Автоматизация бара алкогольных напитков - назначение, этапы, инструменты автоматизации

Как и любое заведение общественного питания, бар сильно отличается от простого розничного магазина. Работа напоминает небольшое производство. Здесь готовят коктейли и разливают напитки, подают закуски и снеки на развес. Если есть кухня, даже небольшая, задача сильно усложняется. Рассказываем, как грамотно вести учет сырья, контролировать персонал и получать больше прибыли.

Что понимают под автоматизацией бара

Под автоматизированным имеют в виду контроль всех процессов с применением специального программного обеспечения, а также оборудования. В этом случае всю работу бэк-офиса делает не человек, а компьютерная программа. Это снижает влияние человеческого фактора, а значит и риск ошибочных действий персонала.

Стандартный комплекс автоматизации состоит из:

• товаручетной системы. Это своеобразный мозг всей структуры. Программа следит за наличием продукции на складах, контролирует персонал, ведет продажи и формирует всевозможные отчеты;
• онлайн-кассы. ККТ - инструмент фиксации продаж. В нашем случае она работает в связке с программой товароучета. То, что только что продано через кассовый аппарат, моментально, в режиме реального времени, списывается со складских остатков;
• CRM-системы. Следит за сотрудниками, клиентами, постоянными покупателями. Есть решения 2 в 1: например, товаручетная система ЕКАМ имеет встроенную CRM-систему. Это позволяет экономить и не приобретать дополнительное ПО;
• торгового оборудования: сканеров штрих-кода, весов, терминалов для приема карт. Если бармен записывает заказ на планшете, он должен интегрироваться с товароучетной системой при помощи приложений;
• компьютера или ноутбука с выходом в интернет. Через этот инструмент владелец и ответственные лица получают доступ к данным и функционалу программы. Большинство систем складского учета предоставляются в виде SaaS-решения. Данные хранятся в облаке, а персонал с правами доступа просто работает через личный аккаунт. Система ЕКАМ позволяет разделить уровни доступа персонала: владелец может просматривать все данные, а рядовой сотрудник - только вверенный ему участок.

Сопутствующее оборудование на сайте ЕКАМ

Какие задачи решает автоматизация бара

Автоматизация закрывает весь перечень задач, которые могут возникнуть в баре. В результате повышается эффективность труда и растут финансовые показатели. Итак, что позволяет автоматизация:

• контроль складских остатков и запасов в зале. Владелец всегда знает, какие позиции заканчиваются, и вовремя делает заказ поставщикам. Либо заявка формируется и отправляется в автоматическом режиме;
• контроль персонала. Каждый сотрудник находится под наблюдением. Все показатели работников можно сравнить между собой, выявить лидеров и аутсайдеров;
• точное списание сырья. Даже такой несложный напиток, как кофе, состоит из нескольких ингредиентов: кофейных зерен, воды, сахара, сливок или молока. Прибавьте сюда стаканчик с крышкой и пластиковую ложку. Если все списывать по отдельности, бармен будет дольше бить чек, чем готовить сам напиток. Автоматизация решает и эту проблему;
• контроль сроков годности сырья. Многие напитки, особенно разливное пиво, быстро портятся. Кроме этого есть срок хранения после вскрытия тары, что также нужно учитывать;
• отчетность в государственные органы. Прежде всего, речь о ЕГАИС - система контроля за оборотом алкоголя. Товароучетные программы позволяют быстро принимать алкогольные накладные ТОРГ-12 и составлять декларации в ФСРАР;
• повышать лояльность покупателей. Происходит за счет применения дисконтных и скидочных программ для постоянных посетителей;
• формирование отчетности. Все показатели у руководителя на ладони, причем из любой точки земного шара, где есть доступ в интернет;
• аналитика продаж. При помощи складских программ можно выявлять ходовые позиции и напитки, которые не идут. Это дает возможность подобрать идеальный ассортимент, избежать просрочки и появления неликвидных остатков;
• увеличение выручки, прибыли и среднего чека. Наступает как следствие всех предыдущих пунктов.

Что в баре подлежит автоматизации

Линия розлива и приготовления напитков

Начнем с самого популярного продукта, который есть в любом баре - разливного пива. При кажущейся простоте продажи здесь есть множество подводных камней. Любой бармен или владелец заведения скажет вам, что из 30 литровой кеги, по загадочным обстоятельствам, продается только 50 пол-литровых кружек, или 25 литров. Куда девается остальное - большой вопрос. Вот что нужно учитывать:

• бармен в начале каждой смены обязан сливать напиток, застоявшийся в трубках. В зависимости от длины магистрали это может быть 500 миллилитров и даже больше. Эти вещи нужно заложить в издержки;
• пивному оборудованию необходима периодическая промывка. В зависимости от сорта (темное, светлое, нефильтрованное) чистить систему нужно каждые 5-15 дней. Обязательно делают промывку и при смене сорта на кране. Во время промывки тоже теряется напиток;
• из-за особенностей оборудования часть пива уходит в пену. Например, с линии на 8 кранов за выходные может набежать 5-литровая канистра, если продажи шли хорошо;
• перелив напитка барменом. Если в кружках отсутствуют мерные деления, легко ошибиться в большую сторону. Несколько десятков мл на кружку дают неслабую несостыкову в конце месяца.

При ручном учете отследить все эти вещи нереально. Требуется ввести поправочные коэффициенты, автоматическое списание издержек и другие функции, чтобы все билось в ноль.

Не легче обстоят дела и с крепким алкоголем, разливаемом в посуду из бутылок. Здесь также нужно переводить бутылки в количество порций, отпускаемых строго по весу или объему. Например, бутылка коньяка или бренди должна заканчиваться в аккурат после того, как продана последняя рюмка. Если напитка не хватает - бармен переливает или подворовывает, если остается, не доливает.

Картина усугубляется, когда речь заходит о приготовлении коктейлей. Некоторые состоят из доброго десятка компонентов. Без автоматизации бармен должен сначала приготовить напиток, а потом пробить каждый ингредиент через кассу. 50 грамм коньяка, 25 миллилитров томатного сока, 20 грамм водки, щепотка черного перца… представляете объем работ?

Между тем, проблема легко решается при помощи автоматизации. На каждый коктейль можно составить технологическую карту и прописать, из чего он состоит. При этом в кассовый аппарат забивается одна позиция, например, коктейль “Маргарита”. А товароучетная система при продаже списывает с остатков все компоненты в определенных количествах. Просто и удобно. А если подключить к системе еще и электронные весы - вообще красота.

Образец технологической карты

Склад напитков и продуктов

Задачи автоматизации склада и товарных остатков на полках бара:

• обеспечить наличие необходимых напитков, закусок и сырья. Это позволит не оказаться в ситуации, когда в разгар вечеринки заканчивается половина бутылок и кег;
• контролировать сроки годности. Система вовремя оповестит администратора, если что-то находится на грани просрочки. Товар можно успеть реализовать и избежать убытков;
• упростить проведение инвентаризации. С системами автоматизации товар даже не нужно считать, достаточно “пропикать” все позиции сканером штрих-кода. После этого программа посчитает все сама и даст заключение;
• ведение документооборота. Все накладные от поставщиков, бухгалтерские, санитарные и статистические документы заполняются автоматически. Сюда же можно отнести подтверждение алкогольных накладных отправку деклараций в РАР;
• расчет себестоимости. Наиважнейший момент. Для того, чтобы держать отпускные цены оптимальными, нужно знать себестоимость товара. А они могут плавать из-за изменения цен поставщиков, накладных расходов и других факторов. В результате может оказаться, что вы торгуете в убыток, хотя и не снижали цен. С автоматизацией такое невозможно.

Продажи

Казалось бы, что может быть проще: отпустил порцию напитка клиенту, принял от него деньги и пробил чек. Без систем автоматизации так оно и есть, и это плохо: вы просто не видите картину продаж в полной мере и не можете ее анализировать. Делать это вручную - значит с головой погрузиться в процесс или нанять дополнительного сотрудника, что невыгодно.

Автоматизация позволяет:

• моментально списывать товар со склада после его оплаты. Продавцам не нужно вести тетрадочки и блокноты, а в конце смены составлять отчет;
• списывать комплекты сырья на коктейли и закуски по техкартам. Выше мы касались этого вопроса;
• вести аналитику продаж. Одни позиции в баре всегда продаются лучше, другие - хуже. Выявить те и другие, значит подобрать максимально востребованный ассортимент. А это повышение лояльности клиентов, рост выручки и прибыли;
• отслеживать финансовые показатели, главные из которых: выручка, прибыль, средний чек, валовый оборот. На основании этих параметров можно делать выводы о ценообразовании и рентабельности бизнеса;
• следить за работой персонала. В программе автоматизации сразу видно, что конкретно и в каком количестве продает каждый бармен. Все сотрудники входят в систему через свой логин и пароль. Можно поощрять и мотивировать лидеров и штрафовать аутсайдеров.

Статистика продаж в программе ЕКАМ

Кухня

Сейчас трудно представить бар без минимального набора закусок, снеков и несложных блюд. Это дает возможность повысить средний чек, увеличить число посетителей (не будет таких, кто не придет из-за отсутствия еды). Но стоит отметить, что наличие кухни приводит к усложнению санитарных требований: нужны разрешительные документы, помещение, сертифицированное оборудование и так далее.

Из чего состоит автоматизация кухни:

• составление технологических карт на готовые блюда. Суть та же, что и в случае с напитками и коктейлями;
• контроль сроков годности готовой еды. Некоторые блюда можно продавать только в течение нескольких часов после приготовления. Если повар, официант или бармен забегались, они вполне могут случайно продать просрочку. Программа автоматизации просто не позволит провести такую сделку;
• учет и списание отходов. В любой кухне есть побочный продукт: всевозможные очистки, кожура, остатки готовых блюд. Это тоже надо учитывать и контролировать;
• контроль востребованности блюд. Если каждый день делать 100 бургеров, а продавать только 50, недолго и разориться. Для того, чтобы этого не произошло, нужно определиться с оптимальным количеством заранее приготовленных блюд. Это даст возможность оптимизировать закупки сырья, экономить электричество и снизить нагрузку на персонал.

Автоматизация программ лояльности

Скидки, дисконты и прочие бонусы для постоянных клиентов должны быть систематизированы. На периферии и в непроходных местах число постоянных посетителей из общего числа клиентов может достигать 90%. Этих людей необходимо мотивировать возвращать, чтобы они не ушли к конкурентам. Вот несколько способов:

• изготовить и раздать завсегдатаям бара скидочные карты. Они могут быть именными или на предъявителя;
• заказать разработку мобильного приложения. В этом случае в качестве карты выступает экран смартфона;
• выдать постоянным клиентам дисконтные карты. Они отличаются от скидочных тем, что скидочная карта дает право на меньшую цену, а на дисконтной копятся деньги, которые можно потратить при удобном случае, расплатившись за покупку.

Все всех трех случаях не обойтись без автоматизации. Контрольно кассовое оборудование должно поддерживать работу с картами и приложениями. Кассир прикладывает девайс к кассовому аппарату, и скидка считается автоматически.

Список клиентов и ассортимент, на который распространяется программа лояльности, загружаются в товароучетную систему. Она регулирует саму технику предоставления скидок.

Заключение

Да, программы автоматизации стоят денег. Но они стоят своих денег, простите за тавтологию. Хотя бы потому, что вложенные средства очень быстро окупаются. Начните использовать программу сейчас и поднимите бизнес на новый уровень!