← Блог о торговле

Что делать с ошибочно пробитым кассовым чеком: разбор возможных ситуаций на примерах

Подготовили полный алгоритм действий при ошибочно оформленном кассовом чеке. Для удобства рассмотрим каждый случай в виде реальных примеров - от простого к сложному. Итак, неверно пробитый чек: что делать, как предупредить и избежать последствий.

Немного терминологии

Для начала разберемся в терминах, которыми оперирует закон о порядке применения контрольно-кассовой техники (ККТ).

Чек возврата - фискальный документ, который оформляется взамен чека, содержащего ошибки в расчетах. При этом сам документ соответствует 54 ФЗ: имеет правильные реквизиты, а данные в установленном порядке были переданы ОФД. Просто кассир неверно пробил итоговую сумму (ошибся в большую или меньшую сторону).

Чек коррекции - фискальный документ, не соответствующий требованиям 54 ФЗ. Либо чек, не пробитый вовсе вследствие поломки ККТ, отсутствия интернет-соединения и так далее. Сумма в чеке при этом может быть правильной.

Возврат прихода - чек возврата, который оформляют, если сумма денег, принятых у покупателя, не соответствует реальной стоимости покупки. В большую или меньшую сторону ошибся кассир, значение не имеет.

Возврат расхода - чек возврата, который оформляют, если клиенту выдали некорректную сумму денег. Это почти не имеет отношения к розничным магазинам и касается организаций, расплачивающихся с клиентами за услуги или материальные ценности. Классический пример - выдача денег на сдачу вторсырья: макулатуры, пластика и тому подобного.

Ситуация первая: кассир пробил чек на сумму, превышающую стоимость покупки до ухода покупателя

Как это происходит

Обычно так бывает когда продавец кассир занес в кассовый чек больше товара, чем фактически купил покупатель. Например, отсканировал одну и ту же позицию 2 раза. В результате в документе оказалось, 2 пачки стирального порошка, хотя человек купил только одну. Очевидно, что клиент отдаст больше денег, чем необходимо. Еще один пример - кассир неверно указал вес товара. Покупатель выложил на кассу 2 килограмма фруктов, а кассир ошибочно пробил 3. Клиент не успел никуда уйти и самостоятельно обнаружил ошибку или это сделал продавец-кассир.

Лишний товар в чеке

Лишние товары в чеке

Что делать

В этом случае нужно оформлять чек возврата с фискальным признаком “возврат прихода”. Рассмотрим на конкретном примере. Человек оплатил 2 пачки стирального порошка вместо одной. Упаковка порошка стоит 100 рублей, а в кассе оказалось 200. 100 лишних рублей надо вернуть клиенту назад. Формируем 2 чека: первый - возврат прихода на сумму 200 рублей. Этот документ фиксирует получение денежных средств от покупателя и их приход обратно в кассу. Затем формируем второй чек с признаком “приход” на сумму 100 рублей.

Как избежать

Единственный способ обойти стороной подобные ситуации - внимательно контролировать персонал. Как ни банально звучит, кассиры должны меньше ошибаться. Этого можно достичь за счет грамотной системы мотивации, контроля и дисциплины. Не забывайте о правильной кадровой политике. Хорошего и честного продавца найти трудно и нужно держаться за таких сотрудников. Кроме того, есть несколько технических инструментов, косвенно облегчающих задачу:

  • ведите видеосъемку. Напрямую это не поможет, зато позволит разобраться в ситуации. Всегда можно посмотреть видеозапись и разрешить спорные моменты. На видео будет видно, сколько и какого товара пробил кассир;
  • применяйте товароучетные программы. Тоже не спасет от ошибочного чека. Однако использование такого софта даст возможность оперативно сверить товарные остатки с продажами. Мошенников из числа покупателей не стоит сбрасывать со счетов. Если продажи и остатки сходятся, вас пытаются обмануть.

Ситуация вторая: кассир пробил чек на сумму меньше стоимости покупки в присутствии покупателя

Как это происходит

Случай, диаметрально противоположный предыдущему. Технически все просто: кассир попросту забыл пробить одну из позиций и, соответственно, взять за нее деньги. Товар просто достался покупателю бесплатно. На этот раз в минусе остается магазин. Хорошо, если клиент сознательный и вовремя обнаружил неточность. Или сам кассир заметил свою оплошность до ухода покупателя.

Что делать

В такой ситуации тоже оформляется чек возврата с признаком “возврат прихода”. Пример: покупатель выложил на ленту 10 пакетов кошачьего корма по 15 рублей каждый. 9 из них прошли через кассу и оказались в чеке. За них продавец и принял оплату - 135 рублей. А десятый пакет он пробить забыл.

Чек возврат прихода

Чек “возврат прихода”

В этом случае оформляется чек возврата на сумму 135 рублей. Эти деньги возвращаются клиенту. Затем пробивается новый чек на 10 пакетов корма. он оформляется как простая продажа, как будто ничего до этого не случилось.

Как избежать

Способы предотвратить такую ситуацию ничем не отличаются от предыдущего случая. Контролируйте персонал, следите за дисциплиной, применяйте технические средства: видеосъемку и программы товароучета.

Ситуация третья: пробит чек на большую сумму, покупатель уже покинул магазин

Здесь задача усложняется тем, что обманутый клиент вполне может пожаловаться куда следует. Ваша цель - опередить его и первым сообщить о допущенной ошибке в Федеральную налоговую службу. Иначе при проверке обнаружится кассовый разрыв и вас могут обвинить в сокрытии доходов, неуплате налогов и еще Бог знает в чем.

Как это происходит

Так же, как и в самом первом случае: кассир пробил больше продукции, чем человек забрал по факту. Оплата, соответственно, также была взята в большем размере.

Что делать

Все делается так же, как и в предыдущих случаях: нужно сформировать и пробить 2 чека с фискальным признаком “возврат прихода”. Разница в том, что средства покупателю не возвращаются, а остаются в кассе. Справедливости ради отметим: такие вещи клиенты не оставляют без внимания. Велика вероятность того, что покупатель, которого обсчитали, вернется в магазин и потребует свои кровно заработанные назад. Тогда действуем по алгоритму, описанному в ситуации номер 1.

Как избежать

Можно применять способы, описанные в предыдущих случаях. Кроме этого хорошо работают предупредительные таблички формата “деньги и чеки проверяйте, не отходя от кассы”.

Предупреждающая табличка в магазине

Предупреждающая табличка в магазине 

Ситуация четвертая: чек пробит на сумму меньше стоимости покупки, клиент уже покинул магазин

А вот тут покупатель вряд ли вернется и доплатит за товар. Но это не точно: добросовестных клиентов довольно много. Люди понимают, что за такую ошибку спросят с кассира. А у них и так зарплата маленькая и работа тяжелая.

Как это происходит

Смотрите ситуацию номер 2 с той разницей, что клиент уже успел уйти. В результате в кассе образуется недостача, которую требуется компенсировать, если покупатель не вернулся и не доплатил.

Что делать

Формировать 2 чека: “возврат прихода” и новый фискальный документ продажи. Но возникает дополнительная сложность: чем компенсировать возникший отрицательный кассовый разрыв. Вариантов 2: вычесть эти деньги из зарплаты продавца-кассира или списать товар. Готового решения здесь быть не может, все зависит от множества факторов: финансового положения магазина, отношений с персоналом, репутации самого кассира. Если средства позволяют и сумма сделки невелика, можно произвести списание.

С продавцом тоже все непросто. Допустим, человек честно трудится у вас уже несколько лет и серьезных оплошностей за ним замечено не было. В такой ситуации можно пойти человеку навстречу и не наказывать его. Другая ситуация: кассир косячит на каждом шагу и такое повторяется уже не в первый раз. А может вообще занимается мошенничеством, такие случаи далеко не редкость. Об эффективных методах борьбы с такими вещами мы писали в одной из прошлых статей. В таком случае нечего и думать - взыскиваем недостачу с кассира.

Как избежать

Дисциплина и контроль плюс технические средства: видеосъемка, автоматизация складского учет и бизнес-процессов. Предупреждающие таблички и надписи в прикассовой зоне.

Камера слежения на кассе 

Камера слежения на кассе 

Ситуация пятая: кассир пробил оплату наличными, а покупатель хотел расплатиться банковской картой

Как это происходит

Вообще ситуация весьма распространенная. Продавец ошибочно проводит оплату наличными деньгами, после чего оказывается, что клиент собирался рассчитаться карточкой. Либо покупатель сказал, что будет платить наличкой, а затем передумал, при этом фискальный документ уже сформирован и пробит. Сложность в следующем: в такой ситуации ОФД передаются данные о принятии оплаты, но деньги в кассу не попадают. Просто продублировать покупку безналичным платежом не выйдет: образуется кассовый размер в размере суммы транзакции. Документально оплата будет принята 2 раза.

Что делать

Формировать чек “возврат прихода” на сумму сделки. После этого можно пробивать правильный документ с новой формой расчета - безналичная оплата банковской картой.

Как избежать

Учить кассиров уму-разуму, другого здесь не дано. Внимательность и дисциплина - единственное, что поможет избежать подобных ситуаций.

Ситуация шестая: ошибочная выдача денежных средств посетителю

В основном касается предпринимателей сферы услуг: приема вторсырья, утилизации и так далее. Но встречается и в розничных магазинах, работающих на стыке продаж и оказания услуг. Пример: магазин ноутбуков, бытовой техники и электроники, который занимается не только продажами, но и сервисным обслуживанием, а также ремонтом. Магазин скупает у населения старую технику на запчасти. Все это также фиксируется в кассовом аппарате.

Как это происходит

В магазин приходит клиент и приносит ноутбук на продажу. Цена девайса - 3 тысячи рублей. Но, по какой-то причине, кассир пробивает не 3, а 5 тысяч. Столько же денег выдается клиенту из кассы.

Что делать

В этом случае нужно сформировать чек с признаком расчета “возврат расхода” на сумму 5000 рублей, получить у сдатчика 2000 рублей, а затем выдать новый чек с признаком расчета «расход» на сумму 300 рублей.

чек возврат расхода

Чек “возврат расхода”

Как избежать

Смотрите предыдущие случаи.

Ситуация седьмая: деньги приняты за товар, которого вообще нет в кассовом чеке

Как это происходит

Закончим самым сложным случаем. Возможны два варианта:

  1. Кассир не пробил чек совсем. То есть: сумму покупки посчитал, деньги взял, а провести товары через кассовый аппарат забыл.
  2. Мимо чека не прошла часть товара. Например, клиент заплатил за 5 авторучек, столько же забрал, но в кассе была отражена продажа только 3 предметов.

Дело усугубляется тем, что де-юре такие действия попадают под действие кодекса об административный правонарушениях (статья 14.5 пункт 2,3 - самые строгие). В двух словах: сделка совершена без применения контрольно-кассовой техники там, где это необходимо по закону. Штрафы следующие:

  • на должностных лиц в размере от одной четвертой до одной второй размера суммы расчета, осуществленного без применения контрольно-кассовой техники, но не менее десяти тысяч рублей;
  • на юридических лиц - от трех четвертых до одного размера суммы расчета, осуществленного с использованием наличных денежных средств и (или) электронных средств платежа без применения контрольно-кассовой техники, но не менее тридцати тысяч рублей;
  • повторное совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 2 настоящей статьи, в случае, если сумма расчетов, осуществленных без применения контрольно-кассовой техники, составила, в том числе в совокупности, один миллион рублей и более, влечет в отношении должностных лиц дисквалификацию на срок от одного года до двух лет;
  • в отношении индивидуальных предпринимателей и юридических лиц - административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

Что делать

Чтобы избежать наказания, нужно как можно быстрее оформить чек коррекции. Его увидит Федеральная налоговая служба и в случае проверки вопросов к вам не будет.

Чек коррекции

Чек коррекции 

Сформировать чек коррекции надо сразу после обнаружения ошибки. Теоретически это можно сделать с любой день после ошибочной продажи. Но тянуть не стоит: если покупатель обратиться в налоговую с жалобой раньше, чем вы произведете коррекции, оправдаться будет сложнее.

Как избежать

Алгоритм действий такой же, как и в предыдущих случаях. Контролируйте продавцов, применяйте видеосъемку и используйте другие технические средства.

Заключение

Любую болезнь куда проще предупредить, чем лечить. Это касается и ошибочно пробитых кассовых чеков. Контролируйте персонал, применяйте современные технические средства и проблем не будет.

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Читайте также

Ведёте учёт в тетрадке или экселе? Пройдите бесплатный е-мейл курс —
Как увеличить прибыль, победив бардак в складском и финансовом учёте

Товароучетная система

  • Настройка автоматизации учёта товаров “под ключ”
  • Списание остатков в реальном времени
  • Учёт закупок и заказов поставщикам
  • Встроенная программа лояльности
  • Онлайн-касса под 54-ФЗ

Обеспечиваем оперативную поддержку по телефону,
помогаем загрузить товарную базу и поставить кассу на учёт.

Испытайте все возможности бесплатно!

Электронная почта*
Электронная почта*

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации