Виртуальный склад в товароучетной системе розничного и интернет-магазина: зачем нужен, чем удобен как подключить
Признайтесь: склада вашего магазина не всегда бывает достаточно для того, чтобы отсортировать все товары по группам и категориям. И дело не всегда в его размерах: при большой номенклатуре нереально выделить отдельное место хранения для каждого сегмента. Вот и лежат по соседству полуфабрикаты с заморозкой, а обувь с верхней одеждой. Между тем, выход существует: можно использовать товароучетную программу с функцией виртуального склада. Такой софт позволяет превратить одно помещение в несколько складов по щелчку пальца, что очень удобно для зонирования. Заинтересованы? Тогда прочитайте нашу статью.
Кому будет полезна статья
Вообще всем, кто занимается розничной и оптовой торговлей в любом ее проявлении, вне зависимости от сферы деятельности и формата продаж. Перечислим основные категории:
- розничные оффлайн-магазины. Им программа будет полезна для более тщательного учета товаров внутри физического склада. Казалось бы, здесь все относительно просто: есть склад, на котором лежит товар. Но часто бывает, что отыскать нужную позицию на полке непросто, особенно при ощутимом ассортименте в несколько сотен наименований. Виртуальный склад решает эту задачу на отлично: он выполняет функцию зонирования площадей. Зайдя в программу, ответственное лицо сходу видит, на какой конкретно полке или стеллаже лежит та или иная позиция. Даже не нужно ничего маркировать, подписывать или помечать. Внутренняя логистика регулируется виртуальным складом;
- интернет-магазины. В e-commerce часто бывает так, что у магазина вообще нет физического склада. Весть товар находится на складах поставщиков, дропшипперов, служб доставки и так далее. При этом вести складской учет строго необходимо, чтобы контролировать наличие товара. Виртуальный склад решает и эту задачу. В программу можно завести любые позиции вне зависимости от того, где они находятся физически;
- предприятия общественного питания, а также бары, кофейни, доставка еды и фаст-фуда. Знать о фактическом наличии ингредиентов мало, нужно иметь представление, что и где находится. К тому же, применение товароучетных систем параллельно решает еще ряд задач: контроль сроков годности продуктов питания, ведение технологических карт для приготовления блюд, поддержка программ лояльности для постоянных клиентов;
- любые другие виды торговли: строительные рынки, оптовая торговля и даже сфера услуг, когда в работе используются собственные материалы. Если у вас фирма по ремонту и отделке квартир, есть склад со стройматериалами и комплектующими, вы вполне можете облегчить работу, внедрив виртуальный склад.
Что такое виртуальный склад и для чего он необходим
Представьте себе стандартный склад розничного магазина. Как правило, это некое помещение с полками, стеллажами, контейнерами и прочим складским оборудованием. Но нас интересует не столько техническое оснащение, сколько формат ведения складского учета. Не удивляйтесь, но львиная доля предпринимателей вообще не ведет учет ни в каком виде. Есть продавец или кладовщик, которые более или менее представляют, где и что находится. Ключевое слово - более или менее. Понятие означает, что четкость и точность учета всегда оставляет желать лучшего. Это тянет за собой ряд возможных сбоев в работе:
- ходовой товар заканчивается в самый разгар продаж. Кладовщик просто не успевает вручную отследить и заказать у поставщика нужные позиции;
- позиции долго ищутся, особенно при больших номенклатуре и площади склада. Для того, чтобы найти нужный товар, требуется большое количество времени;
- следствие предыдущего пункта: часто заявки у поставщиков дублируются из-за того, что позицию просто не нашли на полке. Не нашли, значит закончилось, а раз закончилось - надо заказать. А потом оказывается, что товар в наличии был, просто его не обнаружили. О последствиях говорить не нужно: это лишние расходы, нерациональное использование складских площадей, закончившиеся сроки годности скоропортящегося продукта;
- большое количество ручной работы. Кладовщики и продавцы вынуждены вечно все контролировать, фиксировать внутренние перемещения товаров на складе, делать пометки в тетрадях и журналах;
- все завязано на одном человеке. Том самом, который знает, где и что лежит на складе. Кладовщик ушел в отпуск, заболел или уволился - без него на поиск нужных товаров уходит гораздо больше времени. А то вообще ничего не удается отыскать.
Как работает кладовщик
Не сильно облегчает задачу и ведение складского учета в тетрадях, журналах и даже Excel-таблицах. Эти инструменты решают вопрос лишь отчасти. Основные недостатки - ручной труд, отсутствие прозрачности, человеческий фактор, никуда не деваются. К тому же, такой подход предполагает лишние операции на самом складе. Полки с товаром надо подписывать, маркировать и так далее.
Пример ведения учета товаров в таблице Excel
Все эти вопросы решает применение товароучетной программы с виртуальными складами. Работает все просто: вы заводите внутри системы сколько угодно условных складов, в которых товары отсортированы по определенным признакам. После этого поиск продукта можно осуществлять только по наименованию позиции. Ввел в строку поиска “Молоко элитное 3,2% жирности” и вуаля: система показывает, на какой полке склада находится это самое молоко. Все, что остается сделать кладовщику или продавцу - это пойти на склад, взять со стеллажа коробку и отнести ее в торговый зал для выкладки на витрину. Легко и просто. Максимум, что потребуется дополнительно - пронумеровать места складского хранения: полки, стеллажи и другое оборудование.
Система работает и от обратного. Допустим, складов не один, а несколько. Причем товарные позиции на них дублируются - фактически на полках лежит одно и то же. Виртуальный склад, при этом, может быть один. В него занесены товары по сквозному принципу. Короче, система может работать в любых сочетаниях реального и виртуального складов, в зависимости от поставленных задач.
Для интернет-магазинов такой подход вообще бесценен. Особенно он касается продавцов, не имеющих физического склада. Товары просто заводятся в товароучетку и виртуальный склад, после чего можно посмотреть, на складе какого поставщика они находятся. Если еще и наладить электронный документооборот между контрагентами, ведение товароучета будет происходить в онлайн-режиме. Получается, как в известном мультфильме про суслика. Склада нет, но он есть.
Достоинства и недостатки товароучетных программ с виртуальным складом
Подход имеет куда больше положительных сторон, чем явных недостатков.
Плюсы:
- возможность вести любое количество виртуальных складов внутри одного или нескольких физических. Это особенно важно для магазинов, где категорий продукции очень много: продуктовых точек, магазинов строительных материалов, одежды, обуви, аксессуаров;
- можно заполучить условный склад вообще без физического. Для программы абсолютно неважно, где лежат позиции - на площадях поставщика или где-то еще. А учет при этом получается полноценным чуть более, чем полностью;
- учет внутренней логистики. Что-то переложили с полки на полку, унесли на другой склад, поместили на витрину магазина - все это моментально отражается в системе;
- полная независимость от человеческого фактора. Все контролирует компьютерная программа. Теперь информацией владеет не один сотрудник, а любой человек, наделенный правами доступа к системе. Теоретически любой работник с соответствующим допуском может одним нажатием клавиши узнать размещение товарных позиций на складе. Складской учет становится прозрачным, как слеза младенца: никаких белых пятен, пересортицы и прочих нехороших вещей.
Тарифы системы учета “ЕКАМ”
Минусы (их немного):
- товароучетные программы стоят денег. Правда, затраты с лихвой окупаются за счет оптимизации бизнес-процессов и экономии на персонале;
- для внедрения программ товароучета в магазине должен быть стабильный и устойчивый доступ к сети интернет. Но он необходим по умолчанию, например, для работы контрольно-кассового оборудования (онлайн-касс). Современные программы складского учета основаны на облачных технологиях, когда вся информация хранится на серверах оператора услуги;
- нужно обучить персонал приемам работы с товароучетными программами. Иногда это бывает сложно: рядовым сотрудникам привычнее работать по старинке, с журналами и тетрадями. Они неохотно принимают все новое. Но когда научатся, сами не захотят возвращаться к старым приемам работы. Да еще и скажут, мол, и как мы раньше все в тетрадях писали, это же неудобно!
Как внедрить виртуальный склад
Вот как это выглядит пошагово. Итак, что нужно сделать:
- Выбрать подходящую товароучетную программу. В контексте рассматриваемого материала главное, чтобы система поддерживала функцию виртуальных складов. Для этих целей подойдет товароучетная система “ЕКАМ”. Выбор товароучетки зависит от специфики бизнеса, бюджета на внедрение и других факторов. Все товароучетные системы имеют линейку тарифов - от бюджетных до продвинутых. Для небольшого розничного или интернет-магазина с парой сотрудников вполне достаточно начального уровня. При масштабировании можно переходить на что-то более забористое.
- Зарегистрировать личный кабинет и оплатить стоимость тарифного плана.
- Загрузить базу товаров с внешних источников. Хорошие программы поддерживают выгрузку из всех популярных форматов - csv, xls 1С и так далее. Можно импортировать базы из прайс-листов поставщиков. При отсутствии таких возможностей базы можно создать и вручную.
- Определить признаки, по которым будут группироваться товары на виртуальном складе. Например, внутри физического склада может быть склад молочной продукции, полуфабрикатов, хлебобулочных изделий и так далее.
- Создать виртуальный склад и завести в него группы товаров согласно предыдущего пункта. Специфика работы зависит от функционала и интерфейса выбранной товароучетной программы.
- Указать размещение позиций из виртуального склада внутри физического. Напротив каждой позиции или категории указывается номер полки или стеллаж, на котором она находится по факту.
- Если речь идет об интернет-магазине, подход будет таким же. Разница в том, что вместо физического склада в программе будут отображаться товары на складах поставщиков.
- Теперь можно начинать работать. После всех операций склад имеет четкое зонирование. Узнать место хранения позиции можно из любой точки земного шара, где есть доступ к сети интернет.
Заключение
Применение программ складского учета значительно снижает издержки, оптимизирует бизнес-процессы и облегчает работу персонала. Попутно снижается риск ошибок, связанных с действиями сотрудников. В совокупности вы получаете увеличение прибыли, сокращение затрат и конкурентные преимущества. Этих доказательств вполне достаточно, чтобы начать использовать виртуальные склады уже сейчас. За дело!