Что нужно знать о сроках действия форматов фискальных документов?
Начатая в 2017 году реформа кассовых аппаратов продолжается. На онлайн-кассы переходят все больше категорий предпринимателей и организаций, оттачиваются технические нюансы работы оборудования. Чувствительным для бизнесменов местом является вопрос периодического изменения форматов фискальных документов (ФФД), с которыми работают кассовые аппараты. Процедура их обновления зачастую платная, что оборачивается дополнительными расходами.
Определение и значение формата фискальных документов
ФФД – это законодательно утвержденный алгоритм записи, обработки, хранения и передачи фискальных данных, которые формируются онлайн-кассой в процессе её работы. Формат также определяет перечень обязательных и факультативных реквизитов чека, отчетов и БСО. Неверно напечатанные документы при налоговой проверке могут быть восприняты как нарушение закона 54-ФЗ. В результате налогоплательщик вынужден будет заплатить штраф.
Формат чека для онлайн-кассы меняется с изменением ФФД
ФФД важен для формирования следующих документов:
- Кассовый чек вне зависимости от того, электронный он или бумажный.
- Чек коррекции.
- БСО, товарный чек.
- Все отчеты онлайн-кассы, например, об открытии/закрытии смены.
- Протоколы подтверждения передачи данных в цепочке пользователь-ОФД-ФНС.
ФФД созданы для унификации и оптимизации алгоритмов обработки цифровых данных. А необходимость их шифрования дополнительно усложняет процесс их изменения.
Сложность внедрения новых форматов заключается в том, что приходится переделывать настройки всего оборудования, которое участвует в обработке фискальной информации: онлайн-касс, фискальных накопителей (ФН), серверов ОФД, ФНС. Процесс модернизации довольно инертен, поэтому растягивается на годы.
Схема технического взаимодействия при формировании кассового чека
Новые форматы не усложняют работу кассиров, зато значительно ускоряют процесс обработки фискальных данных и обеспечивают лучший контроль над предпринимательскими доходами.
Возможные версии ФФД
При необходимости купить онлайн-кассу для автоматизации торговли следует сразу спрашивать у продавца о поддерживаемой ею версии ФФД. На начало 2018 года допускается использовать три утвержденных формата фискальных данных:
- версия 1.0;
- версия 1.05;
- версия 1.1.
Их использование регламентируется Приказом ФНС №ММВ-7-20/229@ от 21.03.2017 года. Согласно документу, формат 1.0 с 2019 года утратит силу, а сформированные по нему после этой даты фискальные документы могут быть признаны недействительными.
Схема совместимости различной кассовой техники с утвержденными ФФД
Отличаются ФФД следующими параметрами:
- Перечень реквизитов, которые являются обязательными или указываются на усмотрение пользователя.
- Последовательность расположения реквизитов в документах.
Как правило, каждый новый формат предполагает наличие большего числа реквизитов и ужесточение требований к их обязательности. ФФД 1.0 является наиболее ранним и его поддерживают практически все онлайн-кассы и фискальные накопители. А с новейшей версией 1.1 могут работать далеко не всё находящееся в эксплуатации оборудование.
Для перехода на ФФД 1.05 требуется только перепрошивка онлайн-кассы, а накопитель может оставаться тем же. Поэтому, переход на версию 1.1, скорее всего, не произойдет до окончания срока действия трехлетних фискальных накопителей, купленных в 2017 году. Поэтому не стоит ждать отмены формата 1.05 до 2021 года.
Предусмотренные варианты перехода онлайн-касс на новые ФФД
Законодательство требует приведения ФФД до 2019 года минимум к версии 1.05. Поэтому следует разобраться в вопросе обновления ККТ более подробно.
Алгоритм действий владельцев техники с устаревающим ФФД
Если до конца 2018 года ни будет серьёзных законодательных изменений в сроках действия и особенностях ФФД, то собственники оборудования с версией 1.0 смогут обеспечить законность работы онлайн-касс двумя путями.
Самостоятельно обновлять ККТ и менять ФН можно только после инструктажа в СЦ
Первый рассматриваемый путь является оптимальным и касается собственников 13-месячного фискального накопителя. Собственники такого оборудования смогут в 2018 году совершить запланированную перепрошивку ККТ до версии 1.05 или 1.1 с заменой ФН последнего актуального формата. После перехода на 1.1 необходимо будет перерегистрировать технику в ФНС. Затем предприниматели смогут годами пользоваться ККТ, которая полностью соответствует 54-ФЗ.
Второй путь могут избрать собственники онлайн-касс, срок действия фискального накопителя 1.0 в которых истекает в 2019 году или позже. Если они не хотят менять ФН, то им придется обновить ККТ лишь до версии 1.05 и продолжить работать без перерегистрации ККТ в ФНС. Перепрошивка оборудования происходит за несколько минут и стоит недорого. После истечения 3-летнего срока действия ФН таким налогоплательщикам придется вновь обновить прошивку онлайн-кассы на актуальную.
Реестр разрешенной кассовой техники находится в свободном доступе
Вся разрешенная ККТ числится в госреестре, но её наличие там не гарантирует поддержку более новых ФФД. Поэтому о возможности обновиться следует заранее разузнать в сервисном центре, чтобы в конце года не нужно было решать эти проблемы в авральном порядке. Также рекомендуется следить за новостями в сфере кассового обслуживания, чтобы не пропустить нововведения финансовых органов в области внедрения форматов фискальных данных.
С одной стороны, государство предусмотрело для предпринимателей возможность миграции на новые ФФД без серьезных финансовых затрат. Но с другой стороны, в этом процессе могут возникать индивидуальные технические сложности. Поэтому не стоит затягивать с обновлением онлайн-касс и пробовать перепрошить их в ближайшее время.