Как оптимизировать издержки на логистику: обзор эффективных методов

Затраты на логистику – одна из самых крупных статей расходов для стационарных розничных точек и интернет-магазинов. Многие предприниматели ищут и тестируют разные методы их снижения. Задача довольно непростая, поскольку при этом нужно сохранить доходность и не потерять клиентов. Сегодня поговорим о планомерном и эффективном снижении логистических издержек.

Поэтапный анализ расходов

Для начала нужно понять, в каком направлении двигаться. Поэтому первым делом постарайтесь выявить лишние издержки:

1. Проведите детальную инвентаризацию.
2. Проанализируйте расходы.

Анализ желательно выполнять не только в общем объеме, а и с учетом превышения плана. Распределите затраты по отдельным категориям:

• важные;
• допустимые;
• ненужные.

Определите долю издержек на каждую категорию. Оцените показатели по процессам, затраты на единицу продукции, одного сотрудника. Особое внимание стоит уделить ненужным тратам. Подумайте, какие вероятные последствия могут наступить, если от них отказаться. Не всегда экономия бывает оправдана.

Виды логистических издержек 

Приведем пример краткого анализа:

Компания работает с розничными и оптовыми клиентами. Товар в розницу доставляется 2-тонными грузовиками, оптовые заказы – фурами вместительностью 7,5 тонн. Себестоимость доставки по каналам отличается: 2,9% и 1,8%. Исходя из этих данных, принято решение сократить лимиты на заправку для водителя фуры. Грузоподъемность машин не учли. В результате груженая фура застряла по дороге к клиенту, так и не доехав до пункта назначения.

Вывод: необходимо выполнять отдельный анализ по каналам, брать во внимание все значимые факторы.

Структура анализа логистических процессов 

Разделите все логистические расходы на группы:

1. Выпуск продукции (для компаний-производителей).
2. Закупки.
3. Хранение товара.
4. Персонал.
5. Бизнес-процессы.

Это основные расходные статьи в логистике. Обычно они взаимосвязаны.

Учтите, что работа над частью системы не приведет к оптимизации всей логистической цепочки. Оценивайте показатели в комплексе. Затраты, которыми управлять нецелесообразно, лучше просто фиксировать, взвешивая их часть в общем объеме. Остальные – можно и нужно оптимизировать.

Пути снижения затрат

Есть несколько вариантов:

1. Решать проблемы силами компании. Создайте рабочую группу из руководителей отделов, ответственных за определенные расходные статьи. Они должны будут проанализировать показатели, предложить эффективные мероприятия по оптимизации затрат, составить план, контролировать его выполнение и оценивать результаты.
2. Нанять проектного менеджера. Найдите отдельного опытного специалиста и поручите ему управление процессом.
3. Обратиться за консультацией к экспертам. Проконсультируйтесь с профессионалами, которые могут предложить продуктивный план действий, основываясь на собственном опыте и поставленных задачах.

Независимо от выбранного варианта, главным звеном в управлении издержками является руководитель компании. Конечный результат зависит от его заинтересованности. Кроме того, процесс оптимизации должен быть не разовым, а систематическим. Обязательный шаг, без которого не обойтись – контроль над достижением целей.

Рассмотрим возможные методы и схемы, которые помогут снизить логистические издержки.

Складская логистика

Расходы на содержание товаров занимают более 50% в общей структуре логистических издержек. В запасы вовлекается большая часть оборотного капитала компаний: от 10 до 50% активов. Поэтому наибольшее поле действий сосредоточено именно в складской логистике.

Над чем стоит работать:

• согласованность действий участников логистической цепочки;
• повышение надежности поставок;
• рациональное распределение запасов.

Складские бизнес-процессы

Конкретные действия зависят от способа хранения товара:

• собственный склад. Требует серьезных расходов. Зачастую это не лучшее решение для малого бизнеса. Затоваривание офиса – плохая альтернатива. Хотя для небольших объемов продукции вполне хватает площади 25-30 м²;
• арендованное помещение. Оправдано, если стоимость аренды без проблем вписывается в бюджет компании;
• фулмилмент-центры. Вариант передачи процесса на аутсорс. Оптимален для небольших интернет-магазинов со стабильными объемами заказов. Не подходит для товаров с низкой маржей, скоропортящейся продукции. На складах операторов нельзя хранить алкоголь, медицинские препараты, некоторые ювелирные изделия.

Если товары хранятся на собственном или арендуемом складе, можно использовать такие способы оптимизации логистических затрат:

1. Сокращение складских запасов

Лишние запасы товаров на складе сильно увеличивают расходы на хранение. Это способствует снижению прибыли от реализованной продукции и замораживанию приличной части бюджетных средств. Финансы, вложенные в запасы, могут пойти на пользу других направлений. Но переусердствовать с экономией на них тоже не стоит. Нужна «золотая середина», при которой не будет переизбытка и нехватки.

Выполните ряд действий:

• оцените качество обработки заявок покупателей;
• сопоставьте фактические запасы с плановыми;
• проанализируйте показатели склада: использование полезного пространства, оборачиваемость, простои, сбои в системе отгрузки, долю возвратов;
• оцените затраты на содержание запасов по разным категориям.

На основании данных, полученных по итогам анализа, вычислите допустимый объем сокращения запасов. Обычно именно этот шаг дает наиболее заметный экономический эффект.

2. Организация складского пространства

Большое значение имеет зонирование склада и грамотная организация площади с учетом требований к хранению продукции. Товар нужно размещать плотно и компактно. При этом он не должен создавать дискомфорт для сотрудников и нарушать технологические процессы.

Схема разделения склада на зоны

Способы оптимизации складского пространства:

• разделите помещение на зоны: хранения, приемки, сортировки и комплектации;
• распределяйте зоны хранения и сортируйте товары на полках в зависимости от объемов трудозатрат, типа используемой техники;
• задействуйте полезный объем площади в полной мере. Подберите оптимальные стеллажи и оборудование, увеличьте плотность хранения за счет вертикального пространства, оставляя оптимальную ширину прохода для техники и персонала;
• внедряйте программное обеспечение для автоматизации склада. Это могут быть обычные приложения для ведения базы данных и фиксации основных процессов, товароучетные системы по типу «ЕКАМ», профессиональные WMS-системы.

Увеличенная плотность хранения не должна снижать скорость работы с грузом.

3. Правильная комплектация

На собственном или арендуемом складе желательно упаковывать заказы не хаотично, а группами. С целью оптимизации процесса разрабатываются сценарии упаковки с ориентиром на:

• хрупкость;
• массу;
• габариты продукта.

Подобные сценарии можно прописывать в WMS-системах. В них задаются оптимальные виды упаковок. В дальнейшем возможен автоматический подбор коробок нужной емкости, дополнительных амортизирующих материалов.

Группировка позволяет уменьшить количество перемещений по складу, снизить риск ошибок и повысить скорость обработки заказов, что существенно экономит ресурсы. Чем больше в магазине наименований и параметров товара, тем важнее этот пункт.

Схема организации склада при использовании WMS-системы 

4. Уменьшение количества возвратов

Возвраты товара увеличивают издержки на логистику. Угодить всем без исключения покупателям не выйдет, но постарайтесь минимизировать количество возвратов:

• предоставляйте максимально полную и объективную информацию о характеристиках продукта;
• размещайте качественные фотографии, презентационные видеоролики;
• будьте на связи с клиентами: подключите онлайн-чат на сайте, устраивайте опросы, отвечайте на комментарии;
• усильте контроль в процессе сбора заказа: клиент не должен получить неисправный товар, позицию с браком или не тот продукт, который заказывал.

Управление закупками

Закупочная логистика предусматривает затраты на покупку товара и его последующую доставку до склада. Оптимизировать издержки в данном случае можно с помощью дропшиппинга. В этой схеме закупок не нужно заранее закупать продукцию и содержать склад. Предприниматель выполняет роль посредника: принимает заказы и передает их поставщику. Однако дропшиппинг – не вариант для крупного и среднего бизнеса.

Как уменьшить расходы на оптовые закупки:

• анализировать и сегментировать поставщиков. Не сотрудничайте со всеми подряд. Выбирайте самые выгодные предложения. Ищите базы и склады, которые находятся в вашем регионе. Это позволит снизить транспортные затраты. Если сотрудничаете с зарубежными партнерами, экономьте за счет более низкой закупочной стоимости;
• детализировать бюджет на закупку. Распределите финансы по отдельным категориям: ассортимент, каналы продаж, поставщики;
• добиться снижения закупочных цен. Устройте переговоры с поставщиками. Возможно, они пойдут на уступки или предложат скидку на закупку крупных партий;
• разработать проекты по централизации закупок. Освободите сотрудников от лишних задач, создав единый центр, который возьмет на себя все вопросы по закупкам и будет эффективнее контролировать процесс;
• оптимизировать расходы на топливо. Подберите оптимальный тип транспортных средств для перевозок и попытайтесь упростить маршруты доставки. Установите рациональные лимиты по использованию топлива. Перед тем, как вводить новые правила, тщательно просчитайте их целесообразность.

Планирование закупок и формирование заказов поставщикам в «ЕКАМ»

Управление персоналом

Еще одна важная статья расходов – заработные платы персоналу. В данной категории самым ощутимым способом оптимизации издержек будет сокращение штата. Но не спешите бросаться в крайности. Нужно подумать, в каких отделах стоит уменьшить численность сотрудников, а в каких – категорически нет. При достижении пиковых нагрузок, наоборот, понадобится дополнительная рабочая сила.

Нагрузка рассчитывается с учетом:

• количества и объема поступающих заявок на покупку;
• среднего объема отгрузок;
• пропускной способности склада;
• примерного количества ежедневных задач на одного работника.

Сокращайте только ненужные должности и неэффективных сотрудников. В остальных случаях необходимо работать над повышением производительности труда и снижать затраты на единицу обработанного товара.

Чтобы контролировать эффективность персонала, сформируйте систему KPI, по которой будет оцениваться работа. Рассчитывая плановые показатели, пользуйтесь усредненными цифрами. Разделите склад на отделы, всю работу – на процессы, а процессы – на операции.

Для каждого отдела следует установить свои объективные показатели эффективности. К примеру, для приемки это:

• число принятых фур;
• объем и вес грузооборота;
• количество артикулов;
• наличие выявленного/подтвержденного брака.

Пример KPI для водителя-экспедитора 

Повысить производительность поможет правильная система мотивации. Работает она и в плане снижения рисков воровства среди персонала, которое чревато убытками и дополнительными расходами.

Мотивация включает:

• прозрачную схему оценивания труда;
• гарантированный социальный пакет (отпуск, больничные, бесплатное питание, фирменная спецодежда, скидки на товары компании);
• прибавки к заработной плате в зависимости от показателей.

Автоматизация ручных процессов

Один из самых продуктивных методов снижения логистических издержек – автоматизация рутинных процессов. Автоматизированная система логистики позволит:

• точнее контролировать затраты;
• централизовать и оптимизировать основные операции на складе;
• сократить время обработки заказов;
• улучшить уровень обслуживания покупателей.

Эффективное управление складом выполняется за счет специализированных сервисов и программных продуктов. Пример такого решения – облачный сервис учета «ЕКАМ». В нем предусмотрены все необходимые функции для автоматизации основных складских операций:

• приемки и отгрузки;
• перемещений товара;
• инвентаризации;
• списания и оприходования.

Учет движения денежных средств в «ЕКАМ»

С помощью программы можно отслеживать товарные остатки, выгружать данные о товарах на сайт, формировать заказы поставщикам, контролировать движение денежных средств, работу сотрудников. Учет товаров возможен по нескольким складам. Удобно, что в программе есть функция отслеживания остатков поставщиков.

Учет товаров по складам «ЕКАМ» 

Эффективная логистическая система строится на нескольких принципах:

1. Нужный продукт.
2. Оптимальное качество.
3. Необходимое количество.
4. Доставка в нужное время и место.
5. Минимальные затраты.

Ориентируйтесь на эти факторы при создании стратегии по снижению расходов. Подходите к решению задач комплексно, оптимизируя закупочную, транспортную и складскую логистику. Грамотная мобилизация внутренних резервов помогает добиться значительного экономического эффекта и с лихвой компенсирует потраченное время и усилия. Особенно заметную выгоду приносит автоматизация процессов.