← Блог о торговле

Автоматизация бара алкогольных напитков - назначение, этапы, инструменты автоматизации

Как и любое заведение общественного питания, бар сильно отличается от простого розничного магазина. Работа напоминает небольшое производство. Здесь готовят коктейли и разливают напитки, подают закуски и снеки на развес. Если есть кухня, даже небольшая, задача сильно усложняется. Рассказываем, как грамотно вести учет сырья, контролировать персонал и получать больше прибыли.

Что понимают под автоматизацией бара

Под автоматизированным имеют в виду контроль всех процессов с применением специального программного обеспечения, а также оборудования. В этом случае всю работу бэк-офиса делает не человек, а компьютерная программа. Это снижает влияние человеческого фактора, а значит и риск ошибочных действий персонала.

Стандартный комплекс автоматизации состоит из:

  • товаручетной системы. Это своеобразный мозг всей структуры. Программа следит за наличием продукции на складах, контролирует персонал, ведет продажи и формирует всевозможные отчеты;
  • онлайн-кассы. ККТ - инструмент фиксации продаж. В нашем случае она работает в связке с программой товароучета. То, что только что продано через кассовый аппарат, моментально, в режиме реального времени, списывается со складских остатков;
  • CRM-системы. Следит за сотрудниками, клиентами, постоянными покупателями. Есть решения 2 в 1: например, товаручетная система ЕКАМ имеет встроенную CRM-систему. Это позволяет экономить и не приобретать дополнительное ПО;
  • торгового оборудования: сканеров штрих-кода, весов, терминалов для приема карт. Если бармен записывает заказ на планшете, он должен интегрироваться с товароучетной системой при помощи приложений;
  • компьютера или ноутбука с выходом в интернет. Через этот инструмент владелец и ответственные лица получают доступ к данным и функционалу программы. Большинство систем складского учета предоставляются в виде SaaS-решения. Данные хранятся в облаке, а персонал с правами доступа просто работает через личный аккаунт. Система ЕКАМ позволяет разделить уровни доступа персонала: владелец может просматривать все данные, а рядовой сотрудник - только вверенный ему участок.

Сопутствующее оборудование на сайте ЕКАМ

Сопутствующее оборудование на сайте ЕКАМ

Какие задачи решает автоматизация бара

Автоматизация закрывает весь перечень задач, которые могут возникнуть в баре. В результате повышается эффективность труда и растут финансовые показатели. Итак, что позволяет автоматизация:

  • контроль складских остатков и запасов в зале. Владелец всегда знает, какие позиции заканчиваются, и вовремя делает заказ поставщикам. Либо заявка формируется и отправляется в автоматическом режиме;
  • контроль персонала. Каждый сотрудник находится под наблюдением. Все показатели работников можно сравнить между собой, выявить лидеров и аутсайдеров;
  • точное списание сырья. Даже такой несложный напиток, как кофе, состоит из нескольких ингредиентов: кофейных зерен, воды, сахара, сливок или молока. Прибавьте сюда стаканчик с крышкой и пластиковую ложку. Если все списывать по отдельности, бармен будет дольше бить чек, чем готовить сам напиток. Автоматизация решает и эту проблему;
  • контроль сроков годности сырья. Многие напитки, особенно разливное пиво, быстро портятся. Кроме этого есть срок хранения после вскрытия тары, что также нужно учитывать;
  • отчетность в государственные органы. Прежде всего, речь о ЕГАИС - система контроля за оборотом алкоголя. Товароучетные программы позволяют быстро принимать алкогольные накладные ТОРГ-12 и составлять декларации в ФСРАР;
  • повышать лояльность покупателей. Происходит за счет применения дисконтных и скидочных программ для постоянных посетителей;
  • формирование отчетности. Все показатели у руководителя на ладони, причем из любой точки земного шара, где есть доступ в интернет;
  • аналитика продаж. При помощи складских программ можно выявлять ходовые позиции и напитки, которые не идут. Это дает возможность подобрать идеальный ассортимент, избежать просрочки и появления неликвидных остатков;
  • увеличение выручки, прибыли и среднего чека. Наступает как следствие всех предыдущих пунктов.

Что в баре подлежит автоматизации

Линия розлива и приготовления напитков

Начнем с самого популярного продукта, который есть в любом баре - разливного пива. При кажущейся простоте продажи здесь есть множество подводных камней. Любой бармен или владелец заведения скажет вам, что из 30 литровой кеги, по загадочным обстоятельствам, продается только 50 пол-литровых кружек, или 25 литров. Куда девается остальное - большой вопрос. Вот что нужно учитывать:

  • бармен в начале каждой смены обязан сливать напиток, застоявшийся в трубках. В зависимости от длины магистрали это может быть 500 миллилитров и даже больше. Эти вещи нужно заложить в издержки;
  • пивному оборудованию необходима периодическая промывка. В зависимости от сорта (темное, светлое, нефильтрованное) чистить систему нужно каждые 5-15 дней. Обязательно делают промывку и при смене сорта на кране. Во время промывки тоже теряется напиток;
  • из-за особенностей оборудования часть пива уходит в пену. Например, с линии на 8 кранов за выходные может набежать 5-литровая канистра, если продажи шли хорошо;

  • перелив напитка барменом. Если в кружках отсутствуют мерные деления, легко ошибиться в большую сторону. Несколько десятков мл на кружку дают неслабую несостыкову в конце месяца.

При ручном учете отследить все эти вещи нереально. Требуется ввести поправочные коэффициенты, автоматическое списание издержек и другие функции, чтобы все билось в ноль.

Не легче обстоят дела и с крепким алкоголем, разливаемом в посуду из бутылок. Здесь также нужно переводить бутылки в количество порций, отпускаемых строго по весу или объему. Например, бутылка коньяка или бренди должна заканчиваться в аккурат после того, как продана последняя рюмка. Если напитка не хватает - бармен переливает или подворовывает, если остается, не доливает.

Картина усугубляется, когда речь заходит о приготовлении коктейлей. Некоторые состоят из доброго десятка компонентов. Без автоматизации бармен должен сначала приготовить напиток, а потом пробить каждый ингредиент через кассу. 50 грамм коньяка, 25 миллилитров томатного сока, 20 грамм водки, щепотка черного перца… представляете объем работ?

Между тем, проблема легко решается при помощи автоматизации. На каждый коктейль можно составить технологическую карту и прописать, из чего он состоит. При этом в кассовый аппарат забивается одна позиция, например, коктейль “Маргарита”. А товароучетная система при продаже списывает с остатков все компоненты в определенных количествах. Просто и удобно. А если подключить к системе еще и электронные весы - вообще красота.

Образец технологической карты

Образец технологической карты

Склад напитков и продуктов

Задачи автоматизации склада и товарных остатков на полках бара:

  • обеспечить наличие необходимых напитков, закусок и сырья. Это позволит не оказаться в ситуации, когда в разгар вечеринки заканчивается половина бутылок и кег;
  • контролировать сроки годности. Система вовремя оповестит администратора, если что-то находится на грани просрочки. Товар можно успеть реализовать и избежать убытков;
  • упростить проведение инвентаризации. С системами автоматизации товар даже не нужно считать, достаточно “пропикать” все позиции сканером штрих-кода. После этого программа посчитает все сама и даст заключение;
  • ведение документооборота. Все накладные от поставщиков, бухгалтерские, санитарные и статистические документы заполняются автоматически. Сюда же можно отнести подтверждение алкогольных накладных отправку деклараций в РАР;
  • расчет себестоимости. Наиважнейший момент. Для того, чтобы держать отпускные цены оптимальными, нужно знать себестоимость товара. А они могут плавать из-за изменения цен поставщиков, накладных расходов и других факторов. В результате может оказаться, что вы торгуете в убыток, хотя и не снижали цен. С автоматизацией такое невозможно.

Продажи

Казалось бы, что может быть проще: отпустил порцию напитка клиенту, принял от него деньги и пробил чек. Без систем автоматизации так оно и есть, и это плохо: вы просто не видите картину продаж в полной мере и не можете ее анализировать. Делать это вручную - значит с головой погрузиться в процесс или нанять дополнительного сотрудника, что невыгодно.

Автоматизация позволяет:

  • моментально списывать товар со склада после его оплаты. Продавцам не нужно вести тетрадочки и блокноты, а в конце смены составлять отчет;
  • списывать комплекты сырья на коктейли и закуски по техкартам. Выше мы касались этого вопроса;
  • вести аналитику продаж. Одни позиции в баре всегда продаются лучше, другие - хуже. Выявить те и другие, значит подобрать максимально востребованный ассортимент. А это повышение лояльности клиентов, рост выручки и прибыли;
  • отслеживать финансовые показатели, главные из которых: выручка, прибыль, средний чек, валовый оборот. На основании этих параметров можно делать выводы о ценообразовании и рентабельности бизнеса;
  • следить за работой персонала. В программе автоматизации сразу видно, что конкретно и в каком количестве продает каждый бармен. Все сотрудники входят в систему через свой логин и пароль. Можно поощрять и мотивировать лидеров и штрафовать аутсайдеров.

Статистика продаж в программе ЕКАМ

Статистика продаж в программе ЕКАМ

Кухня

Сейчас трудно представить бар без минимального набора закусок, снеков и несложных блюд. Это дает возможность повысить средний чек, увеличить число посетителей (не будет таких, кто не придет из-за отсутствия еды). Но стоит отметить, что наличие кухни приводит к усложнению санитарных требований: нужны разрешительные документы, помещение, сертифицированное оборудование и так далее.

Из чего состоит автоматизация кухни:

  • составление технологических карт на готовые блюда. Суть та же, что и в случае с напитками и коктейлями;
  • контроль сроков годности готовой еды. Некоторые блюда можно продавать только в течение нескольких часов после приготовления. Если повар, официант или бармен забегались, они вполне могут случайно продать просрочку. Программа автоматизации просто не позволит провести такую сделку;
  • учет и списание отходов. В любой кухне есть побочный продукт: всевозможные очистки, кожура, остатки готовых блюд. Это тоже надо учитывать и контролировать;
  • контроль востребованности блюд. Если каждый день делать 100 бургеров, а продавать только 50, недолго и разориться. Для того, чтобы этого не произошло, нужно определиться с оптимальным количеством заранее приготовленных блюд. Это даст возможность оптимизировать закупки сырья, экономить электричество и снизить нагрузку на персонал.

Автоматизация программ лояльности

Скидки, дисконты и прочие бонусы для постоянных клиентов должны быть систематизированы. На периферии и в непроходных местах число постоянных посетителей из общего числа клиентов может достигать 90%. Этих людей необходимо мотивировать возвращать, чтобы они не ушли к конкурентам. Вот несколько способов:

  • изготовить и раздать завсегдатаям бара скидочные карты. Они могут быть именными или на предъявителя;
  • заказать разработку мобильного приложения. В этом случае в качестве карты выступает экран смартфона;
  • выдать постоянным клиентам дисконтные карты. Они отличаются от скидочных тем, что скидочная карта дает право на меньшую цену, а на дисконтной копятся деньги, которые можно потратить при удобном случае, расплатившись за покупку.

Все всех трех случаях не обойтись без автоматизации. Контрольно кассовое оборудование должно поддерживать работу с картами и приложениями. Кассир прикладывает девайс к кассовому аппарату, и скидка считается автоматически.

Список клиентов и ассортимент, на который распространяется программа лояльности, загружаются в товароучетную систему. Она регулирует саму технику предоставления скидок.

Заключение

Да, программы автоматизации стоят денег. Но они стоят своих денег, простите за тавтологию. Хотя бы потому, что вложенные средства очень быстро окупаются. Начните использовать программу сейчас и поднимите бизнес на новый уровень!

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Читайте также

Ведёте учёт в тетрадке или экселе? Пройдите бесплатный е-мейл курс —
Как увеличить прибыль, победив бардак в складском и финансовом учёте

Товароучетная система

  • Настройка автоматизации учёта товаров “под ключ”
  • Списание остатков в реальном времени
  • Учёт закупок и заказов поставщикам
  • Встроенная программа лояльности
  • Онлайн-касса под 54-ФЗ

Обеспечиваем оперативную поддержку по телефону,
помогаем загрузить товарную базу и поставить кассу на учёт.

Испытайте все возможности бесплатно!

Электронная почта*
Электронная почта*

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации