← Блог о торговле и предпринимательстве

Аутсорсинг инвентаризации – стоит ли доверять учет чужим компаниям?

Отечественные предприятия привыкли проводить инвентаризацию своими силами и преимущественно «для галочки». Однако руководители, которые проработали значительное время в западных компаниях, стараются предоставить право проведения этой процедуры сторонним организациям. Причиною того, что аутсорсинг инвентаризации слабо развит в нашей стране является, прежде всего, непонимание преимуществ и выгод такого решения.

Когда предпочтителен аутсорсинг?

Для инвентаризации может быть много причин. В ряде случаев она проводится формально лишь для выполнения бухгалтерских или корпоративных правил. В таком случае аутсорсинг инвентаризации нецелесообразен, так как конечная цель изначально скомпрометирована. Но иногда руководству действительно нужна реальная картина запасов и других материальных ценностей.

Аутсорсинговые услуги развиты преимущественно в крупных городах

Аутсорсинговые услуги развиты преимущественно в крупных городах

Привлечение сторонних организаций к инвентаризации актуально в таких ситуациях:

  • переезд предприятия, его реорганизация, продажа или ликвидация;
  • передача имущества в залог или аренду;
  • смена материально ответственных лиц;
  • в конце года перед составлением бухгалтерской отчетности;
  • при подозрении на недостачу ТМЦ;
  • после стихийных бедствий;
  • при автоматизации торговли или всего магазина;
  • плановая циклическая инвентаризация: полная или частичная.

В перечисленных ситуациях предприятию или его контрагентам действительно нужна реальная картина о наличии материальных ценностей. Поэтому в таких случаях без аутсорсинга инвентаризации не обойтись.

Перечень предлагаемых на аутсорсинге услуг

Обычно одним пересчетом материальных активов перечень предоставляемых на аутсорсинге услуг по инвентаризации не заканчивается. Компании могут помогать решать и другие вопросы.

Проводить инвентаризацию в автоматизированном магазине намного проще

Проводить инвентаризацию в автоматизированном магазине намного проще

Основными предоставляемыми услугам являются:

  • проведение частичной или полной инвентаризации;
  • сопоставление фактических данных со сведениями бухгалтерского учета;
  • выявление причин недостач или излишков;
  • документальное оформление расхождений, списаний, оприходования излишков;
  • консультирование по отображению результатов инвентаризации в налоговом учете;
  • маркировка ТМЦ номерами и бирками;
  • составление актуального списка ТМЦ;
  • оценка расходов на автоматизацию учета материальных ценностей, составление соответствующих проектов.

Таким образом, компании, занимающиеся инвентаризацией на аутсорсинге, могут комплексно решать проблемы учета материальных активов. Они не только пересчитывают товар, но и предупреждают возникновение проблем с ТМЦ в будущем.

На что обратить внимание в договоре?

Любой аутсорсинг предоставляет собой выполнение определенной работы на договорной основе. Чтобы возникало меньше споров о качестве предоставленных сторонней компанией услуг по инвентаризации, нужно четко оговаривать их перечень, стоимость и другие условия договора.

Все условия проведения пересчета ТМЦ должны быть оговорены в договоре

Все условия проведения пересчета ТМЦ должны быть оговорены в договоре

Особое внимание следует уделить следующим нюансам:

  1. Четко определить объект пересчета (складские запасы, основные средства и т.д.), его местонахождение. При долгосрочном сотрудничестве это можно указывать в приложениях к договору.
  2. Указать точное время, когда сотрудники аутсорсинговой компании могут проводить пересчет. Иногда целесообразно провести ночную инвентаризацию.
  3. Определить граничные сроки предоставления результатов инвентаризации.
  4. Обозначить цену услуги пересчета единицы товара по каждому объекту инвентаризации, чтобы не было проблем с определением её общей стоимости из-за колебаний объема работы.
  5. Указать пункт о конфиденциальности сведений, полученных в процессе инвентаризации представителями аутсорсинговой компании. Также можно предусмотреть ответственность за разглашение информации.
  6. Предусмотреть возможность досмотра сотрудников аутсорсинговой компании и наблюдения за ними в процессе работы.
  7. Оговорить формат отчета об инвентаризации, указать полный перечень содержащихся в нем пунктов.
  8. Описать аппаратные средства, которые должны применять при проведении автоматизированной инвентаризации. Это необходимо для определения ответственной стороны при невозможности использования техники аутсорсинговой компании для сканирования идентификационных меток заказчика.

Учет перечисленных нюансов позволит обеим сторонам сделки избежать споров о результатах инвентаризации и её стоимости.

Процедура инвентаризации на аутсорсинге

С процедурой проведения инвентаризации на аутсорсинге следует ознакомиться заранее. В процессе могут использоваться определенные ресурсы и информация заказчика, поэтому запросы проверяющих сотрудников об их предоставлении не должны быть неожиданными.

Перед инвентаризацией желательно систематизировать складские запасы

Перед инвентаризацией желательно систематизировать складские запасы

В целом, процедура инвентаризации состоит из следующих этапов:

  1. Подписание договора.
  2. Формирование реестров инвентаризируемого имущества, их перенос на терминалы сбора данных работников аутсорсинговой компании.
  3. Маркировка, при необходимости, всех инвентаризируемых ТМЦ.
  4. Непосредственный пересчет активов.
  5. Формирование отчета.
  6. Бухгалтерское оформление недостач, пересортиц, излишков и прочих фактов, выявленных при инвентаризации.
  7. Предоставление рекомендаций по автоматизации складского учета и предупреждению ошибок в будущем.

Проводить пересчет товара можно и вручную, но лучше делать это с применением сканеров штрихкодов или RFID-меток. Неавтоматизированные процессы стоят намного дороже, поэтому при желании регулярно пользоваться аутсорсингом инвентаризации, нужно задуматься об автоматизации торговли. Для этого используется программа складского учета товаров в комплексе с определенным оборудованием.

Идентификация каждой единицы ТМЦ с помощью меток поможет не только удешевить проведение инвентаризации на аутсорсинге, но и ускорить процесс продаж на кассе.

Преимущества аутсорсинга инвентаризации

Применение аутсорсинга при инвентаризации имеет целый ряд преимуществ, о которых руководители зачастую даже не подозревают.

Инвентаризация собственными силами отнимает много времени у работников бухгалтерии

Инвентаризация собственными силами отнимает много времени у работников бухгалтерии

К таким выгодам относят:

  1. Гарантированное получение точной и объективной информации об активах магазина или предприятия. Ведь сотрудникам сторонней компании всё равно, сколько материальных ценностей они насчитают.
  2. Руководство продолжает заниматься основной работой и решением стратегических задач, вместо того, чтобы погружаться в процессы формирования и работы инвентаризационных комиссий.
  3. Отсутствие нагрузки на бухгалтерию. Довольно редко на объектах розничной торговли есть ревизор, а привлечение к инвентаризации собственных бухгалтеров может спровоцировать появление ошибок в их повседневной работе.
  4. Не нужно отвлекать работников от основной деятельности для привлечения их к пересчету.
  5. Аутсорсинг инвентаризации позволяет не изменять график и интенсивность рабочих процессов.
  6. Аутсорсинговые компании имеют большой опыт по предупреждению проблем с учетом ТМЦ, которым они готовы поделиться со своими заказчиками.
  7. Аутсорсинг инвентаризации стимулирует процессы автоматизации торговли и складского учета.
  8. Отсутствие необходимости обучения сотрудников процедуре инвентаризации.
  9. Аутсорсинг можно использовать точечно только для критически важных инвентаризаций.
  10. Конфиденциальность отчетных данных, которую сложно обеспечить, привлекая собственных сотрудников.

При проведении инвентаризации собственными силами может сложиться впечатление о бесплатности этого процесса. Но руководители не учитывают возникающие в такой ситуации риски, связанные с последствиями формального подхода к пересчету ТМЦ.

Собственная инвентаризация приносит убытки за счет временного приостановления торговли

Собственная инвентаризация приносит убытки за счет временного приостановления торговли

Нежелание заниматься урегулированием несоответствий, выявленных при инвентаризации, может привести к осознанному искажению её результатов. В итоге скрытые недостачи и пересортицы будут лавинообразно нарастать, пока не выльются в более серьезные материальные и организационные проблемы. Основным методом их предупреждения и является аутсорсинг инвентаризации.

Есть ли у аутсорсинга минусы?

Безусловно, существуют и определенные риски от привлечения к инвентаризации сторонних специалистов. Они обусловлены, преимущественно человеческим фактором, то есть возможной неопытностью и недобросовестностью сотрудников аутсорсинговой компании.

Разглашение конфиденциальной информации является уголовным преступлением

Разглашение конфиденциальной информации является уголовным преступлением

Эти факторы могут спровоцировать следующие проблемы:

  1. Утечку конфиденциальной информации в небольших торговых организациях, где инвентаризацией занимается обычно круг доверенных лиц.
  2. Банальное воровство при отсутствии должного контроля сотрудников компании аутсорсера.
  3. Ошибки пересчета вследствие формального подхода к работе, ведь сотрудники сторонних организаций тоже могут быть уставшими или недовольными своими условиями труда.

Перечисленные риски можно минимизировать, хотя полностью исключить их нельзя. Но несмотря на возможные проблемы, выгод от аутсорсинга инвентаризации всё же намного больше.

Европейский опыт показывает, что передача контроля над учетом материальных ценностей сторонним организациям будет пользоваться со временем всё большей популярностью. Преимущества аутсорсинга неоспоримы, поэтому предпринимателям стоит воспользоваться его услугами при инвентаризации уже в ближайшее время.

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Читайте также

Программа для учёта торговли - бесплатно

  • складской учёт: закупки и отгрузки;
  • отчёты по товарам и продажам;
  • учёт финансов: наличные и банк;
  • управленческая отчетность: отчет о прибылях и убытках.

Действительно бесплатный учёт, попробуйте!

Электронная почта*
Электронная почта*

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации