Как и зачем контролировать продажи за промежуток времени: смену, неделю, месяц, способы и методы контроля
Сколько товара вы продаете? Эффективно ли работают менеджеры? Можно ли работать лучше, продавать больше и увеличивать прибыль? Ответы на эти вопросы невозможно получить без систематического контроля продаж за различные периоды времени. В статье рассмотрим назначение контроля продаж, точки контроля и конечный смысл всего этого.
Продажи - это не только товар-деньги-товар в общем понимании. Эта система затрагивает работу персонала, планирование, рентабельность и даже контроль маркетинговых мероприятий. Итак, зачем, как и для чего нужно вести учет продаж.
Это нужно для выполнения текущего плана продаж
Здесь все относительно просто. У вас есть план продаж. И не один, а несколько: на день, неделю, месяц и год. Они либо выполняются, либо нет. Возможно - перевыполняются. Как это узнать? Только за счет контроля продаж. Учитываются все финансовые показатели: валовая выручка, прибыль, оборот. Отчет по продажам за период наглядно показывает степень выполнения плана.
Как контролировать:
- составить планы продаж на конкретные временные отрезки;
- получить отчеты о финансовых показателях за эти промежутки времени;
- сравнить желаемое с действительным;
- внести необходимые корректировки.
Основные ошибки составления плана продаж
Контроль необходим для составления плана продаж
Вытекает из предыдущего пункта. Итак, у нас есть общая картина выполнения нормативов по продажам. Допустим, план выполняется “в ноль”. Сколько задумали, столько и заработали. Это идеальный случай. Получается, что нормы продаж адекватны возможностям и можно не предпринимать никаких действий.
Хуже, если план продаж не выполнен. Это может означать две вещи: либо сам план сильно завышен и невыполним в принципе, либо менеджеры и другие сотрудники плохо работают. Или, что гораздо хуже, в бизнесе есть системные ошибки: неправильная ценовая политика, плохо проработанный ассортимент, невыгодное расположение розничного магазина, если это оффлайн-торговля. Для e-commerce это могут быть слабый трафик на сайт, неудобное меню и навигация, непроработанная доставка и оплата.
Выявив все эти вещи можно вовремя принять меры:
- составить адекватный план продаж;
- провести работу с персоналом;
- устранить проблемные места бизнеса.
Теперь о том, что делать, если план перевыполнен. Это может означать что угодно: сам план сильно занижен, произошел сезонный всплеск спроса, вы запустили рекламную кампанию. Все это также требует ответных мер - мы расскажем о них чуть ниже.
Контролировать продажи надо для оценки персонала
План продаж составляется не только в разрезе времени, но и в разрезе сотрудников. Есть норма для каждого менеджера или продавца, а также нормативы на отделы, подразделения и магазины. Соответственно, их показатели продаж тоже нужно отслеживать. Это позволяет:
- оценивать эффективность работы сотрудников;
- следить за работой структурных подразделений;
- устанавливать индивидуальные планы продаж для всех категорий работников;
- вовремя принимать меры: проводить дополнительной обучение менеджеров-аутсайдеров, работать с отделами;
- заниматься кадровой политикой: увольнять нерадивых сотрудников, оптимизировать структуру рабочих участков.
Простой индивидуальный план продаж на неделю
С помощью контроля продаж можно оптимизировать цены
Контроль продаж в этой плоскости необходим всем оптово-розничным продавцам, в том числе, и в онлайн-торговле. Это особенно важно на старте бизнеса, когда ценовая политика еще не сформировалась, а каталог составлен наугад, по принципу “посмотрим, как что будет продаваться, а там скорректируем”. Вот для того, чтобы скорректировать правильно и требуется анализировать ход продаж. Понятно, что разные товары продаются лучше или хуже. Причины могут быть разными: завышенные цены, непопулярные бренды с плохой репутацией, низкое качество самого продукта. Выявить эти причины можно при помощи контроля продаж. Он позволяет:
- установить оптимальный уровень цен с учетом себестоимости, маржинальности и других показателей, учитывая наценки, спрос и оборачиваемость конкретного продукта;
- контролировать спрос на определенные категории товара. Можно корректировать ассортимент, избавляясь от неходовых позиций и добавляя популярные;
- учитывать сезонные колебания спроса и вовремя обновлять ассортимент;
- выявлять продукт с высоким процентом возврата. Зачем закупать и продавать товары, которые не нравятся покупателям, и они возвращают его назад в магазин?
Анализ продаж позволяет контролировать финансовые показатели
Следить за ходом продаж необходимо для контроля выручки, прибыли, оборота и общей рентабельности бизнеса. Делается в рамках бизнес-плана на конкретный проект. Работает так: вы должны точно знать, сколько нужно продавать, чтобы быть в плюсе и получать прибыль. Продажи - единственный источник дохода. Прибыль должна закрывать все издержки и накладные расходы. Для этого нужно:
- определить точку безубыточности за одну рабочую смену. Считается так - сначала надо сложить все расходы за месяц: траты на закупку товара, арендную плату, ЗП продавцов и так далее. Далее определяем, какую выручку нужно получить, чтобы оправдать все расходы. Например, для выживания потребуется потратить 200 тысяч в месяц. Для этого потребуется реализовать товара на 400 тысяч рублей. Делим величину выручки на среднемесячное количество календарных дней в году - 29,3. Получаем 13 651,87 рублей. Это и есть точка безубыточности - суточный план продаж, при котором вы останетесь на плаву. Но без прибыли;
График точки безубыточности
- составляем планы продаж на смену, неделю, месяц и так далее. Для этого надо умножить точку безубыточности на число дней в конкретном месяце. Например, для августа это будет 13 651,87 х 31= 423 207,97 рублей - это план на месяц. Аналогично считается норма продаж на неделю, год и любой другой промежуток времени;
- контролируем ежедневные продажи. В нашем случае, если продавать не на 13 651,87 рублей в день, а только на 10 000, то в конце месяца вас ждут убытки. Не на что будет покупать товар, платить зарплату и кредиты, не говоря уже о развитии бизнеса. Продаете в день на 15 000 - все в порядке;
- корректируем продажи, если это нужно. Контролируя ежедневную выручку, можно вовремя заметить, что дела не очень и надо принять меры: усилить рекламу, подправить цены или поработать с персоналом.
Можно определять эффективность проводимых акций и маркетинговых мероприятий
В любую акцию придется инвестировать. И эти инвестиции должны окупаться, иначе, зачем все это нужно. Показатель окупаемости инвестиций в маркетинг называется ROMI (от англ. ROMI - Return on Marketing Investment). Все это также отслеживается при помощи контроля продаж. Общая схема проста: если вы провели акцию или заказали рекламу и продажи рванули вверх, значит вы на правильном пути. Кампания провалилась, показатели стоят на месте - что-то пошло не так и нужно скорректировать маркетинговую стратегию. Это - поверхностное понимание. Есть детали.
Допустим, вы вложили в рекламу и продвижение какое-то количество денег. Акция прошла как положено и показатели заметно подросли. Но чистая прибыль от проведения кампании оказалась меньше, чем без нее. Распродать товар со скидкой не проблема, но вот окупится это или нет - главный вопрос. Не контролируя продажи во время проведения всевозможных маркетинговых акций невозможно понять, приносят они прибыль или нет. Причем учитывать нужно не только финансовые показатели, но и репутационные. Простой пример - расширение круга покупателей. Вы провели акцию с прямыми убытками, но после ее проведения в магазин стало ходить куда больше покупателей, чем раньше. Это значит, что все было не зря: маркетинговые потери со временем окупятся за счет роста оборота. Такие убытки можно и потерпеть. Главное - выявить зависимость между проведением акций и ростом оборота. Для этого и нужно смотреть за продажами до, после и во время рекламных кампаний.
Формула для расчета окупаемости инвестиций
Как контролировать продажи
Итак, с тем, для чего необходим контроль продаж, мы разобрались. Осталось определиться со способами аналитики. Здесь на помощь предпринимателям приходят современные системы автоматизации торговли. Даже в небольшом магазине ведение учета показателей вручную - пережиток прошлого. Неизбежны ошибки при вводе данных, путаница и общая бессистемность процесса. Даже таблицы Excel не решают задачу в полной мере. Доступ к информации есть только с одного компьютера, данные вносятся вручную, да и функционал сильно ограничен.
Выход - использование программ товароучета и CRM-систем. Еще лучше, если сервис совмещает в себе функции CRM-системы и товароучетки, как это реализовано в программе ЕКАМ. Ее применение позволяет:
- контролировать выручку в любой промежуток времени. Аналитика дает отчет не только по цифрам. Можно посмотреть продажи каждого сотрудника, продажи любых позиций товара и так далее. В ЕКАМ есть удобный инструмент - отчет о розничной смене. Он показывает, находитесь ли вы в рамках точки безубыточности или нет;
- считать себестоимость продукта в зависимости от закупочных цен от поставщиков. Система делает это в автоматическом режиме. Один и тот же товар может быть куплен в разное время и у разных поставщиков. Цены закупки при этом сильно варьируются. Программа сама считает среднюю себестоимость всего объема продукта - это важно при расчете розничных цен;
- рассчитывать наценки на товары с учетом рентабельности и маржинальности. Причем принимать решения и назначать цены владелец может даже не находясь в магазине. Сервис основан на облачных технологиях. Вход в программу возможен из любой точки мира, где есть интернет. Достаточно совершить вход под логином и паролем, чтобы получить доступ;
- вовремя отслеживать изменение закупочных цен поставщиков и корректировать наценки;
- определять эффективность персонала. Программа показывает, сколько, когда и что продал каждый кассир или менеджер;
- программа товароучета “видит” сколько денег находится в заказанном товаре, курьерских службах или на доставке. Ситуация, когда вы не можете вспомнить, куда делись средства, невозможна в принципе. Простой пример: заказ уехал с курьером, но еще не оплачен покупателем. Если не вести учет, позиция числится как проданная, а денег за нее нет. Где они - непонятно. Товароучетные системы позволяют избежать таких моментов. У каждого заказа есть свой статус, по которому видно, что с ним происходит.
Заключение
Итак, контроль продаж жизненно необходим для любой торговли. Самое главное - правильно подойти к этому вопросу. Не стоит полагаться на собственную память, писать данные в блокнот или текстовый редактор. Шагайте в ногу со временем: используйте товароучентые программы, CRM-системы и держите все под контролем. Успехов!