← Блог о торговле и предпринимательстве

Таблица учета товара в Excel - варианты оформления

Внедрение современных WMS систем управления складом оправдано только при большом ассортименте и интенсивном товарообороте. При наличии всего нескольких операций в день и незначительной номенклатуре автоматизировать складские действия удобно с помощью таблицы учета товаров Excel. Функционал табличного редактора достаточен для упорядочивания приходно-расходных операций и вывода информации об остатках продукции.

Правила учета товара в экселе

Собственники магазинов зачастую сами пытаются организовать учет прихода и расхода товара в Excel. Для этого достаточно базовых умений работы с таблицами и минимальных усилий по самообучению нескольким новых функциям программы.

Учет товаров в эксель требует знания основных математических функций

Учет товаров в эксель требует знания основных математических функций

Первоначальному формированию структуры файла Excel необходимо уделять особое внимание. Желательно предусмотреть в строке характеристик товаров большое количество столбцов для обозначения артикула, сорта, производителя и прочего. Ведь затем по каждому параметру можно будет настроить фильтр.

Не помешает наличие дополнительных полей и при записи приходно-расходных операций. В этом случае актуальны будут значения с ФИО ответственных за передачу продукции лиц, формой оплаты, датой истечения отсрочки и прочих.

При первоначальном заполнении таблицы учета прихода и расхода товара в Excel нужно провести в магазине инвентаризацию. После неё придется постоянно вести точные записи всех операций в хронологическом порядке. Ошибка в дате может привести к невозможности расчета формулы и сбою во всем файле. Поэтому ведением таблицы эксель для учета товара придется заниматься без перерыва.

Что дает ведение учета магазина в Excel?

Функционал таблицы учета товара в Excel, скачать которую можно в интернете, довольно слаб. Свободно распространяемые версии часто содержат скрытые формулы и им тяжело обучаться.

Интерфейс таблицы учета товара в эксель не должен быть сливающимся

Интерфейс таблицы учета товара в эксель не должен быть сливающимся

Базовыми возможностями таблиц складского учета являются:

  1. Запись параметров приходных и расходных документов, количества указанного в них товара, его цены.
  2. Отображение текущих остатков по каждой номенклатурной позиции.
  3. Ведение справочников товаров для автоматизации заполнения граф.
  4. Формирование оборотной ведомости.
  5. Редактирование торговых наценок.

На этом основные функции таблиц эксель для учета товара заканчиваются. Однако используя уже представленные в файле данные, можно добиться расширения его возможностей. Несложные манипуляции помогут добавить следующее:

  1. Печать ордеров на основе выбранных документов.
  2. Отображение валовой прибыли за период.
  3. Возможность отображения скидок.
  4. Формирование актуального прайса на основе остатков товара.
  5. Ведение клиентской базы.

Некоторые предприниматели задумываются, как сделать таблицу учета товаров в Excel ещё более функциональной. Однако расширение её возможностей может привести к нестабильности, внутренним ошибкам и потере данных. Поэтому при увеличении потребности в мощности обработки информации рекомендуется использовать программы для учета товаров, разработанные специально для этих целей.

Составление таблицы учета товара Excel

Обычная таблица учета товара в Excel, шаблон которой будет разобран далее, представляет собой не самую сложную конструкцию. Для её грамотного составления понадобится 1-2 дня времени, наличие базы клиентов, товаров и остатков продукции. Не помешает привлечение к этому процессу опытных пользователей Excel, что значительно ускорит достижение цели и позволит избежать грубых ошибок.

Создание справочников

Первоочередной задачей автоматизации учета в магазине является составление справочников товаров, поставщиков, покупателей, форм оплаты и прочих повторяющихся в документах элементов. Для каждого из них можно использовать отдельный лист или уместить все данные на одном.

Справочник представляет собой расположенный построчно список с шаблонной информацией. В шапке указываются обозначения столбцов. Верхнюю строку нужно зафиксировать с помощью меню «Вид»-«Закрепить области». В этом случае обозначения столбцов будут всегда видны сверху, а список можно будет свободно перелистывать вниз.

Справочник покупателей в таблице эксель для учета товаров

Справочник покупателей в таблице эксель для учета товаров

Указанная форма справочника может быть и другой. Всё зависит от потребностей складского учета и желания предпринимателя заполнять те или иные графы. При наличии нескольких мест хранения товара будет целесообразно создать соответствующий справочник, чтобы знать остатки на каждом складе.

Справочник номенклатуры товаров в таблице эксель

Справочник номенклатуры товаров в таблице эксель

Оформление справочников, их заголовков в таблице учета магазина рекомендуется осуществлять с использованием разных цветов и шрифтов. Это позволяет быстрее фиксировать взгляд на нужных данных и ускоряет работу.

Формирование выпадающих списков

Чтобы при заполнении приходных документов каждый раз не вводить наименование поставщика или товара, настраивается автоматизированный выбор этих значений из списка справочника. Для этого используется команда «Данные»-«Проверка данных». В появившемся окне выбираем тип данных «Список», а затем в поле источник указываем полный перечень значений из справочника. После этого в ячейке появится возможность выбирать параметр из выпадающего списка.

Меню выбора источника данных для выпадающего списка

Меню выбора источника данных для выпадающего списка

Не нужно забывать настраивать формат отображаемых данных, чтобы понимать, в каких единицах измерения ведется учет товаров в эксель.

Однако при заполнении приходных или расходных документов некоторые значения всё же придется забивать руками.

Использование впадающего списка при заполнении номенклатуры продукции

Использование впадающего списка при заполнении номенклатуры продукции

К ним относятся:

  • дата документа;
  • количество товара;
  • номер документа;
  • прочие часто меняющиеся параметры.

При помощи встроенных в Excel инструментов можно добиться автоматического заполнения нескольких столбцов на основании данных справочника. Однако настроить этот функционал самостоятельно без глубоких знаний программы вряд ли удастся.

Самому же можно добавить элементарные формулы, например, указать столбец с суммарной стоимостью товара, умножив количество на цену.

Указанным выше образом формируются листы также «Приход» и «Расход». Их отдельное ведение удобно для последующего быстрого поиска нужного документа.

Формирование оборотной ведомости

В таблице учета товара Excel, пример которой приведен выше, не обойтись без формирования оборотной ведомости за период. Для этого используется функция СУММЕСЛИМН и другие математические алгоритмы. Инструкцию по работе с теми или иными инструментами Excel всегда можно посмотреть в интернете на официальном сайте программы

Пример оборотной ведомости в таблице товарного учета

Пример оборотной ведомости в таблице товарного учета

Сделать оборотную ведомость самостоятельно можно, но придется разобраться в некоторых функциях табличного редактора. Навыков программирования здесь не требуется.

На отдельном листе можно оформить информацию о товарных остатках, чтобы понимать необходимость закупки той или иной позиции ассортимента.

Отслеживание критических остатков

Ведение учета товара в магазине в Excel можно настроить таким образом, чтобы на листе с остатками продукции выводилась информация и о необходимости закупки той или иной позиции ассортимента. Далее будет рассмотрен простейший пример, как оформить это в табличном редакторе.

Автоматическое определение экселем необходимости пополнения складских запасов

Автоматическое определение экселем необходимости пополнения складских запасов

В предложенном примере имеется три места хранения товара с указанием остатков в каждом из них. С помощью функции ЕСЛИ(ИЛИ…) можно настроить автоматическую проверку соблюдения нормы запаса по каждому складу. Итоговая формула будет выглядеть следующим образом:

ЕСЛИ(ИЛИ(C3<3;D3<3;E3<3);«Необходимо пополнение склада»;«Товара достаточно»).

