← Блог о торговле

Виртуальный склад в товароучетной системе розничного и интернет-магазина: зачем нужен, чем удобен как подключить

Признайтесь: склада вашего магазина не всегда бывает достаточно для того, чтобы отсортировать все товары по группам и категориям. И дело не всегда в его размерах: при большой номенклатуре нереально выделить отдельное место хранения для каждого сегмента. Вот и лежат по соседству полуфабрикаты с заморозкой, а обувь с верхней одеждой. Между тем, выход существует: можно использовать товароучетную программу с функцией виртуального склада. Такой софт позволяет превратить одно помещение в несколько складов по щелчку пальца, что очень удобно для зонирования. Заинтересованы? Тогда прочитайте нашу новую статью.

Кому будет полезна статья

Вообще всем, кто занимается розничной и оптовой торговлей в любом ее проявлении, вне зависимости от сферы деятельности и формата продаж. Перечислим основные категории:

  • розничные оффлайн-магазины. Им программа будет полезна для более тщательного учета товаров внутри физического склада. Казалось бы, здесь все относительно просто: есть склад, на котором лежит товар. Но часто бывает, что отыскать нужную позицию на полке непросто, особенно при ощутимом ассортименте в несколько сотен наименований. Виртуальный склад решает эту задачу на отлично: он выполняет функцию зонирования площадей. Зайдя в программу, ответственное лицо сходу видит, на какой конкретно полке или стеллаже лежит та или иная позиция. Даже не нужно ничего маркировать, подписывать или помечать. Внутренняя логистика регулируется виртуальным складом;
  • интернет-магазины. В e-commerce часто бывает так, что у магазина вообще нет физического склада. Весть товар находится на складах поставщиков, дропшипперов, служб доставки и так далее. При этом вести складской учет строго необходимо, чтобы контролировать наличие товара. Виртуальный склад решает и эту задачу. В программу можно завести любые позиции вне зависимости от того, где они находятся физически;
  • предприятия общественного питания, а также бары, кофейни, доставка еды и фаст-фуда. Знать о фактическом наличии ингредиентов мало, нужно иметь представление, что и где находится. К тому же, применение товароучетных систем параллельно решает еще ряд задач: контроль сроков годности продуктов питания, ведение технологических карт для приготовления блюд, поддержка программ лояльности для постоянных клиентов;
  • любые другие виды торговли: строительные рынки, оптовая торговля и даже сфера услуг, когда в работе используются собственные материалы. Если у вас фирма по ремонту и отделке квартир, есть склад со стройматериалами и комплектующими, вы вполне можете облегчить работу, внедрив виртуальный склад.

Что такое виртуальный склад и для чего он необходим

Представьте себе стандартный склад розничного магазина. Как правило, это некое помещение с полками, стеллажами, контейнерами и прочим складским оборудованием. Но нас интересует не столько техническое оснащение, сколько формат ведения складского учета. Не удивляйтесь, но львиная доля предпринимателей вообще не ведет учет ни в каком виде. Есть продавец или кладовщик, которые более или менее представляют, где и что находится. Ключевое слово - более или менее. Понятие означает, что четкость и точность учета всегда оставляет желать лучшего. Это тянет за собой ряд возможных сбоев в работе:

  • ходовой товар заканчивается в самый разгар продаж. Кладовщик просто не успевает вручную отследить и заказать у поставщика нужные позиции;
  • позиции долго ищутся, особенно при больших номенклатуре и площади склада. Для того, чтобы найти нужный товар, требуется большое количество времени;
  • следствие предыдущего пункта: часто заявки у поставщиков дублируются из-за того, что позицию просто не нашли на полке. Не нашли, значит закончилось, а раз закончилось - надо заказать. А потом оказывается, что товар в наличии был, просто его не обнаружили. О последствиях говорить не нужно: это лишние расходы, нерациональное использование складских площадей, закончившиеся сроки годности скоропортящегося продукта;
  • большое количество ручной работы. Кладовщики и продавцы вынуждены вечно все контролировать, фиксировать внутренние перемещения товаров на складе, делать пометки в тетрадях и журналах;
  • все завязано на одном человеке. Том самом, который знает, где и что лежит на складе. Кладовщик ушел в отпуск, заболел или уволился - без него на поиск нужных товаров уходит гораздо больше времени. А то вообще ничего не удается отыскать.

Как работает кладовщик

Как работает кладовщик 

Не сильно облегчает задачу и ведение складского учета в тетрадях, журналах и даже Excel-таблицах. Эти инструменты решают вопрос лишь отчасти. Основные недостатки - ручной труд, отсутствие прозрачности, человеческий фактор, никуда не деваются. К тому же, такой подход предполагает лишние операции на самом складе. Полки с товаром надо подписывать, маркировать и так далее.

Пример ведения учета товаров в таблице Excel

Пример ведения учета товаров в таблице Excel

Все эти вопросы решает применение товароучетной программы с виртуальными складами. Работает все просто: вы заводите внутри системы сколько угодно условных складов, в которых товары отсортированы по определенным признакам. После этого поиск продукта можно осуществлять только по наименованию позиции. Ввел в строку поиска “Молоко элитное 3,2% жирности” и вуаля: система показывает, на какой полке склада находится это самое молоко. Все, что остается сделать кладовщику или продавцу - это пойти на склад, взять со стеллажа коробку и отнести ее в торговый зал для выкладки на витрину. Легко и просто. Максимум, что потребуется дополнительно - пронумеровать места складского хранения: полки, стеллажи и другое оборудование.

Система работает и от обратного. Допустим, складов не один, а несколько. Причем товарные позиции на них дублируются - фактически на полках лежит одно и то же. Виртуальный склад, при этом, может быть один. В него занесены товары по сквозному принципу. Короче, система может работать в любых сочетаниях реального и виртуального складов, в зависимости от поставленных задач.

Для интернет-магазинов такой подход вообще бесценен. Особенно он касается продавцов, не имеющих физического склада. Товары просто заводятся в товароучетку и виртуальный склад, после чего можно посмотреть, на складе какого поставщика они находятся. Если еще и наладить электронный документооборот между контрагентами, ведение товароучета будет происходить в онлайн-режиме. Получается, как в известном мультфильме про суслика. Склада нет, но он есть.

Достоинства и недостатки товароучетных программ с виртуальным складом

Подход имеет куда больше положительных сторон, чем явных недостатков.

Плюсы:

  • возможность вести любое количество виртуальных складов внутри одного или нескольких физических. Это особенно важно для магазинов, где категорий продукции очень много: продуктовых точек, магазинов строительных материалов, одежды, обуви, аксессуаров;
  • можно заполучить условный склад вообще без физического. Для программы абсолютно неважно, где лежат позиции - на площадях поставщика или где-то еще. А учет при этом получается полноценным чуть более, чем полностью;
  • учет внутренней логистики. Что-то переложили с полки на полку, унесли на другой склад, поместили на витрину магазина - все это моментально отражается в системе;
  • полная независимость от человеческого фактора. Все контролирует компьютерная программа. Теперь информацией владеет не один сотрудник, а любой человек, наделенный правами доступа к системе. Теоретически любой работник с соответствующим допуском может одним нажатием клавиши узнать размещение товарных позиций на складе. Складской учет становится прозрачным, как слеза младенца: никаких белых пятен, пересортицы и прочих нехороших вещей.

Тарифы системы учета ЕКАМ

Тарифы системы учета “ЕКАМ”

Минусы (их немного):

  • товароучетные программы стоят денег. Правда, затраты с лихвой окупаются за счет оптимизации бизнес-процессов и экономии на персонале;
  • для внедрения программ товароучета в магазине должен быть стабильный и устойчивый доступ к сети интернет. Но он необходим по умолчанию, например, для работы контрольно-кассового оборудования (онлайн-касс). Современные программы складского учета основаны на облачных технологиях, когда вся информация хранится на серверах оператора услуги;
  • нужно обучить персонал приемам работы с товароучетными программами. Иногда это бывает сложно: рядовым сотрудникам привычнее работать по старинке, с журналами и тетрадями. Они неохотно принимают все новое. Но когда научатся, сами не захотят возвращаться к старым приемам работы. Да еще и скажут, мол, и как мы раньше все в тетрадях писали, это же неудобно!

Как внедрить виртуальный склад

Вот как это выглядит пошагово. Итак, что нужно сделать:

  1. Выбрать подходящую товароучетную программу. В контексте рассматриваемого материала главное, чтобы система поддерживала функцию виртуальных складов. Для этих целей подойдет товароучетная система “ЕКАМ”. Выбор товароучетки зависит от специфики бизнеса, бюджета на внедрение и других факторов. Все товароучетные системы имеют линейку тарифов - от бюджетных до продвинутых. Для небольшого розничного или интернет-магазина с парой сотрудников вполне достаточно начального уровня. При масштабировании можно переходить на что-то более забористое.
  2. Зарегистрировать личный кабинет и оплатить стоимость тарифного плана.
  3. Загрузить базу товаров с внешних источников. Хорошие программы поддерживают выгрузку из всех популярных форматов - csv, xls 1С и так далее. Можно импортировать базы из прайс-листов поставщиков. При отсутствии таких возможностей базы можно создать и вручную.
  4. Определить признаки, по которым будут группироваться товары на виртуальном складе. Например, внутри физического склада может быть склад молочной продукции, полуфабрикатов, хлебобулочных изделий и так далее.
  5. Создать виртуальный склад и завести в него группы товаров согласно предыдущего пункта. Специфика работы зависит от функционала и интерфейса выбранной товароучетной программы.
  6. Указать размещение позиций из виртуального склада внутри физического. Напротив каждой позиции или категории указывается номер полки или стеллаж, на котором она находится по факту.
  7. Если речь идет об интернет-магазине, подход будет таким же. Разница в том, что вместо физического склада в программе будут отображаться товары на складах поставщиков.
  8. Теперь можно начинать работать. После всех операций склад имеет четкое зонирование. Узнать место хранения позиции можно из любой точки земного шара, где есть доступ к сети интернет.

Заключение

Применение программ складского учета значительно снижает издержки, оптимизирует бизнес-процессы и облегчает работу персонала. Попутно снижается риск ошибок, связанных с действиями сотрудников. В совокупности вы получаете увеличение прибыли, сокращение затрат и конкурентные преимущества. Этих доказательств вполне достаточно, чтобы начать использовать виртуальные склады уже сейчас. За дело!

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Читайте также

Ведёте учёт в тетрадке или экселе? Пройдите бесплатный е-мейл курс —
Как увеличить прибыль, победив бардак в складском и финансовом учёте

Товароучетная система

  • Настройка автоматизации учёта товаров “под ключ”
  • Списание остатков в реальном времени
  • Учёт закупок и заказов поставщикам
  • Встроенная программа лояльности
  • Онлайн-касса под 54-ФЗ

Обеспечиваем оперативную поддержку по телефону,
помогаем загрузить товарную базу и поставить кассу на учёт.

Испытайте все возможности бесплатно!

Электронная почта*
Электронная почта*

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации