← Блог о торговле

Недостача в розничном магазине: откуда берется, что с этим делать и как избежать - рекомендации для предпринимателей

Опубликовано: 01.11.2019

Недостача - это когда вы не досчитались товаров или денег в процессе учета. Явление опасное и вредное во всех отношениях. Сегодня расскажем о том, как эффективно ему противостоять. Итак, начинаем: причины появления недостач и способы борьбы с ними.

Предисловие

Недостача обусловлена несколькими причинами, но суть всегда одна: денег в кассе меньше, чем должно быть получено от реализации товаров. Поэтому варианта 2: исчезают либо деньги, либо сам товар. Абстрактный пример: вы получили от поставщика 10 пар обуви и стали продавать их по 1000 рублей. Через неделю на складе осталось 4 пары, то продать должны 6. Но в кассе находится не 6 тысяч рублей, а только 5. Значит, либо пропала одна пара со склада, либо тысяча рублей из кассы. Это и есть недостача. Рассмотрим все возможные причины явления.

Причина 1 - воровство товара персоналом

Из всех возможных причин недостачи нечестные сотрудники - самая главная и распространенная причина. Те, кто нанимал продавцов для работы в розничном магазине, прекрасно знают: есть целая когорта сотрудников, которые устраиваются в торговую точку для реализации своих серых схем. Те, кто похитрее, не подставляются и в открытую не берут. Они продают из-под прилавка собственный товар, мухлюют с возвратами, в общем, не подставляют борта. Но есть и те, кто ворует в открытую. Персонал действует нагло и уверенно, иногда в сговоре с третьими лицами. А потом вам говорят, дескать тащат покупатели из торгового зала. Это тоже одна из часто встречающихся причин, но все же не основная.

Как сотрудник может украсть товар, чтобы образовалась недостача:

  1. Элементарно взять продукцию себе и свалить все на покупателей, приемщиков или других сотрудников.
  2. Оформить фиктивный возврат. Такие приемы осуществляются с привлечением третьих лиц.
  3. Продать товар мимо кассы: принять наличную оплату, отдать единицу товара, но не проводить сделку через кассовый аппарат.
  4. Взять из кассы денежные средства.
  5. Продать больше товара, чем указано в чеке. Такие приемы тоже проводятся с привлечением подставных покупателей - соучастников нечестного продавца.
  6. Прихватить с собой часть товара или средств из кассы во время увольнения. Один из самых сложных случаев. При таком раскладе ни денег, ни продавца, скорее всего, уже не найти.

Как бороться: лучший и самый верный способ - нанимать на работу ответственный и честный персонал. А главное - замотивированный. Сотрудники должны держаться за работу и дорожить ей. Премии, зарплаты чуть выше средней по рынку, система поощрений и взысканий - все это обязательно должно присутствовать в кадровой политике. Но люди всегда считают, что им мало платят, поэтому методы дополнительного контроля никогда не помешают. Вот о чем речь:

  • применяйте систему видеонаблюдения. Не ту, которую на отвяжись сделал арендодатель чтобы повысить привлекательность помещения. Видеосъемка должна вестись в торговом зале, прикассовой зоне, на складе и других зонах;
  • используйте товароучетные программы. При работе с таким софтом действия сотрудников будут как на ладони. Каждый продавец заходит в систему под индивидуальными логином и паролем. Владелец всегда может определить, в чью смену произошла подозрительная продажа;
  • не привлекайте продавцов для проведения инвентаризаций. Тот, у кого рыльце в пушку, вполне может воспользоваться этим, чтобы замести следы и скрыть недостачу;
  • периодически прибегайте к услуге “тайный покупатель”. Предложений этой услуги на рынке предостаточно - достаточно заглянуть в интернет. Если даже компании, занимающиеся комплексной безопасностью магазинов розничной торговли.

тайные покупатели

Причина 2 - воровство товара покупателями

Недобросовестные клиенты воруют все: от дорогого алкоголя до копеечных салфеток. Здесь однозначно проигрывают магазины самообслуживания, где клиент в торговом зале предоставлен сам себе. Однако сам формат настолько удобен и экономичен, что отказываться от него ни в коем случае не нужно.

Как бороться:

  • видеосъемка пригодится и здесь. Затраты на установку и эксплуатацию систем видеонаблюдения с лихвой окупятся. Неплохое решение - установка муляжей камер совместно с рабочими устройствами;
  • охрана торгового зала. Присутствие сотрудника службы безопасность напрочь отбивает желание что-то украсть. Есть нюанс: нужно тщательно подбирать сотрудников охраны. Случаи воровства среди них тоже не редкость;
  • установите на выходе рамки-сканеры. Так покупатель, прихвативший товар не сможет покинут магазин незамеченным.

Причина 3 - плохо организованы приемка и оприходование товара

Если при приемке никто ничего не считает, не взвешивает и не проверяет документы, недостачи не избежать. Во-первых, сами поставщики могут неправильно скомплектовать заказ и что-то не доложить. Во-вторых, на честность снабженцев приходится рассчитывать не всегда. Если кладовщики и ответственные лица подходят к работе спустя рукава, недостача гарантирована.

Как бороться:

  • разработайте и внедрите в работу правила приемки товара. Типовую инструкцию можно найти в сети. Распечатайте ее, ознакомьте ответственных сотрудников под личную подпись;
  • при приемке количество товара проверяется на соответствие заявке и сопроводительной документации. Штучные позиции пересчитываются, весовой товар взвешивается. При любом несоответствии партия не принимается;
  • установите программы товароучета. Они существенно облегчают процедуру приемки. Одно из главных преимуществ - электронный документооборот. Часто бывает, что провести приемку как положено по факту не выходит: то документы не привезли (обещали завтра), то товар поставляют частями. С программами товароучета такие ситуации невозможны в принципе.

Оприходование товара в системе учета ЕКАМ

Оприходование товара в системе учета ЕКАМ

Причина 4 - бардак со списанием и сроками годности

В основном касается продуктовых магазинов и торговых точек, имеющих дело со сроками годности. Нередко половина продукции списывается, даже не доходя до прилавка. Особенно это касается скоропортящихся товаров: молочки, хлебобулочных изделий, полуфабрикатов. Недостача возникает именно по этой причине: товар закуплен, но не продан, а значит недополучена выручка.

В отличие от предыдущих случаев здесь речь идет о системной ошибке и искать конкретных виновных бессмысленно. Нужно оптимизировать закупки, хранение и реализацию.

Как бороться:

  • систематизировать поступление товара со склада на полки магазина. Здесь есть 2 основных подхода: FEFO (first-expire-first-out, когда на полки поступает товар с минимальным остаточным сроком годности) и FIFO (FIFO (first-in-first-out. Первым на витрину уходит продукция, которую приняли на склад раньше);
  • наладить температурный режим хранения. При более низких температурах продукты хранятся дольше;
  • оптимизировать закупки. Возможно, товары приходится списывать и утилизировать потому, что вы заказываете больше, чем в состоянии реализовать за период срока годности;
  • применять товароучетные системы. Такие программы сами отслеживают сроки годности;
  • изменить выкладку позиций на витрины. Первыми на полке должны лежать товары с меньшим остаточным сроком хранения, чтобы их брали в первую очередь;
  • не брать у поставщиков товары с критически маленьким сроком хранения. Особое внимание следует уделить разнообразным акциям от снабженцев. Они часто пытаются таким образом реализовать неликвиды.

Причина 5 - ошибки прошлых инвентаризаций

А вы уверены, что недостача образовалась именно в текущем отчетном периоде? Мы бы на вашем месте не особо на это надеялись. Возможно ошибка закралась в учет несколько месяцев назад и кочевала из отчета в отчет, пока не была обнаружена при первой нормальной проверке.

Как бороться:

  • не привлекайте для проведения проверок материально заинтересованных лиц: продавцов, администраторов и кладовщиков. Так часто делается для экономии средств и это не правильно. Лучший выход - привлечение сторонней специализированной организации. Нет средств платить за их работу - пригласите продавцов из другого магазина или отдела, не связанного с проверяемым единой хозяйственной деятельностью;
  • ведите товароучет в электронном виде с использованием специализированного ПО - складских программ. Они значительно облегчают проведение инвентаризаций и исключают ошибки. Для этих целей отлично подойдет программа товароучета ЕКАМ;
  • используйте современные технические средства проведения инвентаризаций: сканеры штрих-кода, терминалы сбора данных и другое торговое оборудование. Вкупе с программой товароучета такие инструменты сводят ошибки при проведении инвентаризации к нулю.

Проведение инвентаризации в программе ЕКАМ 

Проведение инвентаризации в программе ЕКАМ 

Причина 6 - неправильный складской учет

Если вести учет товаров в тетради, журнале и даже таблицах Excel, точность учета будет невысока. Такой подход годится для точек с сильно ограниченной номенклатурой товаров, исчисляемой десятком позиций. Даже в небольшом продуктовом магазине ассортимент составляет сотни наименований. Если не оптимизировать их учет, недостача может образоваться из-за ошибок при приемке, заказах и продажах.

Как бороться: выход здесь один - автоматизация складского учета. Заключается в использовании складских программ. Они позволяют:

  • вести товарные базы. Все позиции распределены по категориям с указанием наименования, количества и прочих параметров. Владелец всегда точно знает, что есть в наличии;
  • автоматически списывать товар в момент продажи за счет интеграции с контрольно-кассовым оборудованием;
  • контролировать сроки годности;
  • напоминать ответственным лицам о необходимости заказа поставщикам;
  • облегчать проведение инвентаризаций;
  • создавать технологические карты для предприятий общепита, кофеен и баров. Это упрощает списание ингредиентов, входящих в состав блюда - их не нужно списывать по отдельности;
  • контролировать работу персонала. Владелец видит, какие продажи и в какое время делал тот или иной сотрудник.

И это далеко не все возможности программ складского учета. По все вопросам приобретения торгового оборудования и программного обеспечения вы можете обратиться к специалистам компании ЕКАМ.

Причина 7 - не оптимизировано складское хранение и внутренняя логистика магазина

А еще бывает, что недостача образуется из-за неправильной работы склада. Можно недосчитаться товара только потому, что его не нашли. Что и где лежит, в каком количестве перемещается на витрины и где хранится, никто толком не знает. Такой подход далеко не редкость, особенно в небольших розничных магазинах.

Как бороться - вот несколько элементарных правил, которые нужно соблюдать в этом ключе:

  • соблюдение норм складирования. Товары должны лежать на полках и стеллажах, быть подписаны и промаркированы;
  • все миграции в обязательном порядке фиксируются в журналах или учетных программах;
  • за хранение назначаются ответственные лица: кладовщики, администраторы и другие сотрудники;
  • склад должен удовлетворять санитарным и пожарным нормам: быть достаточных размеров, иметь хорошее освещение.

Выводы

Соблюдая нехитрые правила из статьи, вы сможете уменьшить риск недостач в разы или избежать его вовсе. Главное - не пускать дело на самотек, ведь это ваш прямой интерес. Удачи и хороших продаж!

Запустите онлайн-продажи
Создайте интернет-магазин за 1 день и продавайте на
маркетплейсах, в соцсетях и мессенджерах

Читайте также


Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации