Недостача при инвентаризации: что делать и как списать

Испытайте решение для онлайн-кассы бесплатно


Введите корректный e-mail

Под понятием «недостача» следует понимать разницу между конечной стоимостью реализуемой продукции, которая должна быть в торговой точке, и полученной фактической цифрой. Сегодня магазины пользуются двумя широко распространенными и эффективными способами расчета недостачи: по цене закупки у поставщика и по розничной стоимости.

Первый метод осуществляется вручную. При подсчете товара на полках в складе работник может ошибиться в количестве (например, не заметить товар на дальних стеллажах), а затем внести некорректную информацию в базу. Даже если продукция посчитана верно, существует вероятность того, что будет допущена ошибка при записи серийного номера товара, что приведет к пересортице. Здесь достаточно весомую роль играет человеческий фактор, а также внимание работника.

Способ расчета по розничной стоимости отличается наличием точной математической схемы: из суммы закупочной и розничной цены вычитается выручка от реализации этого товара. Затем от полученной цифры отнимается стоимость товара, имеющегося в наличии. Полученная разница и будет показателем недостачи на текущий момент.

Для того чтобы выявить реальную «нехватку» как в товарном эквиваленте, так и в денежных единицах, необходимо провести специальное мероприятие, более известное как инвентаризация. Главная цель процесса заключается в проверке наличия количественных расхождений между фактическими показателями остатков и данными о товаре, которые указаны в учетной системе предприятия.

Как определяется недостача при инвентаризации

Зачастую инвентаризация проводится в выходные дни или ночное время суток. Таким способом пользуются предприниматели для того, чтобы не останавливать процесс реализации своего товара, а, соответственно, - не терять доходы и не создавать дополнительных проблем своим клиентам-покупателям.

Определяется недостача по результатам инвентаризации склада посредством пересчета всех единиц из номенклатуры (позиций, зарегистрированных в товарной базе магазина). Сопоставив число продукции в наличии с количеством, указанным в предыдущих отчетах, может получиться расхождение: если товара в наличии больше (+) - это излишки, если меньше (-) – недостача. По факту проведения инвентаризации важно оформить соответствующие акты, в которые необходимо обязательно внести опись каждой позиции товара.

Главные причины возникновения недостачи

Недостача является одной из самых популярных проблем на торговых складах. Для ее ликвидации и уменьшения необходимо выяснить причины появления расхождений. Сегодня опытные товароведы называют следующие факторы, которые могут влиять с высокой вероятностью:

  • сбой и некорректность работы компьютерных программ учета;
  • пересортица (присутствие недостающего одного наименования товара и, одновременно, излишек этого же наименования товара, отличающийся брендом, другим сортом, разновидностью, артикулом, расцветкой, товарно-материальной ценностью и т.д.);
  • неправильные цены (не налаженный контроль за ценообразованием в магазине может привести к ведению учета с неактуальной стоимостью продукции).

Пересортица

Помимо технических причин, существуют и человеческие факторы, оказывающие прямое влияние на выявление недостачи. Самыми неприятными являются хищения продуктов непосредственно со стороны сотрудников предприятия, а также совершения кражи третьими лицами (клиентами, поставщиками, нештатным обслуживающим персоналом).

Типичные ошибки на предприятии, приводящие к недостаче

Далее в статье перечислены самые распространенные ошибки по управлению, организации и контролю ведения учета складского товара, совершаемые работниками магазина.

Использование товара для нужд магазина

Потребность в тех или иных товарах отмечается у всех магазинов, вне зависимости от его размера, спектра деятельности. Использовать «свой» же товар со склада для внутриорганизационных и хозяйственных моментов никто не запрещает. Однако, чтобы предотвратить неприятности, в том числе и недостачу, рекомендуется наладить строгий учет и контроль за такой продукцией.

В идеальном варианте потребление товаров самим магазином должно сопровождаться списанием. Если расходуемые предметы не были списаны, то в момент проведения инвентаризации появится недостача (При этом, она будет считаться убытком, хотя реальная ситуация совсем иная).

Испорченный или деформированный товар

Отсутствие оформления поврежденного товара должным образом (процедура списания) также является угрозой появления расхождений, совершения целого ряда ошибок. Во избежание возникновения подобных проблем рекомендуется вести учет бракованной продукции и позиций с дефектами. Кроме того, важно проанализировать, почему испорчена конкретная единица: заводской брак, случайная или преднамеренная порча.

Бой товара

Пустые упаковки на витрине

Иногда в торговом зале магазина можно обнаружить пустые упаковки без товара, которые являются следствием хищения. В этом случае продукция тоже должна быть списана. Организовав качественный мерчандайзинг в зале, отслеживать пустые упаковки будет намного легче. Кроме того, такое ведение учета поможет владельцу выявить «ходовые» товары у злоумышленников, а значит, - улучшить качество безопасности и принять меры предосторожности.

Устранение всех вышеперечисленных ошибок, возникающих в процессе деятельности торговой точки, позволит сохранить порядок в магазине, нормализовать ведение учета реализуемого товара. Проводить инвентаризацию рекомендуется очень внимательно, так как полученная в ходе проверки информация может отражаться на показателях деятельности магазина достаточно длительный срок (1-3 года).

Определена недостача при инвентаризации: что делать?

При обнаружении расхождений во время проверки составляется специальная ведомость (отчет результатов). В нее вносится информация о размере недостачи, показателях допустимой недостачи, естественной убыли, а также балансовая и рыночная стоимость товара, разница между ними. Составленную документацию заверяют все члены инвентаризационной комиссии. Затем отчеты отправляют в отдел бухгалтерии, где специалисты проводят окончательную сверку фактических остатков продукции и зарегистрированного товара в учетной базе данных.

Основными документами для оформления недостачи являются унифицированные формы:

  • ИНВ-6 - (акт инвентаризации товара, находящегося в пути);
  • ИНВ-5 - (опись продукции, уже принятой и хранящейся на складе, в торговом зале);
  • ИНВ-19 - (сличительная ведомость материальных ценностей).

Форма ИНВ-5

Частный предприниматель должен принять правомерное решение о дальнейших своих действиях после инвентаризации. Самые распространенные из них – это:

  • начисление штрафов на виновных в происшествии лиц;
  • фиксирование недостачи как нормы естественной убыли;
  • проведение других бухгалтерских проводок.

Важно! В некоторых случаях при отсутствии доказательств вины кого-либо в недостаче, может потребоваться заведение уголовного дела.

Как происходит списание недостачи при инвентаризации

По окончанию инвентаризации результаты проверки записываются в специальные документы. В зависимости от вида необходимого списания может понадобиться составление того или иного акта.

Списание товара, пришедшего в негодность

По сути, это мероприятие является одним из этапов комплексной проверки. Если в ходе инвентаризации были обнаружены испорченные, поврежденные (те, которые по закону можно реализовывать с уценкой) или просроченные товары, составляются акты ТОРГ-15 и ТОРГ-16 соответственно. Документы оформляются в трех экземплярах: первый - для бухгалтерии предприятия, второй остается у управляющего проверяемого участка, третий - выдается главному материально-ответственному лицу.

Форма ТОРГ-15

Важно! Реализовывать продукцию с истекшим сроком годности можно, если на это есть разрешение органов государственного контроля качества и безопасности. При невозможности получить такой документ, некоторые виды товара можно вернуть поставщику, оформив возврат.

Списание образцов товара

Наглядные образцы, представленные на витринах магазинов, также подлежат списанию. По этой причине предпринимателям желательно вести отдельный субсчет, в котором будет легко отслеживать движение данных единиц. Всем торговым точкам рекомендуется принимать бесплатные муляжи продукции от поставщиков официально, оформив форму М-15.

Форма М-15

Интересно! Действующий налоговый кодекс предусматривает уплату налога с товаров, бесплатно предоставленных магазину. Образцы продукции попадают под эту категорию. По этой причине многие владельцы торговых точек отказываются от такой «безвозмездной услуги» со стороны поставщика.

Украденный товар: списание недостачи

Отличительной особенностью списания украденного товара является составление заявления-объяснения о произошедшем факте материально-ответственным в письменном виде.

Вне зависимости от вида пропавшего товара, проводится процедура выявления виновного лица. Если виновник установлен, с него взымается плата-возмещение; если доказательств о причастности лица к недостаче нет, тогда расхождение декларируется как убытки предприятия.

Так, списание недостачи при отсутствии виновных лиц (при условии соответствия размера расхождений с установленной нормой естественной убыли) может быть оформлено как расходы текущего финансового года. Для этого директор должен составить соответствующий приказ (распоряжение).

Обычно списание недостачи на виновное лицо проводят, если сумма расхождения фактического остатка товара с зарегистрированным сверх нормы естественной убыли. В соответствии с действующим законодательством РФ (Статья 243 Трудового Кодекса РФ), виновное лицо должно возместить магазину полную сумму причиненного ущерба.

Для определения суммы ущерба, которую необходимо вернуть, используются данные о стоимости материальных ценностей, актуальные именно в день обнаружения недостачи.

-----

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-касс
Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно


Введите корректный e-mail

Если есть вопросы, позвоните по бесплатному номеру: 8 800 333 20 43

Читайте также

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации