Правила проведения инвентаризации в розничном магазине: порядок, сроки, документальное оформление
Инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится для сверки фактического наличия ТМЦ с данными, указанными в учетных документах. Как провести и оформить инвентаризацию, избежать распространенных ошибок и кто должен участвовать в процессе - читайте в сегодняшней статье.
В каких случаях проводится инвентаризация
Теоретически вы можете проводить сверки когда угодно и сколь угодно часто. Если род деятельности предполагает ежедневные ревизии - почему бы и нет. Но есть случаи, когда проведения инвентаризации требует закон. Порядок, сроки и нормы инвентаризационного учета регламентирует ФЗ № 402 “О бухгалтерском учете”. Нормативный акт распространяется на организации и ИП, ведущие полную бухгалтерскую отчетность. Преимущественно речь идет о компаниях, применяющих общий режим налогообложения - ОСН. Для остальных требование не является обязательным. Но это не означает, что про ревизии и сверки нужно забыть. Инвентаризация - важный инструмент контроля и учета в розничном магазине. Итак, перечислим случаи, когда инвентаризация обязательна:
- при продаже или передаче магазина в аренду третьему лицу. Здесь цель ревизии - показать новому владельцу, что фактическое наличие ТМЦ совпадает с тем, что заявлено в документах;
- ежегодно, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Пункт не означает, что ревизию делают раз в 12 месяцев. Это - наибольший срок. Чаще можно, реже - нет;
- при смене материально ответственных лиц. Под таковыми подразумеваются сотрудники, подписавшие договор о полной или частичной материальной ответственности. Обычно это кладовщики, продавцы, а также административный персонал: директор и замы, главбух и так далее. В общем, если берете на работу нового бухгалтера, старый должен провести инвентаризацию и приложить акт в день сдачи-приемки дел новому специалисту;
- при установлении факта пропажи (хищения или порчи) товарно-материальных ценностей. Если установлено, что продавец подворовывает (просмотрены видеозаписи, есть показания свидетелей), нужно провести инвентаризацию чтобы определить размер убытков;
- после стихийных бедствий: пожаров, наводнений, ураганов и так далее. Когда есть факт или подозрение, что имущество могло пострадать, также проводится полная ревизия ТМЦ. Даже если сосед с верхнего этажа залил магазин, все равно нужно провести инвентаризация;
- при ликвидации или реорганизации ИП или юридического лица.
Два вида инвентаризации
Инвентаризация бывает двух основных видов: ревизия основных средств и проверка товарных запасов.
Основные средства - это все оборудование розничного магазина. Сюда можно отнести контрольно-кассовую технику, торговое оборудование (витрины, холодильники, полки и стеллажи, весы, сканеры штрих-кода), спецодежду сотрудников, а также оборудование самого помещения: систему видеонаблюдения, пожарную и охранную сигнализации, тревожную кнопку и так далее.
На инвентаризации основных средств стоит остановиться подробнее. Обычно действуют по следующей схеме. Сначала составляется сальдовая ведомость с перечислением всех ТМЦ, состоящих на балансе. Документ оформляется в виде таблицы с указанием наименования ТМЦ, инвентарного и заводского номеров, фамилии ответственного лица и процента износа единицы оборудования. Далее составляется список лиц, которые отвечают за содержание оборудования. В идеале на материальных ценностях должна быть бирка с указанием инвентарного номера и фамилии ответственного.
Перед проведением инвентаризации ответственные лица предупреждаются уведомлением под личную подпись. К указанной дате они обязаны подготовить оборудование к проверке. Ревизия основных средств проводится не реже, чем 1 раз в год.
Товарные запасы - это та продукция, которая продается в магазине. Устанавливать нужные сроки проверок - ваше право. Но не стоит забывать, что по закону вы обязаны делать это не реже одного раза в год, перед сдачей бухгалтерской отчетности в Федеральную налоговую службу.
Процесс проведения инвентаризации
Кто проводит инвентаризацию
Проверку совершает специально созданная для этих целей комиссия. Вот основные требования к этому органу:
- комиссия должна состоять из 2 или более человек;
- запрещается включать в комиссию материально ответственных лиц. Требование понятно: если заставить ревизировать товар подворовывающего продавца или замеченного в махинациях бухгалтера, он может воспользоваться ситуацией, чтобы замести следы преступления;
- а вот присутствие материально ответственного лица при проверке обязательно. Человек может дать комиссии необходимые пояснения, пояснить расхождения или элементарно рассказать, что и где лежит на складе;
- создание комиссии оформляется приказом руководителя организации. В нее включается бухгалтер или сам директор (ИП) в случае, когда штатного бухгалтера нет. Приказ имеет строго установленную законодательством форму - ИНВ 22 “Приказ о проведении инвентаризации”.
Самый главный вопрос, который встает перед предпринимателем при проведении ревизии: сделать это собственными силами или воспользоваться услугами специализированной организации. Оба подхода имеют свои достоинства и недостатки.
Самостоятельное проведение инвентаризации
Плюсы:
- экономия средств. Компании, занимающиеся ревизиями и проверками, берут за свою работу от 40 тысяч рублей, если речь идет о небольшом розничном магазине. Когда масштаб бизнеса серьезный и товаров с основными средствами много, цифра может увеличиваться на порядки;
- сотрудники знают товар, расположение позиций на полках и другие моменты. По этой причине они проведут проверку быстрее стороннего ревизора. Никто не будет искать на полках коробку конфет, которую на прошлой неделе унесли на другой склад;
- выбор удобного времени проведения проверки. Например, инвентаризация своими силами часто проводится ночью, после закрытия магазина. Это позволяет избежать убытков. Сторонние комиссии работают, как правило, в дневное время, значит торговую точку придутся закрывать на какой-то срок.
Минусы:
- как мы уже отмечали, сотрудники бывают заинтересованы в результатах проверки. Никто не станет считать товар не в свою пользу;
- персонал часто относится к инвентаризациям спустя рукава. Или вообще воспринимает ревизию, как простую формальность. Нередки случаи, когда никто ничего вообще не считает. Ведомости подписываются не глядя, а потом концов не найдешь. Определить, на каком этапе в списки закралась ошибка, будет невозможно;
- не все сотрудники имеют необходимую квалификацию. Как ни крути, для проведения серьезной ревизии нужны знания, а также специальное оборудование. У рядового продавца ничего этого обычно нет.
Инвентаризация силами сторонней компании
Услуги по проведению инвентаризации
Плюсы:
- непредвзятые и точные результаты проверки. Комиссия никому не подчиняется, поэтому пересчет будет проведен максимально объективно;
- высокая скорость. Сотрудники таких компаний “собаку съели” на проведении инвентаризаций, поэтому все пройдет очень быстро. К тому же, у специалистов есть специальное оборудование: торговые планшеты, терминалы сбора данных и другие полезные девайсы;
- полное документальное сопровождение. Инвентаризацию мало просто провести - ее нужно грамотно оформить. С этим у представителей специализированной компании тоже все в порядке.
Минусы:
- как мы уже говорили - это довольно дорого;
- для инвентаризации придется закрывать магазин, а это убытки. Можно заказать ночную проверку, но это приблизительно в два раза дороже;
- не всем подходит. Провести инвентаризацию продуктового магазина - дело одно. Все знают, как выглядят продукты питания и без проблем разберутся. Но если вы продаете промышленные лазеры, могут возникнуть трудности. Они решаемы, но за большие деньги.
Как проводится инвентаризация
Вот мы и дошли до самого главного - алгоритма проведения ревизии. Определимся с сутью вопроса. Итак, у нас есть список ТМЦ и есть их фактическое наличие. Нужно сравнить эти цифры, пересчитав материальные ценности. Вроде бы все просто.
На самом деле это недалеко от истины. В инвентаризации нет ничего сложного, если использовать правильный подход. Вот несколько базовых правил:
- лучший вариант проведения самостоятельной инвентаризации - использование специального оборудования вкупе со специальным ПО - товароучетными программами. В этом случае персонал ничего не пересчитывает вручную. Сотрудник просто считывает штрих-коды при помощи сканера или терминала сбора данных, а система сама считает количество товара. А хорошие программы еще и формируют отчетные документы. Для легкого проведения инвентаризаций отлично подойдет товароучетная система “ЕКАМ”;
- если вы не используете ПО и торговую технику, считать придется вручную. Такой подход годится для небольших торговых точек с небольшой товарной номенклатурой. Действовать лучше вдвоем: один работник считает товар, а второй делает отметки в списках;
- по возможности стоит отказаться от ночных инвентаризаций. Внимание сотрудников в ночное время снижается, что грозит ошибками при подсчетах. Проблема усугубляется, если ревизию проводят сотрудники, оставшиеся после окончания дневной рабочей смены;
- не стоит проводить сквозную проверку. Лучше разбить товаров на категории и работать с каждой из них в отдельности. Пересчитали молочку - переходим к крупам, закончили с крупами - начинаем проверять мясные полуфабрикаты и так далее. В общем, не валим все в одну кучу;
- при необходимости инвентаризацию можно разбить на несколько этапов. Если номенклатура товаров большая, лучше провести проверку в течение нескольких дней.
Какие документы оформляются при проведении инвентаризации
Мало просто провести проверку, ее нужно еще и правильно оформить. Не забывайте: бумаги может потребовать налоговая, а там могут придраться к любой закорючке. Здесь опять стоит отметить преимущества инвентаризаций с применением программ складского учета. Документы формируются автоматически в установленной законом форме.
Вот перечень документов, которые оформляются при проведении инвентаризации и для оформления ее результатов:
- приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ 22;
- инвентаризационная опись по форме ИНВ 3. В документ заносятся данные о фактическом наличии товара - для этого там есть специальная графа;
- сличительная ведомость инвентаризации ТМЦ. Здесь фиксируется расхождение между фактическим наличием ТМЦ и тем, что указано в документах. Форма документа - ИНВ 19;
- акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в дороге по форме ИНВ 6. Товары в пути тоже подлежат учету - именно для этого и разработана форма ИНВ 6;
- опись ТМЦ, принятых на ответ-хранение. Составляется в случае, когда на вашем складе лежат товарно-материальные ценности третьих лиц. Иначе проверяющие могут случайно посчитать чужое добро и исказить результаты проверки. Форма документа - ИНВ 5;
- акт о списании товаров по форме ТОРГ 16;
- ведомость результатов инвентаризации по форме ИНВ 26.
Делаем выводы
Итак, инвентаризация проведена, осталось обработать результаты и сделать еще несколько шагов. Если проверка выявила недостачу - виновные сотрудники наказываются. Недостача оформляется актом, к которому прикладывается объяснительная ответственного лица. Если все в порядке, документы подписываются руководителем и отправляются в архив. Бумаги пригодятся при проведении следующих проверок.
Желаем вам чтобы дебет всегда сходился с кредитом, инвентаризация не выявляла недостач, воровства и неликвидов. Удачи!