Какой фискальный накопитель нужен для интернет-магазина: на 13/15 или на 36 месяцев

Если с выбором онлайн-кассы для интернет-магазина проблем возникнуть не должно, то при покупке фискального накопителя иногда у предпринимателей могут появиться трудности. Ведь из нескольких вариантов хочется выбрать самый дешевый, но, в то же время, надежный и соответствующий виду деятельности. Далее вы узнаете, какой фискальный накопитель для интернет-магазина лучше купить, чтобы сэкономить и не иметь с ним никаких проблем.

Что такое фискальный накопитель

Внешне фискальный накопитель (или ФН) представляет собой пластиковую коробочку размером примерно 3х3х1 сантиметр.

Устройство является неотъемлемой частью фискального регистратора онлайн-кассы и содержит такие части:

• печатная плата;
• криптографический чип;
• модуль память;
• микроконтроллер.

В онлайн-кассе фискальный накопитель выполняет следующие функции:

• шифрование и хранение информации обо всех пробитых чеках и других кассовых операциях;
• формирование идентификаторов для сохраненных данных;
• подписывание чеков и отчетов электронной цифровой подписью;
• отправка данных в зашифрованном виде в ОФД.

Фискальный накопитель может хранить информацию о сделках до одного месяца без передачи в ОФД. Хотя для этого должна быть веская причина, которую впоследствии проверит налоговая инспекция.

Форматы фискальных данных

Фискальный накопитель обрабатывает только определенные виды информации, под которые он запрограммирован. В последние годы государство регулярно меняет требования к структуре и содержанию кассовых чеков, а ведь эти сведения как раз и хранятся в ФН. В итоге должно перепрограммироваться и кассовое оборудование.

Именно требования к реквизитам кассового чека и формату передаваемой в ОФД информации составляют суть формата фискальных данных.

Эволюция поддержки фискальными накопителями форматов фискальных данных

По состоянию на декабрь 2021 года в эксплуатации пребывают фискальные накопители для интернет-магазина трёх форматов:

• 1.05;
• 1.1;
• 1.2.

Но следует учитывать, что после 6 августа 2021 года продавать и регистрировать в ФНС можно только фискальные накопители серии ФН-1.1М с ФФД 1.2. Остальные ФН просто дорабатывают свой срок. Об особенностях нового формата поговорим далее.

Чем отличаются новые ФН-1.1М

В связи с обязательным использование в новых ФН формата фискальных данных 1.2, были выпущены модели накопителей серии ФН-1.1М. Следует сказать, что производители решили не обновлять прошивку уже находящихся в обороте устройств, а изготовили новые.

Дополнительные возможности фискальных накопителей ФН-1.1М

ФН-1.1М отличается от своих предшественников следующими дополнительными возможностями:

1. Самостоятельная проверка маркировочного кода в системе «Честный знак».
2. Формирование уведомления о продаже маркированной продукции и запроса о коде маркировки.
3. Способность работы через API с системой «Честный знак». То есть фискальный накопитель должен уметь работать с квитанциями, запросами и другими информационными сообщениями от системы.

Также накопители с ФФД 1.2 содержат все фискальные реквизиты и документы, предусмотренные ФФД 1.1.

Какой ФН выбрать для интернет-магазина: на 13 или 36 месяцев

Сначала следует обозначить, какими нормативно-правовыми документами регулируется выбор фискального накопителя определенного срока действия:

• пункт 6 статьи 4.1 закона 54-ФЗ;
• письмо Министерства финансов № 03-01-15/6188@ от 02.02.2018;
• письмо ФНС № ЕД-4-20/2586@ от 12.02.2018;
• приказ ФНС № ММВ-7-20/229@ от 21.03.2017.

При выборе фискального накопителя определенного срока действия предприниматели должны руководствоваться законодательными нормами и собственными экономическими соображениями. При этом следует учитывать ограничения, накладываемые спецификой торговли в интернет-магазине.

Правила выбора срока действия фискального накопителя

Можно выделить следующие комбинации условий ведения предпринимательской деятельности и срока службы ФН:

1. Предприниматели ведут бизнес на общей системе налогообложения: нужен фискальный накопитель на 13/15 месяцев. Максимальный срок его эксплуатации – 15 месяцев.
2. Предприниматели ведут бизнес на патенте, упрощенной системе налогообложения или оказывают услуги: нужен фискальный накопитель на 36 месяцев. Максимальный срок его эксплуатации – 36 месяцев.
3. Предприниматели сезонно ведут бизнес на спецрежимах ПСН, УСН или предоставляют услуги: разрешено использовать любой фискальный накопитель, который проработает предусмотренный срок.
4. Предприниматели ведут бизнес на спецрежиме СН или УСН, при этом продают подакцизные товары: разрешено использовать любой фискальный накопитель, который проработает максимум 410 дней.
5. Предприниматели ведут бизнес в регионах, удаленных от связи: нужен фискальный накопитель на 36 месяцев (максимальный срок его эксплуатации – 18 месяцев) или на 13/15 месяцев (максимальный срок их эксплуатации – 13 месяцев).
6. Предприниматели ведут бизнес в регионах, удаленных от связи, при этом продают подакцизные товары: нужен любой фискальный накопитель, который проработает 410 дней.

Нужно сказать, что на практике открыть интернет-магазин можно и в регионе без связи. Для этого нужно только купить соответствующее спутниковое оборудование. Но при этом особенности использования фискальных накопителей для таких регионов можно не учитывать. В таком случае желательно использовать режим УСН и онлайн-кассу с ФН на 36 месяцев.

Также необходимо понимать, что память фискального накопителя рассчитана примерно на 250 000 чеков. Поэтому при нагрузке в 700 продаж в день менять ФН придется ежегодно. При таких условиях покупать накопитель со сроком более чем на 13-15 месяцев просто не имеет смысла.

Сколько стоят фискальные накопители и можно ли на них сэкономить?

Ориентируясь на лидера в сфере кассовых решений для интернет-магазина – компанию ЕКАМ, можно сказать, что купить фискальный накопитель на 36 или 15 месяцев можно за:

• 8000 рублей для фискального накопителя на 15 месяцев;
• 12000 рублей для фискального накопителя на 36 месяцев.

Сэкономить при покупке фискального накопителя можно только при необходимости приобретении устройства со сроком эксплуатации 15 месяцев. Если же вид предпринимательской деятельности позволяет использовать ФН на 36 месяцев, то снизить расходы получится только за счёт покупки самого дешевого накопителя на рынке.

Уточняйте цену фискальных накопителей при их выборе

Однако есть и принципиально другой способ сэкономить на онлайн-кассе для интернет-магазина – арендовать её. Эту услугу предоставляет компания ЕКАМ.

При аренде онлайн-кассы собственнику интернет-магазина, конечно, придется купить соответствующий фискальный накопитель. Но при этом, специалисты компании ЕКАМ подскажут оптимальную комбинацию кассовой техники, которая сэкономит ваши деньги по максимуму. При этом арендованная облачная онлайн-касса имеет множество дополнительных преимуществ для интернет-магазина.

Где купить фискальный накопитель?

Покупайте любое кассовое оборудование только у проверенных продавцов. Дело в том, что требования законодательства к ККТ регулярно меняются, и часть техники при этом становится неработоспособной. Случайные продавцы могут обмануть предпринимателя и продать ему оборудование, которое использовать в торговле уже запрещено.

Каталог оборудования компании ЕКАМ

Чтобы избежать подобных ситуаций, покупайте технику только в компании ЕКАМ. Она является лидером в сфере кассовых решений для интернет-магазинов. ЕКАМ продает оборудование, предлагает услуги аренды облачной и обычной онлайн-кассы, помогает регистрировать ККТ и предоставлять множество иных услуг.

В ЕКАМ можно купить фискальные накопители со сроком действия 15 и 36 месяцев и при этом быть уверенным, что оборудование отвечает всем законодательным требованиям.

Когда интернет-магазинам переходить на новый ФФД 1.2

Сроки перехода на новый формат ФФД 1.2 зависят исключительно от того, продает предприниматель маркированные товары или нет. Давайте разберем особенности этого процесса для онлайн-касс и фискальных накопителей.

Нужна ли замена онлайн-кассы?

С 6 августа 2021 года изменился перечень обязательных данных о маркированной продукции, которые должны быть переданы в момент продажи в систему «Честный знак». За обработку этих данных отвечает онлайн-касса.

Алгоритм действий при торговле немаркированной продукцией

Нужно ли в связи с этим что-то делать интернет-магазину? Отвечаем:

1. Если предприниматель торгует маркированной продукцией, то с 6 августа он обязан использовать для работы только онлайн-кассы, поддерживающие новый формат и прошедшие обновление прошивки.

Но не всё оборудование рассчитано на изменения. Списки онлайн-касс, которые не планируют обновляться представлены здесь, а которые планируют здесь. Если вы до сих пор не обновили вашу ККТ, сделайте это прямо сейчас.

2. Если предприниматель не торгует маркированной продукцией, то он может продолжать использовать свою онлайн-кассу в стандартном режиме. Ничего обновлять не нужно.

Учитывая, что обязательная маркировка затрагивает одежду, обувь, а в 2022-2023 году затронет и потребительскую электронику, то вскоре большинство интернет-магазинов должно будет использовать онлайн-кассы с ФФД 1.2.

Нужна ли замена фискального накопителя?

Если интернет-магазин зарегистрировал в ФНС свой фискальный накопитель до 6 августа 2021 года, то обновлять его не нужно. Это правило касается и предпринимателей, торгующих маркированной продукцией. Им нужно будет только обновить онлайн-кассу, как мы рассмотрели выше.

О необходимости замены ФН проконсультируйтесь в компании ЕКАМ

После окончания срока действия встроенного в кассовый аппарат ФН нужно будет заменить его на новый с ФФД 1.2. Напомним, что в продаже уже нет фискальных накопителей для интернет-магазина с форматом 1.05 и 1.1.

Чтобы не быть обманутым, покупайте оборудование только в надежных компаниях, например в ЕКАМ. Менеджеры ЕКАМ думают, в первую очередь, о потребностях клиентов, поэтому подскажут, какие фискальные накопители лучше купить для интернет-магазина, чтобы они прослужили максимально возможный срок.

Как интернет-магазину работать с маркированными товарами и ФФД 1.2?

Дистанционная торговля подразумевает разделение во времени фактов оплаты и получения товара покупателем. А при продаже маркированной продукции чек с признаком маркировки должен выбиваться непосредственно в момент реализации. В этот же момент в систему «Честный знак» нужно отправить уведомление о необходимости вывести эту единицу товара из оборота.

Давайте разберемся, как же соблюсти нормы закона при торговле в интернет-магазине маркированной продукцией.

Продажа по предоплате

В этом случае товар оплачивается на сайте до момента доставки, поэтому сразу выдать чек с признаком маркировки невозможно. Ведь продавец не знает, какая именно единица продукции со склада отправиться заказчику. Поэтому в момент оплаты оформляется чек предоплаты без кода идентификации.

Действия интернет-магазина при продаже маркированной продукции по предоплате

Уже при получении посылки маркировка может быть отсканирована, а информация о ней – передана в систему «Честный знак». В этот же момент формируется чек с признаком «полный расчет», который отдается клиенту.

Продажа наложенным платежом

В таком случае ситуация ещё более облегчается, потому что необходимость формирования чека в момент заказа отсутствует. Секрет заключается в том, что сотрудник интернет-магазина в момент упаковки товара сканирует его маркировочный штрихкод, отправляет информацию в систему «Честный знак» и печатает чек с признаком «оплата в кредит».

Впоследствии почтовый оператор, который действует в качестве платежного агента, в момент передачи посылки клиенту печатает фискальный чек без признака маркировки.

Таким образом, обеспечиваются все требования закона.

Использование сторонней курьерской доставки

Следует сказать, что использовать стороннюю службу доставки при продаже маркированного товара в интернет-магазине можно только при постоплате.

При этом обеспечить выдачу покупателю чека с признаком маркировки можно двумя способами:

1. Работник интернет-магазина в момент формирования посылки сканирует маркировочный штрихкод товара, отправляет информацию в «Честный знак» и печатает чек с признаком способа расчета «Оплата в кредит» (постоплата).
2. При наличии у курьерской службы возможности считывать маркировочный штрихкод, её сотрудник может самостоятельно выдавать полноценный чек в момент оплаты и передачи товара. Он же передает информацию о продаже в систему «Честный знак». Интернет-магазину при этом не нужно совершать каких-либо дополнительных действий.

Продажа по дропшиппингу

При дропшиппинге интернет-магазине вообще не контактирует с товаром, поэтому попросту не может выдать документ с признаком маркировки. В таком случае в момент получения оплаты на сайте, печатается чек «предоплаты».

Алгоритм работы дропшиппинга

После передачи денег непосредственному поставщику, уже он печатает чек с признаком «зачет предоплаты» в момент передачи заказа покупателю. Также это может сделать курьерская служба по агентскому договору.

Когда нужно покупать новый фискальный накопитель?

Фискальные накопители не вечны. Кроме законодательных ограничений, эти устройства имеют ограниченную память, что также может стать причиной их замены.

Конечно, тратить несколько тысяч на новый фискальный накопитель не хочет никто, но есть ситуации, когда придется это сделать:

1. Заполнение памяти. Такая ситуация часто встречается при интенсивной круглосуточной торговле и использовании накопителя на 36 месяцев, что характерно для интернет-магазинов. При заполнении более 90% памяти большинство онлайн-касс выдают соответствующие уведомления.
2. Поломка фискального накопителя. Технике свойственно ломаться, поэтому к такой ситуации стоит относиться спокойно. Ответственность за извлечение сохраненных, но переданных в ФНС данных, полностью несет производитель оборудования. Он же впоследствии передает фискальную информацию в налоговую службу.
3. Истечение срока действия фискального накопителя. Предприниматели не всегда помнят о небесконечности работы ФН, поэтому онлайн-кассы предупреждают об этом за месяц до граничной даты.
4. Изменение ассортимента. Например, торгуя продуктами и используя 36-месячный фискальный накопитель, предприниматель решил начать продавать алкоголь – подакцизный товар. В таком случае придется купить новый ФН на 13 месяцев.

Последняя причина не применима для интернет-магазина, потому что они не могут торговать подакцизной продукцией по предоплате. Пробивать чек при онлайн-торговле, например машинным маслом, можно только при оплате продукции при её получении в собственных точках выдачи или через курьера. При этом онлайн-касса должна поддерживать работу с системой ЕГАИС.

Чтобы не пропустить необходимость замены фискального накопителя, всегда читайте уведомления онлайн-кассы. Это позволит своевременно подготовиться и поменять ФН без приостановки торговли.