Как сократить издержки в розничном магазине: 11 шагов к оптимизации расходов на предприятиях торговли
Сэкономил - значит заработал, гласит известное выражение. Если в вашем магазине приличный оборот, а после оплаты счетов в конце месяца в кассе пусто, значит, пришло время сокращать издержки. Это верный способ поднять чистую прибыль при том же объеме продаж, причем поднять серьезно. Для этого нужно всего лишь…
На самом деле никаких “всего лишь” не будет. Мы не станем соблазнять вас секретными рецептами и сомнительными методами и, тем более, обещать быстрый результат. Сокращение издержек - долгая планомерная работа, требующая времени и системного подхода. Но результат превзойдет ваши самые смелые ожидания. Проверено!
Пересмотрите пул поставщиков
Особенно актуально для тех, кто открывал магазин наспех и не особо подбирал поставщиков: не сравнивал условия и цены, а просто заключил договора с первыми попавшимися контрагентами. Но даже если снабженцы подбирались со всей тщательностью, это не значит, что картина не поменялась.
Что делать:
- поизучайте рынок предложений на предмет более выгодных условий сотрудничества. Ищите в интернете, смотрите телевизор, проверяйте папку “спам”, там тоже может быть много интересного;
- вспомните, возможно за время работы магазина к вам приходили поставщики товаров, вы им тогда отказали, но контакты сохранили. Остались визитки, номера телефонов в смартфоне и так далее;
- пересмотрите действующие договора с поставщиками и проведите переговоры на предмет улучшения условий. Чтобы не потерять постоянного заказчика, многие контрагенты соглашаются снизить цены;
- спросите у партнеров и коллег по бизнесу, где они заказывают товар. Можно прокрутить форумы и сообщества предпринимателей, там можно найти контакты поставщиков;
- если берете товар в другом регионе и привозите транспортными компаниями, попробуйте поискать местных поставщиков аналогичной продукции;
- позволяют условия - увеличьте объем партий. Крупным оптом выходит дешевле.
Попробуйте снизить арендные платежи
Картина на рынке коммерческой недвижимости сейчас явно в пользу арендаторов. После череды кризисных явления освободилось очень много помещений, и предложение превышает спрос. Предприниматели со стажем не дадут соврать: в середине нулевых снять помещение под магазин было почти нереально, ни за какие деньги. Сейчас картина поменялась и этим нужно пользоваться.
Что делать:
- проведите переговоры с арендодателем на предмет снижения арендных платежей. Предупредим: разговор будет непростым, поэтому нужно подготовить убойные аргументы, например: за углом такое же помещение дешевле, за те же деньги сдают магазин, который лучше оборудован и так далее;
- можно сдать часть помещения в субаренду, если такое возможно технически. Есть заставленный швабрами и коробками угол, который не используется по назначению? Можно сдать и его: сушисты и производители шаурмы оторвут с руками;
- самый смелый шаг - смена помещения. Это трудоемко и дорого, но со временем может окупиться.
Предложения аренды помещений на “Авито”
Оптимизируйте налогообложение и обязательные платежи
Если не разбираетесь сами, оплатите аудит налогообложения в сторонней организации. Они разберут бизнес на молекулы, соберут обратно и дадут экспертное заключение по оптимизации налогов. Можно и не нанимать, просто читайте дальше.
Что делать:
- поменять налоговый режим, возможно он был выбран неверно. Вместо ЕНВД можно перейти на упрощенку, а взамен “6% от доходов” выбрать “15% доходы минус расходы и так далее, смотря что выгоднее;
- попробовать снизить налогооблагаемую базу. Варианты: более тщательно фиксировать расходы и снижать платежи на их сумму, пользоваться налоговыми льготам, провести перепланировку и меньше платить за ЕНВД;
- поменять организационно-правовую форму. ООО не платят налог если нет прибыли, самозанятые вообще платят 4% от доходов. Проверьте, возможно здесь есть что оптимизировать.
Оптимизируйте кадровую политику и фонд оплаты труда
Самый деликатный и щекотливый вопрос, потому что обычно здесь идет речь о сокращении штата.
Что делать:
- должности типа бухгалтера и кадровика можно отдать на аутсорс. Или вообще заменить их компьютерной программой, современные технологии это позволяют;
- проверьте, не положены ли вам выплаты из фонда социального страхования;
- внедрите систему поощрений и наказаний. Так фонд оплаты труда распределится более оптимально, а у сотрудников появится дополнительная мотивация;
- проведите сокращение штата. Иногда это вынужденная мера, но необходимая. Лучше расстаться с ненужными должностями, чем платить деньги.
Образец приказа о сокращении штата
Разберитесь с коммуналкой
Возможно, вы переплачиваете за воду, отопление и электроэнергию.
Что делать:
- поставить счетчики везде, где можно (а можно везде): на горячее и холодное водоснабжение, свет, газ;
- поменяйте лампы на светодиодные (можно сэкономить в до 95 процентов на освещении);
- правильно пользуйтесь электронагревательными приборами: чайниками, кулерами и кофеварками. Это самые мощные потребители. Если кулер пыхтит весь день, можно остаться без штанов после оплаты счетов;
- с каминами и кондиционерами тоже самое. Охлаждаете или отапливаете помещение электричеством - закройте окна и двери, сделайте дополнительное утепление.
Оптимизируйте бизнес-процессы
А если быть более конкретным - автоматизируйте. Это позволит сократить фонд оплаты труда, повысить качество учета и контроля продаж.
Что делать:
- внедрите облачную бухгалтерию и не придется платить сотруднику;
- установите систему товароучета. Так можно автоматизировать склад, аналитику продаж, избежать появления неликвидов. К тому же такой софт следит за наличием товаров на складе, а значит, он не закончится в самый неподходящий момент. В качестве программы товароучета вы можете использовать товаручетную систему “ЕКАМ”;
- купите дополнительное оборудование: сканеры штрих-кода, электронные весы, продвинутую онлайн-кассу. Это позволит увеличить производительность труда продавцов-кассиров;
- внедрите CRM-систему. Так можно контролировать работу сотрудников и повысить качество обслуживания покупателей;
- если у вас есть агенты или курьеры, оптимизируйте контрольно-кассовое обслуживание. Нет смысла покупать по онлайн-кассе на каждого. Можно арендовать в компании “ЕКАМ” одну, но с доступом к ней всех удаленных работников через мобильное приложение. Экономия здесь тоже существенная: на ОФД, фискальных накопителях и обслуживании.
Каталог торгового оборудования компании “ЕКАМ”
Пресекайте любые проявления воровства в магазине
Как среди покупателей, так и среди сотрудников. При этом мы имеем в виду не только прямые кражи, но и продажи мимо кассы, реализация продавцами собственного товара и другие схемы.
Что делать:
- установите видеонаблюдение;
- заключите договор с вневедомственной охраной;
- применяйте товароучетные программы, например, “ЕКАМ”. Так можно точно определить, в чью смену произошла кража и принять меры;
- наймите охранника в торговый зал;
- поставьте рамки-сканеры на выходе.
Такую вещь, как система видеонаблюдения, можно вообще заполучить бесплатно. Она относится к неотделимым улучшениям помещения, а за это обычно платит арендодатель. Либо уменьшает на сумму работ арендные платежи до тех пор, пока сумма затрат не отобьется.
Воруемые в магазине товары и места их сокрытия в одежде
Реструктуризируйте кредит
Если бизнес открывался на деньги банка, можно попробовать уменьшить ежемесячные взносы.
Что делать:
- реструктуризировать или рефинансировать заем;
- гасить долг бОльшими частями, чтобы быстрее расплатиться и сэкономить на процентах;
- уменьшать на выплаты по кредиту налогооблагаемую базу, по закону так можно, если кредит был взят на бизнес или его развитие, а также пополнение оборотки;
- взять новый заем под меньший процент и погасить им старый.
Оптимизируйте инженерные системы
У вас в магазине точно есть пожарная сигнализация (если еще нет, срочно ставьте, чтобы не получить штраф), тревожная кнопка, интернет и телефонная связь. На этом тоже можно сэкономить.
Что делать:
- попросить у операторов скидки. За долгое сотрудничество, оплату авансом на несколько месяцев вперед, что угодно;
- упростите системы. Носимая тревожная кнопка - отличное решение, но слишком дорогое. Хватит и устройства, установленного под прилавком;
- смените тариф обслуживания на более дешевый. Разумеется, без ущерба для качества;
- поменяйте оператора на другого. Возможно, есть решения и подешевле чем те, которыми пользуетесь сейчас. Правда, в 99,9 процентах случаев это ведет к замене оборудования, так как каждый оператор работает со своим. Не беда: такие вещи должен оплачивать арендодатель, осталось только его убедить поставить новую систему. Аргумент - оборудование устарело, часто дает сбои и так далее;
- перейдите на другой тариф интернета. Он для организаций слишком дорогой. Раздавайте wi-fi с телефона, купите 4G-модем, это гораздо дешевле.
Оптимизируйте закупку расходников
В магазин требуется множество нужных вещей: от кассовой ленты до степлера. Здесь тоже есть место для маневра и приличной экономии.
Что делать:
- покупайте вещи оптом. 2 бутыли питьевой воды стоят 300 рублей, а 3 - 400. То же самое касается остального: туалетной бумаги, бумажных полотенец, жидкого мыла и так далее;
Средства личной гигиены оптом
- берите в более дешевых местах. Не в ближайшем супермаркете, потому что рядом, а в магазинах типа Metro или оптовых базах;
- не переплачивайте за доставку или ищите места, где она бесплатная. Негоже отдавать тысячу рублей за то, что привезли на две. Можно вообще закупиться самостоятельно, по пути на работу;
- просто покупайте вещи дешевле. Трехслойная Zewa конечно хорошо, но вполне достаточно гигиенических средств попроще.
Избегайте штрафов
Не сказать, что контролирующие органы сильно лютуют, но тем не менее. Здесь логика простая: стараетесь, более менее все соблюдаете, дадут минимальный штраф или простое предупреждение. Нарушаете на каждом шагу - не взыщите: накажут по полной.
Что делать:
- соблюдать правила торговли в части оснащения помещения. Пожарка, площадь, оборудование, все это должно соответствовать установленным законом нормам;
- вовремя платите налоги и подавайте декларации;
- соблюдайте санитарные нормы и правила;
- внедрите программу производственного контроля, она обязательна для предприятий любого рода деятельности и организационно-правовой формы;
- применяйте контрольно-кассовое оборудование, своевременно меняйте фискальный накопитель и продлевайте договор с ОФД;
- не гневите соседей и покупателей, они могут принести множество хлопот, если пожалуются куда следует;
- обучайте кассиров и другой персонал: он должен обслуживать покупателей правильно. Выдавать на руки кассовые чеки, отправлять их электронные копии;
- не нарушайте. Не приведи Бог продать алкоголь ночью или сигареты несовершеннолетним, торговать просрочкой, обсчитывать покупателей.
Проверьте свой магазин по всем вышеперечисленным пунктам и исправьте существующие ошибки. Экономия может быть существенной: в некоторых случаях можно увеличить чистую прибыль на 20-30 процентов. Не забывайте дедушку Маркса: прибыль равна доходам, уменьшенных на величину расходов. Значит, нужно увеличивать доходы и сокращать издержки. Часто это проще, чем повысить продажи. Начните прямо сейчас и не откладывайте в долгий ящик.