Как перевести сотрудников на удаленку: пошаговая инструкция для владельцев магазинов и сферы услуг
Предпринимателям рекомендовали перевести сотрудников на удаленную работу, но не объяснили, как это сделать. Да и вообще понятия “удаленная работа” в трудовом законодательстве нет. Хорошо, что мы написали эту статью: она поможет организовать работу на дому, не нарушить законодательство и права сотрудников.
Что такое удаленная работа
Как мы говорили, такого термина в законе нет. Зато есть понятие “дистанционная работа”, закрепленная в трудовом законодательстве. Именно ее имеют в виду законотворцы, говоря о работе на дому и удаленной работе. Не станем углубляться в юридические термины и расскажем о дистанционной работе тезисно, простым языком. Ее отличительными особенностями будут:
- выполнение трудовых обязанностей вне территории, прямо или косвенно контролируемо работодателем;
- для коммуникации между сотрудником и работодателей используются информационно-коммуникационные сети, в том числе интернет;
- при этом трудовые обязанности, предусмотренные договором, должны выполняться в полном объеме, если иное не оговаривается сторонами.
Работа на дому вполне попадает под определение дистанционной работы. В ТК РФ есть также понятие работы на дому или надомной работы. Работа на дому - это любая трудовая деятельность по договору, при которой используются материалы и оборудование работодателя. Если у вас небольшое производство, например, авторучек и вы отпустили мастера домой, снабдив его всем для изготовления товаров, его смело можно считать надомником. Надомная работа тоже попадает под общее понятие удаленной.
Перевод на удаленную работу: право или обязанность
Распоряжение властей о переводе на дистанционную работу носит рекомендательный характер. Поэтому обязанности так делать нет. Да и элементарный здравый смысл говорит о том же. Да, офисный работник вполне может принимать звонки и общаться с собеседниками из дома, а вот электросварщик никогда не сумеет варить детали дистанционно. Но все же лучше перевести людей на дистанционные работы, если это технически возможно. Так вы обезопасите сотрудников и клиентов от возможных заболеваний. Если такой возможности нет, следует соблюдать все меры безопасности и профилактики распространения коронавируса. Администрация некоторых городов, например Москвы, уже выпустили подробные рекомендации на эту тему.
Вот что советуют:
- измерять температуру тела сотрудников перед тем, как допустить их до работы. Если показатель превышен, человек не допускается до выполнения трудовых обязанностей;
- предоставлять в органы Роспотребнадзора информацию обо всех подтвержденных случаях заболевания COVID-19;
- не допускать к работе сотрудников, которые должны соблюдать карантин или находиться на самоизоляции;
- проводить дезинфекцию помещений, оборудования и инвентаря;
- содействовать сотрудникам в соблюдении ими карантина и самоизоляции.
Дезинфекция офисного помещения
Как перевести сотрудников на удаленку: пошаговая инструкция
Шаг первый: определите категории сотрудников, которые будут работать из дома
Правда, этому должен предшествовать еще один шаг: вы должны определить, разрешено ли работать в принципе. Как известно, сейчас идет период длинных выходных, связанных режимом самоизоляции. Если брать сферу услуг и розничную торговлю, разрешили работать только продуктовым магазинам, аптекам, и продавцам, обеспечивающим население товарами первой необходимости (список, утвержденный Распоряжением Правительства здесь), а также непрерывно действующие организации и компании, занимающиеся неотложными работами. Все остальные должны отдыхать.
Органы местной власти могут менять список в зависимости от эпидемиологической ситуации в регионе. Поэтому лучше поинтересоваться в администрации, можно ли вообще вам работать. Если можно - идем дальше.
Итак, нужно решить, кто будет работать дистанционно, а кто останется на месте. Вопрос решается чисто технически. Например, бухгалтер или кадровик спокойно могут работать дома, без посещения офиса, а продавец-кассир обязан присутствовать на рабочем месте. Возможно, кто-то будет приходить на работу пару раз в неделю: подписать бумажные документы, пересчитать наличку, проверить контрольно-кассовое оборудование. Лучше составить списки работников, которые перейдут на удаленку и тех, кто останется работать.
Шаг второй - получите согласие работников
Для тех, кто переходит на удаленную работу, существенно меняются условия труда, предусмотренные трудовым договором. Менять их можно только с согласия сотрудника, причем письменного. Перевести на удаленку простым приказом или распоряжением принудительно нельзя.
Лучше начать с заключения устного соглашения или попросту узнать, согласен ли сотрудник работать дистанционно.
Шаг третий - оформите все документально
Работа по переводу на дистанционную работу состоит из нескольких этапов. Вот что нужно сделать:
- Издать приказ по организации о переводе сотрудников на удаленную работу. Этот документ будет являться основанием для всех дальнейших действий. В приказе следует перечислить должности и специальности, формат работы которых меняется.
- Получить письменное согласие сотрудников, переходящих на удаленку и всех, у кого меняются условия труда. Технически это делается в виде дополнительного соглашения к трудовому договору, подписанного сторонами.
- Внести изменения в трудовой договор. Не обязательно составлять новый документ, можно тоже ограничиться допсоглашением.
На последнем пункте стоит остановиться подробно. Дело в том, что для сотрудников меняется (или могут измениться) ряд условий труда:
- рабочее место;
- режим работы;
- трудовые обязанности;
- условия труда на рабочем месте.
Поэтому следует дополнить или переписать соответствующие пункты если вышеперечисленные условия изменились. Можно разрешить работать в удобное время, снять вредные производственные факторы, которых нет дома, изменить обязанности.
Шаг четвертый - решите технические вопросы
Удаленная коммуникация с сотрудниками, совместная работа над задачами, дистанционный товароучет и электронный документооборот - вот лишь малая часть задач, которые придется решить при переводе работников на удаленку. К счастью, вопрос относительно легко, быстро и безболезненно решается при помощи современных сервисов. Вот какие из них вам пригодятся:
- платформа для создания интернет-магазина. Это для тех, кто решил не только перевести на удаленку сотрудников, но и захотел открыть полноценный бизнес в онлайне. К слову сказать, дистанционная торговля законом не запрещена - вы можете продавать через интернет все, что угодно. Популярные сервисы для создания и продвижения интернет-магазинов - InSales, Wordpress, “Битрикс” и несколько других;
Платформа для интернет-магазина InSales
- CRM-система. Контролирует работу сотрудников, их коммуникации с покупателями, собирает и систематизирует заявки, ведет подробную аналитику. Хорошие CRM-системы - AMO CRM, Retail CRM, “Битрикс 24”;
- сервисы для удаленной коммуникации. Таких тысячи: от электронной почты и мобильного телефона до корпоративных мессенджеров (Slack), сервисов для совместной работы над проектами (Trello), платформ для видеосвязи (Skype, Zoom);
- облачные хранилища данных. Сюда можно заливать документы, отчеты и любые другие файлы, открывая доступ определенному кругу лиц. Это проще, чем отправлять данные каждому в личных сообщениях;
- товароучетные системы. Нужны в двух случаях: если вы отправили кладовщика на удаленку или решили открыть полноценный интернет-магазин. Да и вообще инструмент очень удобен и обязательно пригодится вам в дальнейшем. Товароучетные системы умеют контролировать количество товара на складе, автоматически делать заявки поставщикам, напоминать о том, что какие-то позиции заканчиваются. Система работает в связке с онлайн-кассой и проданные товары сразу списываются с остатков. А продвинутые складские программы, например, “ЕКАМ.Учет”, имеют еще и встроенную CRM-систему, что позволит не покупать решения по отдельности. Примеры товарноучетных программ - “ЕКАМ.Учет”, “Мой Склад”, “Большая Птица” и так далее;
- системы электронного документооборота. Если вы отправляете важные документы, лучше делать это через защищенные каналы. Это касается не только коммуникации с работниками, но и документооборота с поставщиками и другими контрагентами. Подобные услуги предоставляют операторы электронного документооборота. Полный список можно найти на официальном сайте налоговой. Популярные операторы - “Диадок”, “Контур”, “Такском”;
- сервисы для контроля за деятельностью сотрудников. Работа на дому может расслабить коллектив. Вместо того чтобы работать, сотрудники будут сидеть в соцсетях, часами разговаривать по телефону, а работу начинать к обеду. Но все это можно пресечь при помощи специальных сервисов. Они будут контролировать время работы, нецелевые действия, делать снимки экранов пользователей и даже узнавать о переписке с конкурентами. Обо всем этом система делает отчет, который доступен руководителю в онлайн-режиме. Если хотите, чтобы сотрудники были так же дисциплинированы, как и в офисе - обязательно подключите их к такой программе. Хорошие площадки контроля - LanAgent, “Сбис”.
На заметку: следует определить, по какому графику сотрудник будет работать в дистанционном формате. По умолчанию он может трудиться в любое удобное время, если договором не установлено иное. Поэтому если вам принципиален определенный график, это следует отразить в трудовом договоре или дополнительном соглашении.
Шаг пятый - позаботьтесь об охране труда
Если сотрудник работает дома, это не значит, что на него не распространяются требования охраны труда и техники безопасности. Если с человеком что-то случится, это будет считаться травмой на производстве.
Правда, обязанности по обеспечению безопасности будут сильно ограничены. Не нужно проводить специальную оценку условий труда (ранее - аттестация рабочих мест), выдавать средства индивидуальной защиты, оплачивать медосмотры и проводить инструктажи. Все, что требуется от работодателя - страховать ответственность, расследовать несчастные случаи и выполнять предписания контролирующих органов.
На заметку: если удаленный сотрудник решил рвануть за границу и работать оттуда, он имеет полное право так поступить, если в трудовом договоре не указано иное. Однако если с ним что-то случится, несчастным случаем это считаться уже не будет. Таковы особенности международного законодательства: Трудовой Кодекс РФ не распространяется на другие страны.
Подводим итоги
Сложно? Да, но вполне реально. Думайте о преимуществах: теперь можно уменьшить арендную плату (сотрудники-то дома и офис не нужен), освоить множество инструментов автоматизации (наконец-то) и спокойно пережить кризис (и обогнать конкурентов). Не откладывайте дело в долгий ящик - начните прямо сейчас.