← Блог о торговле и предпринимательстве

6 весомых аргументов в пользу ночной инвентаризации

Процесс инвентаризации всегда является волнительным для руководителей, и персонала. Нервное напряжение спадает только после того, как будут подведены итоги и сделаны соответствующие выводы. Из-за этого высокого уровня внимательности, требуемого от участников инвентаризации, можно достичь только при отсутствии клиентов в магазине. Поэтому собственники часто используют ночное время для проведения этой процедуры.

Особенности ночной инвентаризации

На первый взгляд процедура ночной инвентаризации мало отличается от дневной. Но усталость сотрудников и необходимость привлечения их к работе во внеурочное время может понизить эффективность и точность пересчета. Поэтому ночная инвентаризация требует от руководства определенных организационных решений, направленных на снижение ошибок и увеличение внимательности сотрудников.

При ночных инвентаризациях следует избегать монотонности работы

При ночных инвентаризациях следует избегать монотонности работы

С этой целью применяются следующие приемы:

  1. Перерывы при ночной работе следует проводить ежечасно на 5-7 минут, а не каждые 2 часа, как принято при дневной инвентаризации.
  2. Дневная смена перед уходом должна максимально систематизировать продукцию на полках и стеллажах.
  3. К ночному пересчету товаров нежелательно привлекать лиц, материально ответственных за их сохранность. Такой персонал лучше оставить дома.
  4. При большом ассортименте следует заранее определить группы товаров или отделы, подлежащие полной инвентаризации. Ведь вся ночная работа должна быть выполнена до очередного открытия магазина утром.
  5. При первой ночной инвентаризации нельзя планировать сделать много, потому что часть сотрудников может не прийти, а часть будет работать с низкой эффективностью из-за усталости.
  6. С целью снижения ошибок, участники ночной инвентаризации должны работать в паре: один перебирает товар, а второй отмечает его количество в программе или на бланке.
  7. Обязательно проведение вводных инструктажей, они повышают внимательность и ответственность сотрудников.
  8. Работникам, пришедшим после дневной смены, нужно давать меньший объем работ, но следует попросить их выполнить работу максимально внимательно.
  9. Сотрудник, перебирающий товар и учитывающий его, должны периодически меняться местами, чтобы их работа не была однообразной.
  10. Не рекомендуется употреблять энергетические напитки и курить, так как эти действия оказывают кратковременный эффект, после истечения которого резко падает внимательность.
  11. Приоритет следует отдавать сотрудникам, часто работающим ночью. Они не склонны к сонливости и делают меньше ошибок.

Следование приведенным рекомендациям позволит сохранить эффективность и точность ночной инвентаризации на приемлемом уровне.

Автоматизация процесса инвентаризации

Дополнительным способом ускорения ночного пересчета является автоматизация магазина. При этом идентификация товара производится по штрихкоду с помощью ручного сканера или терминала сбора данных. В результате резко снижается инвентаризационная пересортица из-за неправильного определения вида продукции. Особенно это касается случаев, когда работник проверяет отдел с незнакомым ассортиментом.

Использование программ учета облегчает ночную инвентаризацию магазина

Использование программ учета облегчает ночную инвентаризацию магазина

При автоматизации магазина учет пересчитываемых товаров можно производить в программе планшета, а не на бумаге. При этом сотрудник может просматривать реальное изображение продукции в товарной карточке. Эта возможность программ для учета повышает скорость нахождения необходимого товара.

Приложения для розничной торговли позволяют также автоматически формировать все рабочие и итоговые инвентаризационные документы. В итоге оценка результатов происходит быстро и без ошибок.

Преимущества ночной инвентаризации

Выбор времени для проведения инвентаризации должен проводиться с учетом мнения участников этого процесса. Поэтому ночные пересчеты планируются минимум за неделю, чтобы участвующие в них сотрудники могли спланировать свой личный и рабочий график. Однако преимущества инвентаризации во внерабочее время перекрывают все неудобства, связанные с организацией этого мероприятия.

Сохранение дневной выручки

Довольно часто на двери торговых точек можно увидеть табличку «Закрыто на переучет». Придомовые же магазины, заботясь о своих постоянных покупателях, могут предупреждать о предстоящей инвентаризации с помощью соответствующих объявлений на двери. Но никакие уловки не смогут компенсировать убытки от прекращения торговли на целый день.

Закрытие на переучет лишает предпринимателя части ежемесячной прибыли

Закрытие на переучет лишает предпринимателя части ежемесячной прибыли

Если проводить инвентаризацию каждый месяц, то фактически теряется около 3% дохода при сохранении постоянных издержек на аренду, зарплату и т.д. Ночной пересчет товаров сохраняет ежемесячную выручку в полном объеме, хотя персонал магазина и может потребовать оплату за работу во внеурочное время.

В результате проводимая ночью инвентаризация позволяет увеличить показатели прибыли и рентабельности за счет отсутствия перерыва в торговле.

Отсутствие отвлекающих покупателей

Внимательность участников инвентаризации является основой качественного её выполнения. Если клиенты будут постоянно отвлекать продавцов от процесса пересчета, то возможны пропуски или повторный учет одной и той же единицы продукции. В результате итоговые суммы в ведомостях могут оказаться «примерными». Это обесценит саму конечную цель, ради которой и планировалась ночная инвентаризация.

Невнимательность к покупателю недопустима в розничном магазине

Невнимательность к покупателю недопустима в розничном магазине

Ночью в закрытом магазине покупателей нет, поэтому никто не будет отвлекать сотрудников от их занятия. Внимательность будет на высоком уровне, что гарантирует точность пересчета и правдивость подсчитанных фактических остатков. В результате сделанные по итогам инвентаризации дисциплинарные и материальные взыскания будут максимально справедливыми.

Наведение порядка на торговой точке и складе

Планировать ночные инвентаризации необходимо с запасом времени на наведение порядка на полках и стеллажах. Это позволит ускорить в последующем обслуживание покупателей. Кроме того, упорядочивание продукции поможет исключить вероятность порчи товаров вследствие залеживания их остатков в укромных уголках склада. Пересчет же в дневное время, при активной торговле, не позволяет в достаточной мере навести порядок на полках.

После ночной инвентаризации необходимо время на наведение порядка

После ночной инвентаризации необходимо время на наведение порядка

Размещение продукции одной категории в конкретном месте магазина гарантирует точные результаты инвентаризации и высокую скорость её проведения. Ведь сотрудникам, ответственным за пересчет определенной группы товаров, не придется бегать по помещению в их поисках. Поэтому ночью можно выделить время для предварительного складирования изделий и их возврата на торговые витрины.

Сохранение имиджа компании

Идя в магазин, покупатель надеется, что ему будет уделено максимальное внимание, и он выйдет оттуда со всеми запланированными покупками. Поэтому вряд ли клиенты будут рады виду закрытой на переучёт торговой точки. Но даже при открытом магазине постоянно занятые инвентаризацией продавцы не смогут качественно проконсультировать и обслужить покупателя.

Позитивный и негативный опыт посещения магазина быстро передается между людьми

Позитивный и негативный опыт посещения магазина быстро передается между людьми

Один случай негативного опыта посещения торговой точки может привести к нежеланию прийти в неё повторно. Особенно это касается покупателей, посетивших магазин впервые. Поэтому с целью сохранности лояльности клиентов рекомендуется не проводить инвентаризацию днем, а запланировать её на ночное время.

Экономия на услугах сторонних ревизоров

Использование для инвентаризации аутсорса уже не является диковинкой. Но специализирующиеся на этом компании берут за свои услуги довольно высокую цену. Пересчет товаров в продуктовом магазине обойдется около 0,5 руб/единицу, что в итоге выливается в тысячи рублей дополнительных расходов за один день.

Эффективность ревизионного аутсорсинга не всегда высока

Эффективность ревизионного аутсорсинга не всегда высока

Грамотно организованные ночные инвентаризации помогут сэкономить эти средства. Конечно, оплатить внеурочный выход сотрудников придется, но эта сумма будет значительно ниже, чем расходы на аутсорс. Главное, чтобы сотрудники были заинтересованы в правильном подсчете и результаты инвентаризации оказались точными.

Психологическая сплоченность коллектива

Продавцы, кладовщики, грузчики и прочие сотрудники магазина целый день находятся на своих рабочих местах и редко имеют возможность пообщаться между собой. Инвентаризация же объединяет коллектив общим процессом.

В дружном коллективе воровство встречается значительно реже

В дружном коллективе воровство встречается значительно реже

Рабочие пары при пересчете товаров могут формироваться из практически незнакомых людей. Они при ночной инвентаризации вынуждены общаться между собой, обмениваясь информацией. Все это позволяет объединить людей психологически и создать в коллективе дружескую атмосферу.

Дополнительным временем для общения в непринужденной обстановке являются ежечасные пятиминутные перерывы на кофе или чай. В эти промежутки сотрудники могут обсудить найденные ими удобные способы оптимизации пересчета. В итоге напряженность ночных инвентаризаций сглаживается приятным общением персонала между собой.

Периодически пересчитывать товар приходится каждому магазину. Без этой процедуры масштабы воровства могут поглотить всю прибыль уже в течение нескольких месяцев. И проведение инвентаризации ночью является лучшим решением этой проблемы. Ночная процедура позволяет максимально сосредоточиться на процессе и не потерять выручку из-за временного прекращения торговли.

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Читайте также

Программа для учёта торговли - бесплатно

  • складской учёт: закупки и отгрузки;
  • отчёты по товарам и продажам;
  • учёт финансов: наличные и банк;
  • управленческая отчетность: отчет о прибылях и убытках.

Действительно бесплатный учёт, попробуйте!

Электронная почта*
Электронная почта*

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации