Как выбрать, подключить и зарегистрировать онлайн-кассу для малого бизнеса: пошаговая инструкция
Актуальный реестр контрольно-кассовой техники содержит 180 моделей онлайн-касс. Можно запутаться и купить устройство, не отвечающее требованиям бизнеса, переплатить или нарваться на серьезные штрафы. В статье расскажем о том, какие виды ККТ подойдут для конкретных ниш, как правильно зарегистрировать кассу в налоговой и заключить договор с оператором фискальных данных.
Шаг первый - ищем, где купить кассовый аппарат
Несмотря на кажущееся многообразие предложений, основных путей 4:
- покупка ККТ у ОФД - оператора фискальных данных;
- покупка в специализированной компании, предметно занимающейся продажей ККТ, например, “ЕКАМ”;
- покупка устройства в банке, где у вас открыт расчетный счет;
- покупка бывшей в употреблении кассы на вторичном рынке.
Все варианты имеют свои достоинства и недостатки, поэтому расскажем о них подробно.
Покупка у оператора фискальных данных
Любой ОФД предложит вам на выбор несколько моделей онлайн-касс. Как правило, это 3-5 моделей разных направлений: парочку для розничного магазина, одна мобильная, одна для вендинговых автоматов и одна - для онлайн-торговли. Решения будут универсальными и если нужно что-то особенное, ОФД может и не решить задачу. Это один из существенных недостатков. Есть и еще несколько:
- слабая техническая поддержка или ее полное отсутствие. Формально скажут о сопровождении в режиме 24 на 7, а на деле ответа специалиста придется ждать несколько дней;
- длительное время доставки. Техника привозится курьерами или другими способами, что может занять неделю или больше. Поэтому если касса нужна “вчера”, ОФД опять же не подойдет.
Плюсы покупки кассы от оператора:
- готовый договор на передачу фискальных данных в налоговую;
- помощь в получении ЭЦП (электронной цифровой подписи);
- помощь в регистрации в налоговой.
Покупка у банка
Еще одно неплохое решение и вот почему: при такой схеме вы убиваете двух зайцев - открываете расчетный счет и подключаете расчетно-кассовое обслуживание. И все это в одном месте. А если еще и подключить услугу банковского эквайринга, убитых зайцев будет уже три. Терминал будет интегрирован с расчетным счетом и кассой, а значит, не нужно покупать и подключать устройство дополнительно.
Покупка и аренда онлайн-кассы у банка
Недостатки покупки ККТ в банке примерно те же, что и у оператора фискальных данных: небольшой выбор, слабая техническая поддержка и длительные сроки доставки. Даже если офис банка есть в вашем городе это не значит, что онлайн-кассу дадут сегодня. Ее все равно повезут из другого места, банки не имеют собственных складов ККТ.
Покупка в специализированной компании по автоматизации торговли
Наиболее предпочтительный вариант. Он практически полностью лишен недостатков предыдущих способов. Самые сильные стороны - огромный выбор моделей ККТ и реально крутая техническая поддержка. Специалисты компании “ЕКАМ” отвечают в течение нескольких минут в любое время дня и ночи. Можно получить помощь в получении ЭЦП, регистрации в налоговой и заключении соглашения с оператором фискальных данных.
Минус один: такие компании представлены только в крупных областных центрах. Если вы ведете бизнес на периферии, способ может не подойти. Однако это в равной степени касается и банков с ОФД. Их представительств в небольших населенных пунктах тоже не найдешь.
Покупка кассы на вторичном рынке
Достоинства и недостатки б/у вещей всем известны и в равной степени распространяются на контрольно-кассовую технику.
Плюсы:
- недорого. Подходящий аппарат вполне можно купить за половину стоимости нового;
- относительно неплохой выбор моделей и модификаций;
- можно найти подходящее устройство в своем городе, даже если живете в районном центре.
Онлайн-касса на Avito
Минусы:
- при большом выборе все равно будет перекос в сторону каких-то моделей. Например, полно “Эвоторов 7.2” и мало касс для вендинговых автоматов;
- это кот в мешке. Некоторые модели касс, особенно старых годов выпуска, заметно глючили, подвисали и просто ломались. Купите такую кассу - получите головную боль;
- лишние проблемы с регистрацией. Старый владелец должен снять кассу с учета в налоговой, а новый - зарегистрировать на себя. Не то чтобы сложно и долго, но какое-то время займет.
Шаг второй - выбор модели кассового аппарата
В зависимости от сферы применения, есть следующие разновидности ККТ:
- онлайн-кассы для розничных магазинов. Для торговых точек с большой проходимостью (супермаркеты и гипермаркеты) подойдут быстрые и функциональные POS-системы, небольшому магазину достаточно фискального регистратора;
- онлайн-кассы для интернет-магазинов. Часто выступают в роли облачного сервиса, интегрированного с сайтом, платежной системой и банковским счетом;
- ККТ для вендинговых автоматов. Устанавливается в торговую машину и управляется через ее интерфейс;
- мобильные кассы для курьеров, агентов, служб такси и выездной торговли. Имеют небольшие размеры, полностью автономны. Питание - от встроенной аккумуляторной батареи, соединение с интернетом - через мобильную сеть сотового оператора.
Шаг третий - получение ЭЦП
ЭЦП — это зашифрованный файл, при помощи которого можно подписать электронный документы. В ряде случаев он имеет такую же юридическую силу, что и собственноручная подпись. Это отражено в законодательстве Российской Федерации.
Главное назначение электронной подписи — ведение электронного документооборота. Она позволяет подписывать документы не вставая из-за компьютера. Суть в том, что ЭЦП подтверждает тот факт, что документ подписал конкретный человек, которому известен ключ.
Электронная подпись нужна и при регистрации кассы в налоговой, и при заключении договора с ОФД. Все документы подписываются удаленно, через соответствующие учетные записи. Поэтому без ЭЦП — никуда.
Основные виды ЭЦП
Также ЭЦП понадобится в следующих случаях:
- для снятия контрольно-кассовой техники с учета в налоговой;
- для перерегистрации кассового аппарата;
- для ведения бухгалтерской отчетности и передачи ее в налоговую;
- при замене фискального накопителя на новый;
- при смене оператора фискальных данных. Заключая договор с новым ОФД нужно заверить документы электронной подписью.
Электронную подпись такого формата можно получить только в специализированных организациях — удостоверяющих центрах. Туда нужно отнести необходимые документы, заполнить заявление и оплатить стоимость услуги. Срок изготовления зависит от загруженности и раскрученности центра, региона его присутствия и других факторов. Обычно это 1-5 рабочих дней. Есть услуги по срочному изготовлению ЭЦП, но стоят они дороже.
Перед тем как отправляться в удостоверяющий центр, нужно собрать пакет необходимых документов. Для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей они будут различаться. Для ИП потребуются:
- личный паспорт (оригинал и копии главной страницы и прописки);
- идентификационный номер налогоплательщика ИНН (оригинал и копия);
- выписка из ЕГРИП (сроком не более полугода);
- пенсионное свидетельство СНИЛС (оригинал и копия);
- свидетельство о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (оригинал и копия).
Кроме того, нужно написать заявление на получение электронной подписи и оплатить квитанцию. После проверки документов специалист центра запишет на электронный носитель ключ и сертификат ключа и выдаст его вам на руки.
Образец заявления на получение сертификата ключа проверки ЭЦП
Перечень документов для юридических лиц:
- личный паспорт будущего владельца ЭЦП (оригинал, копии главной страницы и прописки);
- свидетельство о государственной регистрации юридического лица (оригинал и копия);
- выписка из реестра регистрации юридических лиц (сроком не более полугода со дня выдачи);
- ИНН;
- пенсионное свидетельство будущего владельца электронной подписи — СНИЛС.
Шаг четвертый - заключение договора с оператором фискальных данных
ОФД занимается хранением, передачей и обработкой фискальных данных. Если упростить - он передает электронные чеки и кассовые отчеты в налоговую. Инспектор делает запрос и получает у оператора всю необходимую информацию.
Пошагово заключение соглашения с оператором выглядит так:
- выбираете подходящего ОФД в реестре на сайте ФНС;
- регистрируетесь в личном кабинете на сайте ОФД;
- вводите информацию о компании - ИП или ООО;
- вводите данные о кассовом аппарате: заводской номер, модель и другую информацию;
- заключаете договор и подписываете его электронной подписью;
- оплачиваете стоимость услуги. Она фиксирована для всех операторов и составляет 3 тысячи рублей в год.
Тарифы ОФД
Шаг пятый - регистрация кассы в ФНС
Можно зарегистрировать кассовый аппарат прямо в ближайшем отделении налоговой, а можно сделать это удаленно, через учетную запись налогоплательщика (индивидуального предпринимателя или юридического лица). Госпошлина не берется ни в том, ни в том случае. Насчет ближайшего отделения мы не ошиблись: согласно новому порядку, ставить кассу на учет можно в любом офисе, вне зависимости от адреса регистрации компании и месте деятельности.
Алгоритм оффлайн-регистрации:
- Выбрать подходящее отделение ФНС. По опыту - лучше созвониться и назначить удобное время.
- Подготовить пакет документов ИП или ООО, а также бумаги на кассовый аппарат.
- Прийти в назначенное время и воспользоваться терминалом в приемной, получить талон на прием к специалисту. В некоторых отделениях ФНС такими вещами занимается не служба одного окна, а отдельный специалист. Тогда талон не понадобится.
- Написать заявление на регистрацию по установленной форме КНД 1110061.
- Отдать документы на проверку.
- Получить карту регистрации онлайн-кассы с индивидуальным номером. Обычно это происходит сразу, но иногда приходится подождать несколько дней, по закону - не более 5 (рабочих).
Алгоритм онлайн-регистрации:
- Зарегистрировать личный кабинет налогоплательщика - ИП или ООО.
- Зайти в учетную запись и выбрать пункт “Учет контрольно-кассовой техники” и далее - “зарегистрировать ККТ”.
- Заполнить заявление по форме КНД 1110061 и отправить его на проверку.
- Дождаться окончания проверки. Это занимает от нескольких минут до нескольких часов.
- Скачать и распечатать отчет о регистрации с индивидуальным номером (он передается в формате PDF).
- Распечатать отчет о регистрации, сформированный самим кассовым аппаратом.
Регистрация онлайн-кассы на сайте налоговой
После присвоения регистрационного номера нужно зайти в личный кабинет на сайте вашего ОФД. Там кассовый аппарат уже зарегистрирован, потребуется только ввести номер, выданный налоговой. После этого онлайн-касса готова к работе, и можно начинать продажи.
Для онлайн-регистрации понадобятся следующие данные:
- адрес установки онлайн-кассы. Это будет непосредственный адрес торговой точки, где будет использоваться устройство;
- модель онлайн-кассы — ее нужно выбрать из предложенного списка;
- название магазина или торговой точки;
- заводской номер кассового аппарата — он указан в паспорте устройства;
- данные о фискальном накопителе — его модель и номер;
- информация об операторе фискальных данных, с которым заключен договор на обслуживание.
Пара советов напоследок
При покупке кассы и выборе ОФД не забудьте свериться с реестрами на сайте налоговой. Проверить модели касс можно здесь, фискальные накопители - здесь, а операторов - тут. А у нас на этом все. Удачи в торговле!