← Блог о торговле

Как перевести сотрудников на удаленку: пошаговая инструкция для владельцев магазинов и сферы услуг

Предпринимателям рекомендовали перевести сотрудников на удаленную работу, но не объяснили, как это сделать. Да и вообще понятия “удаленная работа” в трудовом законодательстве нет. Хорошо, что мы написали эту статью: она поможет организовать работу на дому, не нарушить законодательство и права сотрудников.

Что такое удаленная работа

Как мы говорили, такого термина в законе нет. Зато есть понятие “дистанционная работа”, закрепленная в трудовом законодательстве. Именно ее имеют в виду законотворцы, говоря о работе на дому и удаленной работе. Не станем углубляться в юридические термины и расскажем о дистанционной работе тезисно, простым языком. Ее отличительными особенностями будут:

  • выполнение трудовых обязанностей вне территории, прямо или косвенно контролируемо работодателем;
  • для коммуникации между сотрудником и работодателей используются информационно-коммуникационные сети, в том числе интернет;
  • при этом трудовые обязанности, предусмотренные договором, должны выполняться в полном объеме, если иное не оговаривается сторонами.

Работа на дому вполне попадает под определение дистанционной работы. В ТК РФ есть также понятие работы на дому или надомной работы. Работа на дому - это любая трудовая деятельность по договору, при которой используются материалы и оборудование работодателя. Если у вас небольшое производство, например, авторучек и вы отпустили мастера домой, снабдив его всем для изготовления товаров, его смело можно считать надомником. Надомная работа тоже попадает под общее понятие удаленной.

Перевод на удаленную работу: право или обязанность

Распоряжение властей о переводе на дистанционную работу носит рекомендательный характер. Поэтому обязанности так делать нет. Да и элементарный здравый смысл говорит о том же. Да, офисный работник вполне может принимать звонки и общаться с собеседниками из дома, а вот электросварщик никогда не сумеет варить детали дистанционно. Но все же лучше перевести людей на дистанционные работы, если это технически возможно. Так вы обезопасите сотрудников и клиентов от возможных заболеваний. Если такой возможности нет, следует соблюдать все меры безопасности и профилактики распространения коронавируса. Администрация некоторых городов, например Москвы, уже выпустили подробные рекомендации на эту тему.

Вот что советуют:

  • измерять температуру тела сотрудников перед тем, как допустить их до работы. Если показатель превышен, человек не допускается до выполнения трудовых обязанностей;
  • предоставлять в органы Роспотребнадзора информацию обо всех подтвержденных случаях заболевания COVID-19;
  • не допускать к работе сотрудников, которые должны соблюдать карантин или находиться на самоизоляции;
  • проводить дезинфекцию помещений, оборудования и инвентаря;
  • содействовать сотрудникам в соблюдении ими карантина и самоизоляции.

Дезинфекция офисного помещения 

Дезинфекция офисного помещения 

Как перевести сотрудников на удаленку: пошаговая инструкция

Шаг первый: определите категории сотрудников, которые будут работать из дома

Правда, этому должен предшествовать еще один шаг: вы должны определить, разрешено ли работать в принципе. Как известно, сейчас идет период длинных выходных, связанных режимом самоизоляции. Если брать сферу услуг и розничную торговлю, разрешили работать только продуктовым магазинам, аптекам, и продавцам, обеспечивающим население товарами первой необходимости (список, утвержденный Распоряжением Правительства здесь), а также непрерывно действующие организации и компании, занимающиеся неотложными работами. Все остальные должны отдыхать.

Органы местной власти могут менять список в зависимости от эпидемиологической ситуации в регионе. Поэтому лучше поинтересоваться в администрации, можно ли вообще вам работать. Если можно - идем дальше.

Итак, нужно решить, кто будет работать дистанционно, а кто останется на месте. Вопрос решается чисто технически. Например, бухгалтер или кадровик спокойно могут работать дома, без посещения офиса, а продавец-кассир обязан присутствовать на рабочем месте. Возможно, кто-то будет приходить на работу пару раз в неделю: подписать бумажные документы, пересчитать наличку, проверить контрольно-кассовое оборудование. Лучше составить списки работников, которые перейдут на удаленку и тех, кто останется работать.

Шаг второй - получите согласие работников

Для тех, кто переходит на удаленную работу, существенно меняются условия труда, предусмотренные трудовым договором. Менять их можно только с согласия сотрудника, причем письменного. Перевести на удаленку простым приказом или распоряжением принудительно нельзя.

Лучше начать с заключения устного соглашения или попросту узнать, согласен ли сотрудник работать дистанционно.

Шаг третий - оформите все документально

Работа по переводу на дистанционную работу состоит из нескольких этапов. Вот что нужно сделать:

  1. Издать приказ по организации о переводе сотрудников на удаленную работу. Этот документ будет являться основанием для всех дальнейших действий. В приказе следует перечислить должности и специальности, формат работы которых меняется.
  2. Получить письменное согласие сотрудников, переходящих на удаленку и всех, у кого меняются условия труда. Технически это делается в виде дополнительного соглашения к трудовому договору, подписанного сторонами.
  3. Внести изменения в трудовой договор. Не обязательно составлять новый документ, можно тоже ограничиться допсоглашением.

На последнем пункте стоит остановиться подробно. Дело в том, что для сотрудников меняется (или могут измениться) ряд условий труда:

  • рабочее место;
  • режим работы;
  • трудовые обязанности;
  • условия труда на рабочем месте.

Поэтому следует дополнить или переписать соответствующие пункты если вышеперечисленные условия изменились. Можно разрешить работать в удобное время, снять вредные производственные факторы, которых нет дома, изменить обязанности.

Шаг четвертый - решите технические вопросы

Удаленная коммуникация с сотрудниками, совместная работа над задачами, дистанционный товароучет и электронный документооборот - вот лишь малая часть задач, которые придется решить при переводе работников на удаленку. К счастью, вопрос относительно легко, быстро и безболезненно решается при помощи современных сервисов. Вот какие из них вам пригодятся:

  • платформа для создания интернет-магазина. Это для тех, кто решил не только перевести на удаленку сотрудников, но и захотел открыть полноценный бизнес в онлайне. К слову сказать, дистанционная торговля законом не запрещена - вы можете продавать через интернет все, что угодно. Популярные сервисы для создания и продвижения интернет-магазинов - InSales, Wordpress, “Битрикс” и несколько других;

Платформа для интернет-магазина InSales 

Платформа для интернет-магазина InSales 

  • CRM-система. Контролирует работу сотрудников, их коммуникации с покупателями, собирает и систематизирует заявки, ведет подробную аналитику. Хорошие CRM-системы - AMO CRM, Retail CRM, “Битрикс 24”;
  • сервисы для удаленной коммуникации. Таких тысячи: от электронной почты и мобильного телефона до корпоративных мессенджеров (Slack), сервисов для совместной работы над проектами (Trello), платформ для видеосвязи (Skype, Zoom);
  • облачные хранилища данных. Сюда можно заливать документы, отчеты и любые другие файлы, открывая доступ определенному кругу лиц. Это проще, чем отправлять данные каждому в личных сообщениях;
  • товароучетные системы. Нужны в двух случаях: если вы отправили кладовщика на удаленку или решили открыть полноценный интернет-магазин. Да и вообще инструмент очень удобен и обязательно пригодится вам в дальнейшем. Товароучетные системы умеют контролировать количество товара на складе, автоматически делать заявки поставщикам, напоминать о том, что какие-то позиции заканчиваются. Система работает в связке с онлайн-кассой и проданные товары сразу списываются с остатков. А продвинутые складские программы, например, “ЕКАМ.Учет”, имеют еще и встроенную CRM-систему, что позволит не покупать решения по отдельности. Примеры товарноучетных программ - “ЕКАМ.Учет”, “Мой Склад”, “Большая Птица” и так далее;

ЕКАМ.Учет

  • системы электронного документооборота. Если вы отправляете важные документы, лучше делать это через защищенные каналы. Это касается не только коммуникации с работниками, но и документооборота с поставщиками и другими контрагентами. Подобные услуги предоставляют операторы электронного документооборота. Полный список можно найти на официальном сайте налоговой. Популярные операторы - “Диадок”, “Контур”, “Такском”;
  • сервисы для контроля за деятельностью сотрудников. Работа на дому может расслабить коллектив. Вместо того чтобы работать, сотрудники будут сидеть в соцсетях, часами разговаривать по телефону, а работу начинать к обеду. Но все это можно пресечь при помощи специальных сервисов. Они будут контролировать время работы, нецелевые действия, делать снимки экранов пользователей и даже узнавать о переписке с конкурентами. Обо всем этом система делает отчет, который доступен руководителю в онлайн-режиме. Если хотите, чтобы сотрудники были так же дисциплинированы, как и в офисе - обязательно подключите их к такой программе. Хорошие площадки контроля - LanAgent, “Сбис”.

На заметку: следует определить, по какому графику сотрудник будет работать в дистанционном формате. По умолчанию он может трудиться в любое удобное время, если договором не установлено иное. Поэтому если вам принципиален определенный график, это следует отразить в трудовом договоре или дополнительном соглашении.

Шаг пятый - позаботьтесь об охране труда

Если сотрудник работает дома, это не значит, что на него не распространяются требования охраны труда и техники безопасности. Если с человеком что-то случится, это будет считаться травмой на производстве.

Правда, обязанности по обеспечению безопасности будут сильно ограничены. Не нужно проводить специальную оценку условий труда (ранее - аттестация рабочих мест), выдавать средства индивидуальной защиты, оплачивать медосмотры и проводить инструктажи. Все, что требуется от работодателя - страховать ответственность, расследовать несчастные случаи и выполнять предписания контролирующих органов.

На заметку: если удаленный сотрудник решил рвануть за границу и работать оттуда, он имеет полное право так поступить, если в трудовом договоре не указано иное. Однако если с ним что-то случится, несчастным случаем это считаться уже не будет. Таковы особенности международного законодательства: Трудовой Кодекс РФ не распространяется на другие страны.

Подводим итоги

Сложно? Да, но вполне реально. Думайте о преимуществах: теперь можно уменьшить арендную плату (сотрудники-то дома и офис не нужен), освоить множество инструментов автоматизации (наконец-то) и спокойно пережить кризис (и обогнать конкурентов). Не откладывайте дело в долгий ящик - начните прямо сейчас.

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Читайте также

Ведёте учёт в тетрадке или экселе? Пройдите бесплатный е-мейл курс —
Как увеличить прибыль, победив бардак в складском и финансовом учёте

Облачная система учета. Продаж, товаров и клиентов

  • Управляйте запасами товаров и отслеживайте остатки
  • Узнайте товары, на которых вы больше всего зарабатываете
  • Начисляйте зарплату сотрудникам
  • Подключайте онлайн-кассу для отправки и печати чеков

Обеспечиваем оперативную поддержку по телефону,
помогаем загрузить товарную базу и поставить кассу на учёт.

Испытайте все возможности бесплатно!

Электронная почта*
Электронная почта*

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации