
- Использовать программу складского учета для финансового планирования и создания календаря платежей. Это позволит предупредить кассовые разрывы, связанные с недостатком контроля над финансами в магазине.
- Изменение платежной политики. Нужно более агрессивно требовать отсрочки оплаты у поставщиков, особенно, если эти просьбы носят несистемный характер.
- Стимулирование продаж. Например, если в летние месяцы планируется спад торговли, то для финансирования возможного кассового разрыва можно организовывать акции со скидками. Это уменьшит прибыль, но снизит негативные последствия от недостатка ликвидности.
- Оптимизация и снижение запасов за счет построения ассортиментной матрицы. Эта методика позволяет выделить товары, которые приносят магазину минимум прибыли и которые можно временно исключить из ассортимента.
- Создание финансового резерва или подписание с банком договора овердрафта, что позволит пользоваться кредитными средствами без большой переплаты.
- Составление приоритетности платежей и их разделение на постоянные (оплата аренды, налога), переменные (связанные с себестоимостью, доходом) и дискреционные (необязательные). Именно дискреционными платежами можно жертвовать при опасности возникновения кассового разрыва.
- Формирование списка резервных маркетинговых мероприятий, которые снижают прибыль, но способствуют получению дополнительных средств для финансирования кассового разрыва.
Для покрытия недостатка средств важно вовремя спрогнозировать его возникновение при помощи программы складского учета. Тогда удастся своевременно изыскать источники дополнительного финансирования и предотвратить проблемы.
Ошибочные убеждения при возникновении кассового разрыва
Многие предприниматели недооценивают негативный эффект от возникновения кассового разрыва.
Не разрекламированные скидки могут только сократить выручку и прибыль
Происходит это за счет формирования ложных убеждений о последствиях такой ситуации. Ниже приведены наиболее распространенные из таких заблуждений:
- «Постоянные покупатели никуда не денутся, они продолжат покупать у меня». В реальности люди теряют лояльность к магазину уже через 2-3 неудачных посещения при наличии более привлекательного конкурента.
- «Чтобы заработать больше, можно поднять цены на ходовые товары». Часть людей очень чувствительна к ценам, поэтому такой ход только простимулирует переход клиентов к конкурентам.
- «Буду продавать залежавшийся товар со скидкой». Проблема заключается в том, что банальная скидка только снизит денежный поток за счет покупки более дешевого товара. При этом обычно востребованный товар останется лежать на полках.
- «Нужно урезать расходы на рекламу». Такая позиция снизит посещаемость торговой точки, что только усугубит ситуацию и приблизит кассовый разрыв.
Нужно помнить, что любое действие, которое осуществляется ради предотвращения кассового разрыва, должно стимулировать денежный поток, а не сокращать его.
Способы ликвидации кассового разрыва
Если из-за недостаточности контроля кассовый разрыв все же произошел, то важно знать способы его быстрой ликвидации. Для этого используется ряд эффективных приемов:
- Использование кредитных средств. При этом нежелательно брать потребительские кредиты под высокие проценты. Лучше заранее договориться с банком об овердрафте или коммерческом кредитовании.
- Ведение переговоров с поставщиками о предоставлении дополнительной кратковременной отсрочки.
- Реструктуризация кредитов при их наличии.
- Дополнительные инвестиции собственников. Этот метод актуален для финансирования кассовых разрывов, возникающих при расширении бизнеса.
- Приостановление обязательных выплат, задержка которых приведет к минимальным негативным последствиям.
Анализ ситуации показывает, что предотвратит возникновение кассового разрыва значительно проще, чем ликвидировать его. Ведь легче установить программу складского учета ЕКАМ, чем изыскать в короткие сроки финансовые средства за счет банковского кредитования.
Некоторые банки предлагают беспроцентные краткосрочные овердрафты
Поэтому предприниматели должны уделять больше внимания автоматизации торговли, которая не только систематизирует учет, но и предоставляет массу других выгод. Ведь применяемая для автоматизации программа складского учета позволяет одновременно контролировать финансы, вести клиентскую базу, создавать программы лояльности, оптимизировать ассортимент и т.п. В современных условиях развивать успешный бизнес можно только при условии использования подобных программных средств.