Таким образом, при падении остатков в каком-либо месте хранения меньше трех единиц, пользователь увидит сообщение о необходимости закупки или внутреннего перемещения товара. Этим же образом можно мониторить обратный процесс – затаривание определенной номенклатурной позицией. Используемая формула очень проста и может быть всегда добавлена в готовую таблицу.

Возможности Excel уступают таковым в программах складского учета

Возможности Excel уступают таковым в программах складского учета

Указанный способ мониторинга значений применим не только к складским остаткам. Аналогично можно анализировать следующие показатели:

  • объемы выполненных работ или продаж в разрезе сотрудников;
  • прирост валового оборота или прибыли;
  • выявление спадов торговли по определенным группам товаров и другие показатели.

Эксель может представить предпринимателям множество аналитических инструментов при учете в нем розничных продаж. Одна из его сложностей заключается в малом количестве профессионального обучающего материала и необходимости самостоятельно составлять все формулы.

Плюсы учета товаров в магазине в эксель

Популярность программы Эксель для учета поступлений и продаж в розничной торговле обусловлена следующими её преимуществами:

  • для работы достаточно даже «слабых» компьютеров, выпущенных более 10 лет назад;
  • распространяется программа для учета товара в магазине бесплатно, в результате Excel финансово доступен каждому предпринимателю;
  • легкость составления простейших учетных таблиц;
  • отсутствие необходимости в сервисной поддержке приложения;
  • возможность скопировать файл и работать с ним на любом компьютере;
  • простота построение диаграмм и графиков;
  • неограниченные возможности в расширении функциональности программы;
  • пользователь всегда может добавить инструменты анализа, необходимые именно в его бизнесе.

Использование макросов значительно повышает функциональность таблиц Эксель

Использование макросов значительно повышает функциональность таблиц Эксель

Таким образом, для бизнеса с небольшими оборотами ведение учета товара в Excel является довольно привлекательным. Этот способ доступен, надежен, хотя и не лишен определенных недостатков. Но при необходимости расширения бизнеса стоит сразу обратить внимание на программы складского учета, специально разработанные для этих задач.

Минусы товарного учета в Excel

Табличные редакторы не создавались специально для ведения учета в розничной торговле, поэтому их функциональность в этой сфере невысока. Эксель помогает предпринимателям вести торговую деятельность, но он обладает рядом недостатков.

Программы для учета товаров поддерживают ведение базы в облачных сервисах

Программы для учета товаров поддерживают ведение базы в облачных сервисах

Среди них можно выделить следующие:

  • необходимость выявлять и исправлять системные ошибки в таблице самостоятельно;
  • большое количество вносимой вручную информации;
  • возможность наличия незаметных ошибок, искажающих общие отчеты;
  • несовместимость с бухгалтерскими приложениями;
  • отсутствие встроенных инструментов поиска ошибок и несоответствий;
  • невозможность масштабирования программы;
  • высокая вероятность потери данных при повреждении файлов вирусом на локальном компьютере;
  • сложность настройки печатных форм документов;
  • отсутствие многопользовательского режима;
  • минимальная функциональность в сфере планирования закупок;
  • сложность добавления полей в готовый к работе файл.

Хотя компьютер сейчас есть в каждом доме, популярность программы Excel вряд ли можно назвать высокой. Работа в ней, даже на начальном уровне, требует определенных знаний, что несколько ограничивает распространенность этого приложения в бухгалтерии.

Людям проще использовать платную программу для учета товаров, в которой нет ошибок, и присутствует широкий функционал. Стоят такие приложения недорого, но при этом значительно облегчают ведение розничного бизнеса. Поэтому при открытии магазина или склада рекомендуется планировать сразу приобретение профессиональных программ для учета товаров, а не пытаться организовать его в малофункциональном редакторе Excel.

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Читайте также

Бесплатный складской учет

  • закупки, оприходование и инвентаризация;
  • отчеты по товарам и продажам;
  • расчет прибыльности;
  • управленческая отчетность (отчет о прибылях и убытках).

Действительно бесплатный учет, попробуйте!

Электронная почта*
Электронная почта*

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации