← Блог о торговле

Как выбрать, подключить и зарегистрировать онлайн-кассу для малого бизнеса: пошаговая инструкция

Актуальный реестр контрольно-кассовой техники содержит 180 моделей онлайн-касс. Можно запутаться и купить устройство, не отвечающее требованиям бизнеса, переплатить или нарваться на серьезные штрафы. В статье расскажем о том, какие виды ККТ подойдут для конкретных ниш, как правильно зарегистрировать кассу в налоговой и заключить договор с оператором фискальных данных.

Шаг первый - ищем, где купить кассовый аппарат

Несмотря на кажущееся многообразие предложений, основных путей 4:

  • покупка ККТ у ОФД - оператора фискальных данных;
  • покупка в специализированной компании, предметно занимающейся продажей ККТ, например, “ЕКАМ”;
  • покупка устройства в банке, где у вас открыт расчетный счет;
  • покупка бывшей в употреблении кассы на вторичном рынке.

Все варианты имеют свои достоинства и недостатки, поэтому расскажем о них подробно.

Покупка у оператора фискальных данных

Любой ОФД предложит вам на выбор несколько моделей онлайн-касс. Как правило, это 3-5 моделей разных направлений: парочку для розничного магазина, одна мобильная, одна для вендинговых автоматов и одна - для онлайн-торговли. Решения будут универсальными и если нужно что-то особенное, ОФД может и не решить задачу. Это один из существенных недостатков. Есть и еще несколько:

  • слабая техническая поддержка или ее полное отсутствие. Формально скажут о сопровождении в режиме 24 на 7, а на деле ответа специалиста придется ждать несколько дней;
  • длительное время доставки. Техника привозится курьерами или другими способами, что может занять неделю или больше. Поэтому если касса нужна “вчера”, ОФД опять же не подойдет.

Плюсы покупки кассы от оператора:

  • готовый договор на передачу фискальных данных в налоговую;
  • помощь в получении ЭЦП (электронной цифровой подписи);
  • помощь в регистрации в налоговой.

Покупка у банка

Еще одно неплохое решение и вот почему: при такой схеме вы убиваете двух зайцев - открываете расчетный счет и подключаете расчетно-кассовое обслуживание. И все это в одном месте. А если еще и подключить услугу банковского эквайринга, убитых зайцев будет уже три. Терминал будет интегрирован с расчетным счетом и кассой, а значит, не нужно покупать и подключать устройство дополнительно.

Покупка и аренда онлайн-кассы у банка 

Покупка и аренда онлайн-кассы у банка 

Недостатки покупки ККТ в банке примерно те же, что и у оператора фискальных данных: небольшой выбор, слабая техническая поддержка и длительные сроки доставки. Даже если офис банка есть в вашем городе это не значит, что онлайн-кассу дадут сегодня. Ее все равно повезут из другого места, банки не имеют собственных складов ККТ.

Покупка в специализированной компании по автоматизации торговли

Наиболее предпочтительный вариант. Он практически полностью лишен недостатков предыдущих способов. Самые сильные стороны - огромный выбор моделей ККТ и реально крутая техническая поддержка. Специалисты компании “ЕКАМ” отвечают в течение нескольких минут в любое время дня и ночи. Можно получить помощь в получении ЭЦП, регистрации в налоговой и заключении соглашения с оператором фискальных данных.

Минус один: такие компании представлены только в крупных областных центрах. Если вы ведете бизнес на периферии, способ может не подойти. Однако это в равной степени касается и банков с ОФД. Их представительств в небольших населенных пунктах тоже не найдешь.

Покупка кассы на вторичном рынке

Достоинства и недостатки б/у вещей всем известны и в равной степени распространяются на контрольно-кассовую технику.

Плюсы:

  • недорого. Подходящий аппарат вполне можно купить за половину стоимости нового;
  • относительно неплохой выбор моделей и модификаций;
  • можно найти подходящее устройство в своем городе, даже если живете в районном центре.

Онлайн-касса на Avito 

Онлайн-касса на Avito 

Минусы:

  • при большом выборе все равно будет перекос в сторону каких-то моделей. Например, полно “Эвоторов 7.2” и мало касс для вендинговых автоматов;
  • это кот в мешке. Некоторые модели касс, особенно старых годов выпуска, заметно глючили, подвисали и просто ломались. Купите такую кассу - получите головную боль;
  • лишние проблемы с регистрацией. Старый владелец должен снять кассу с учета в налоговой, а новый - зарегистрировать на себя. Не то чтобы сложно и долго, но какое-то время займет.

Шаг второй - выбор модели кассового аппарата

В зависимости от сферы применения, есть следующие разновидности ККТ:

  • онлайн-кассы для розничных магазинов. Для торговых точек с большой проходимостью (супермаркеты и гипермаркеты) подойдут быстрые и функциональные POS-системы, небольшому магазину достаточно фискального регистратора;
  • онлайн-кассы для интернет-магазинов. Часто выступают в роли облачного сервиса, интегрированного с сайтом, платежной системой и банковским счетом;
  • ККТ для вендинговых автоматов. Устанавливается в торговую машину и управляется через ее интерфейс;
  • мобильные кассы для курьеров, агентов, служб такси и выездной торговли. Имеют небольшие размеры, полностью автономны. Питание - от встроенной аккумуляторной батареи, соединение с интернетом - через мобильную сеть сотового оператора.

Шаг третий - получение ЭЦП

ЭЦП — это зашифрованный файл, при помощи которого можно подписать электронный документы. В ряде случаев он имеет такую же юридическую силу, что и собственноручная подпись. Это отражено в законодательстве Российской Федерации.

Главное назначение электронной подписи — ведение электронного документооборота. Она позволяет подписывать документы не вставая из-за компьютера. Суть в том, что ЭЦП подтверждает тот факт, что документ подписал конкретный человек, которому известен ключ.

Электронная подпись нужна и при регистрации кассы в налоговой, и при заключении договора с ОФД. Все документы подписываются удаленно, через соответствующие учетные записи. Поэтому без ЭЦП — никуда.

Основные виды ЭЦП 

Основные виды ЭЦП 

Также ЭЦП понадобится в следующих случаях:

  • для снятия контрольно-кассовой техники с учета в налоговой;
  • для перерегистрации кассового аппарата;
  • для ведения бухгалтерской отчетности и передачи ее в налоговую;
  • при замене фискального накопителя на новый;
  • при смене оператора фискальных данных. Заключая договор с новым ОФД нужно заверить документы электронной подписью.

Электронную подпись такого формата можно получить только в специализированных организациях — удостоверяющих центрах. Туда нужно отнести необходимые документы, заполнить заявление и оплатить стоимость услуги. Срок изготовления зависит от загруженности и раскрученности центра, региона его присутствия и других факторов. Обычно это 1-5 рабочих дней. Есть услуги по срочному изготовлению ЭЦП, но стоят они дороже.

Перед тем как отправляться в удостоверяющий центр, нужно собрать пакет необходимых документов. Для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей они будут различаться. Для ИП потребуются:

  • личный паспорт (оригинал и копии главной страницы и прописки);
  • идентификационный номер налогоплательщика ИНН (оригинал и копия);
  • выписка из ЕГРИП (сроком не более полугода);
  • пенсионное свидетельство СНИЛС (оригинал и копия);
  • свидетельство о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (оригинал и копия).

Кроме того, нужно написать заявление на получение электронной подписи и оплатить квитанцию. После проверки документов специалист центра запишет на электронный носитель ключ и сертификат ключа и выдаст его вам на руки.

Образец заявления на получение сертификата ключа проверки ЭЦП

Образец заявления на получение сертификата ключа проверки ЭЦП 

Перечень документов для юридических лиц:

  • личный паспорт будущего владельца ЭЦП (оригинал, копии главной страницы и прописки);
  • свидетельство о государственной регистрации юридического лица (оригинал и копия);
  • выписка из реестра регистрации юридических лиц (сроком не более полугода со дня выдачи);
  • ИНН;
  • пенсионное свидетельство будущего владельца электронной подписи — СНИЛС.

Шаг четвертый - заключение договора с оператором фискальных данных

ОФД занимается хранением, передачей и обработкой фискальных данных. Если упростить - он передает электронные чеки и кассовые отчеты в налоговую. Инспектор делает запрос и получает у оператора всю необходимую информацию.

Пошагово заключение соглашения с оператором выглядит так:

  • выбираете подходящего ОФД в реестре на сайте ФНС;
  • регистрируетесь в личном кабинете на сайте ОФД;
  • вводите информацию о компании - ИП или ООО;
  • вводите данные о кассовом аппарате: заводской номер, модель и другую информацию;
  • заключаете договор и подписываете его электронной подписью;
  • оплачиваете стоимость услуги. Она фиксирована для всех операторов и составляет 3 тысячи рублей в год.

Тарифы ОФД 

Тарифы ОФД 

Шаг пятый - регистрация кассы в ФНС

Можно зарегистрировать кассовый аппарат прямо в ближайшем отделении налоговой, а можно сделать это удаленно, через учетную запись налогоплательщика (индивидуального предпринимателя или юридического лица). Госпошлина не берется ни в том, ни в том случае. Насчет ближайшего отделения мы не ошиблись: согласно новому порядку, ставить кассу на учет можно в любом офисе, вне зависимости от адреса регистрации компании и месте деятельности.

Алгоритм оффлайн-регистрации:

  1. Выбрать подходящее отделение ФНС. По опыту - лучше созвониться и назначить удобное время.
  2. Подготовить пакет документов ИП или ООО, а также бумаги на кассовый аппарат.
  3. Прийти в назначенное время и воспользоваться терминалом в приемной, получить талон на прием к специалисту. В некоторых отделениях ФНС такими вещами занимается не служба одного окна, а отдельный специалист. Тогда талон не понадобится.
  4. Написать заявление на регистрацию по установленной форме КНД 1110061.
  5. Отдать документы на проверку.
  6. Получить карту регистрации онлайн-кассы с индивидуальным номером. Обычно это происходит сразу, но иногда приходится подождать несколько дней, по закону - не более 5 (рабочих).

Алгоритм онлайн-регистрации: 

  1. Зарегистрировать личный кабинет налогоплательщика - ИП или ООО.
  2. Зайти в учетную запись и выбрать пункт “Учет контрольно-кассовой техники” и далее - “зарегистрировать ККТ”.
  3. Заполнить заявление по форме КНД 1110061 и отправить его на проверку.
  4. Дождаться окончания проверки. Это занимает от нескольких минут до нескольких часов.
  5. Скачать и распечатать отчет о регистрации с индивидуальным номером (он передается в формате PDF).
  6. Распечатать отчет о регистрации, сформированный самим кассовым аппаратом.

Регистрация онлайн-кассы на сайте налоговой 

Регистрация онлайн-кассы на сайте налоговой 

После присвоения регистрационного номера нужно зайти в личный кабинет на сайте вашего ОФД. Там кассовый аппарат уже зарегистрирован, потребуется только ввести номер, выданный налоговой. После этого онлайн-касса готова к работе, и можно начинать продажи.

Для онлайн-регистрации понадобятся следующие данные:

  • адрес установки онлайн-кассы. Это будет непосредственный адрес торговой точки, где будет использоваться устройство;
  • модель онлайн-кассы — ее нужно выбрать из предложенного списка;
  • название магазина или торговой точки;
  • заводской номер кассового аппарата — он указан в паспорте устройства;
  • данные о фискальном накопителе — его модель и номер;
  • информация об операторе фискальных данных, с которым заключен договор на обслуживание.

Пара советов напоследок

При покупке кассы и выборе ОФД не забудьте свериться с реестрами на сайте налоговой. Проверить модели касс можно здесь, фискальные накопители - здесь, а операторов - тут. А у нас на этом все. Удачи в торговле!

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Получить бесплатный доступ к ЕКАМ

Онлайн-касса и автоматизация торговой точки

Электронная почта*
Электронная почта*

Читайте также

Ведёте учёт в тетрадке или экселе? Пройдите бесплатный е-мейл курс —
Как увеличить прибыль, победив бардак в складском и финансовом учёте

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации