Процесс инвентаризации всегда является волнительным для руководителей, и персонала. Нервное напряжение спадает только после того, как будут подведены итоги и сделаны соответствующие выводы. Из-за этого высокого уровня внимательности, требуемого от участников инвентаризации, можно достичь только при отсутствии клиентов в магазине. Поэтому собственники часто используют ночное время для проведения этой процедуры.
Особенности ночной инвентаризации
На первый взгляд процедура ночной инвентаризации мало отличается от дневной. Но усталость сотрудников и необходимость привлечения их к работе во внеурочное время может понизить эффективность и точность пересчета. Поэтому ночная инвентаризация требует от руководства определенных организационных решений, направленных на снижение ошибок и увеличение внимательности сотрудников.
С этой целью применяются следующие приемы:
- Перерывы при ночной работе следует проводить ежечасно на 5-7 минут, а не каждые 2 часа, как принято при дневной инвентаризации.
- Дневная смена перед уходом должна максимально систематизировать продукцию на полках и стеллажах.
- К ночному пересчету товаров нежелательно привлекать лиц, материально ответственных за их сохранность. Такой персонал лучше оставить дома.
- При большом ассортименте следует заранее определить группы товаров или отделы, подлежащие полной инвентаризации. Ведь вся ночная работа должна быть выполнена до очередного открытия магазина утром.
- При первой ночной инвентаризации нельзя планировать сделать много, потому что часть сотрудников может не прийти, а часть будет работать с низкой эффективностью из-за усталости.
- С целью снижения ошибок, участники ночной инвентаризации должны работать в паре: один перебирает товар, а второй отмечает его количество в программе или на бланке.
- Обязательно проведение вводных инструктажей, они повышают внимательность и ответственность сотрудников.
- Работникам, пришедшим после дневной смены, нужно давать меньший объем работ, но следует попросить их выполнить работу максимально внимательно.
- Сотрудник, перебирающий товар и учитывающий его, должны периодически меняться местами, чтобы их работа не была однообразной.
- Не рекомендуется употреблять энергетические напитки и курить, так как эти действия оказывают кратковременный эффект, после истечения которого резко падает внимательность.
- Приоритет следует отдавать сотрудникам, часто работающим ночью. Они не склонны к сонливости и делают меньше ошибок.
Следование приведенным рекомендациям позволит сохранить эффективность и точность ночной инвентаризации на приемлемом уровне.
Автоматизация процесса инвентаризации
Дополнительным способом ускорения ночного пересчета является автоматизация магазина. При этом идентификация товара производится по штрихкоду с помощью ручного сканера или терминала сбора данных. В результате резко снижается инвентаризационная пересортица из-за неправильного определения вида продукции. Особенно это касается случаев, когда работник проверяет отдел с незнакомым ассортиментом.
Использование программ учета облегчает ночную инвентаризацию магазина
При автоматизации магазина учет пересчитываемых товаров можно производить в программе планшета, а не на бумаге. При этом сотрудник может просматривать реальное изображение продукции в товарной карточке. Эта возможность программ для учета повышает скорость нахождения необходимого товара.
Приложения для розничной торговли позволяют также автоматически формировать все рабочие и итоговые инвентаризационные документы. В итоге оценка результатов происходит быстро и без ошибок.
Преимущества ночной инвентаризации
Выбор времени для проведения инвентаризации должен проводиться с учетом мнения участников этого процесса. Поэтому ночные пересчеты планируются минимум за неделю, чтобы участвующие в них сотрудники могли спланировать свой личный и рабочий график. Однако преимущества инвентаризации во внерабочее время перекрывают все неудобства, связанные с организацией этого мероприятия.
Сохранение дневной выручки
Довольно часто на двери торговых точек можно увидеть табличку «Закрыто на переучет». Придомовые же магазины, заботясь о своих постоянных покупателях, могут предупреждать о предстоящей инвентаризации с помощью соответствующих объявлений на двери. Но никакие уловки не смогут компенсировать убытки от прекращения торговли на целый день.
Если проводить инвентаризацию каждый месяц, то фактически теряется около 3% дохода при сохранении постоянных издержек на аренду, зарплату и т.д. Ночной пересчет товаров сохраняет ежемесячную выручку в полном объеме, хотя персонал магазина и может потребовать оплату за работу во внеурочное время.
В результате проводимая ночью инвентаризация позволяет увеличить показатели прибыли и рентабельности за счет отсутствия перерыва в торговле.
Отсутствие отвлекающих покупателей
Внимательность участников инвентаризации является основой качественного её выполнения. Если клиенты будут постоянно отвлекать продавцов от процесса пересчета, то возможны пропуски или повторный учет одной и той же единицы продукции. В результате итоговые суммы в ведомостях могут оказаться «примерными». Это обесценит саму конечную цель, ради которой и планировалась ночная инвентаризация.
Ночью в закрытом магазине покупателей нет, поэтому никто не будет отвлекать сотрудников от их занятия. Внимательность будет на высоком уровне, что гарантирует точность пересчета и правдивость подсчитанных фактических остатков. В результате сделанные по итогам инвентаризации дисциплинарные и материальные взыскания будут максимально справедливыми.
Наведение порядка на торговой точке и складе
Планировать ночные инвентаризации необходимо с запасом времени на наведение порядка на полках и стеллажах. Это позволит ускорить в последующем обслуживание покупателей. Кроме того, упорядочивание продукции поможет исключить вероятность порчи товаров вследствие залеживания их остатков в укромных уголках склада. Пересчет же в дневное время, при активной торговле, не позволяет в достаточной мере навести порядок на полках.
Размещение продукции одной категории в конкретном месте магазина гарантирует точные результаты инвентаризации и высокую скорость её проведения. Ведь сотрудникам, ответственным за пересчет определенной группы товаров, не придется бегать по помещению в их поисках. Поэтому ночью можно выделить время для предварительного складирования изделий и их возврата на торговые витрины.
Сохранение имиджа компании
Идя в магазин, покупатель надеется, что ему будет уделено максимальное внимание, и он выйдет оттуда со всеми запланированными покупками. Поэтому вряд ли клиенты будут рады виду закрытой на переучёт торговой точки. Но даже при открытом магазине постоянно занятые инвентаризацией продавцы не смогут качественно проконсультировать и обслужить покупателя.
Позитивный и негативный опыт посещения магазина быстро передается между людьми
Один случай негативного опыта посещения торговой точки может привести к нежеланию прийти в неё повторно. Особенно это касается покупателей, посетивших магазин впервые. Поэтому с целью сохранности лояльности клиентов рекомендуется не проводить инвентаризацию днем, а запланировать её на ночное время.
Экономия на услугах сторонних ревизоров
Использование для инвентаризации аутсорса уже не является диковинкой. Но специализирующиеся на этом компании берут за свои услуги довольно высокую цену. Пересчет товаров в продуктовом магазине обойдется около 0,5 руб/единицу, что в итоге выливается в тысячи рублей дополнительных расходов за один день.
Эффективность ревизионного аутсорсинга не всегда высока
Грамотно организованные ночные инвентаризации помогут сэкономить эти средства. Конечно, оплатить внеурочный выход сотрудников придется, но эта сумма будет значительно ниже, чем расходы на аутсорс. Главное, чтобы сотрудники были заинтересованы в правильном подсчете и результаты инвентаризации оказались точными.
Психологическая сплоченность коллектива
Продавцы, кладовщики, грузчики и прочие сотрудники магазина целый день находятся на своих рабочих местах и редко имеют возможность пообщаться между собой. Инвентаризация же объединяет коллектив общим процессом.
Рабочие пары при пересчете товаров могут формироваться из практически незнакомых людей. Они при ночной инвентаризации вынуждены общаться между собой, обмениваясь информацией. Все это позволяет объединить людей психологически и создать в коллективе дружескую атмосферу.
Дополнительным временем для общения в непринужденной обстановке являются ежечасные пятиминутные перерывы на кофе или чай. В эти промежутки сотрудники могут обсудить найденные ими удобные способы оптимизации пересчета. В итоге напряженность ночных инвентаризаций сглаживается приятным общением персонала между собой.
Периодически пересчитывать товар приходится каждому магазину. Без этой процедуры масштабы воровства могут поглотить всю прибыль уже в течение нескольких месяцев. И проведение инвентаризации ночью является лучшим решением этой проблемы. Ночная процедура позволяет максимально сосредоточиться на процессе и не потерять выручку из-за временного прекращения торговли.