Наличие на предприятии программы «1С Управление торговлей» делает складской учет простым. Но не всегда при первоначальной установке софта у компании имеется склад, ведь он может появиться и позже. Поэтому при последующем возникновении потребности настроить в 1С складской учет нужно знать возможности этого модуля и основы работы в нем.
Ведение ордерного учета
В программе 1С складской учет организован на основе ордерной системы. Для этого в меню «Запасы и закупки» разделе «Складские ордера» ведутся реестры по каждому типу ордеров, а также журнал приходных и расходных документов. Таким образом, историю операций с товарами можно посмотреть в одном месте.
Меню «Складские ордера» для учета приходно-расходных операций в 1С
Приходный кассовый ордер оформляется при приеме продукции, а расходный – при её передаче со склада в другое место. Формат списка документов позволят отсортировать их по соответствующим фильтрам. Это функция полезна при наличии сотен строк в перечне и необходимости найти конкретный документ по определенному критерию.
Сами складские ордера в «1С Управление торговлей» формируются только на основании распоряжений на поступление или отгрузку товара. Они, в свою очередь, отображаются в двух вкладках.
При формировании распоряжений на поступление должны выполняться следующие условия:
- Документ о возврате товара также включается в список прихода.
- Результаты инвентаризации не являются основаниями для составления ордера.
- Перемещения,комплектовальные операции с товарами попадают в список распоряжений только в случае отдельного оформления.
- Заказы поставщику переходят в список только в статусе «К поступлению».
- Заказы на перемещение отображаются в перечне только в статусе «К выполнению».
Вкладка «Распоряжения на поступления» с документами-основаниями для приходных ордеров
Условия для формирования распоряжений на отгрузку следующие:
- Документы Перемещение, Сборка, Реализация товаров, Требование накладная попадают в список распоряжений только в случае отдельного оформления.
- Документы на списание после инвентаризации не попадают в перечень.
- Заказы клиента переходят в список только в статусе «К отгрузке».
- Заказы на перемещение отображаются в перечне только в статусе «К выполнению».
Для создания нового ордера необходимо выделить соответствующую строку с распоряжением и нажать «Создать расходный/приходный ордер». При редактировании документа нужно не забывать вносить количество товара. После заполнения полей следует нажать «Записать и закрыть».
Ордерный характер складского учета в «1С Бухгалтерия 8.3» позволяет разделить оформление документов и фактические действия с грузом, ведь между ними может быть временной промежуток.
Адресный учет товаров
При организации системы складского учета 1С можно изначально пользоваться адресным размещением товаров. Для этого все помещение разбивается на:
- секции;
- стеллажи;
- ячейки.
Каждое место получает в программе свой уникальный идентификационный номер, который можно привязывать к размещению конкретной партии продукции. Также появляется возможность добавлять рабочие места кладовщиков и использовать в их работе терминалы сбора данных.
Программа позволяет выбрать между произвольным отбором товара и отбором по ячейкам
Такая схема учета позволяет следующее:
- выделять в помещении зоны для складирования определенного товара, например, скоропортящегося;
- проводить инвентаризацию по загруженным ячейкам;
- планировать и собирать партию товара к отгрузке с конкретных ячеек;
- проводить при поступлении штрихкодирование каждой упаковки товара с последующим контролируемым её размещением;
- распределять работу между отдельными кладовщиками.
Больший функционал по адресному расположению грузов обеспечивают WMZ системы складского учета, к которым относится «1С Логистика: Управление складом». Такие программы автоматически формируют задания по размещению и сбору грузов, исходя из параметров продукции и конкретных свободных ячеек.
Адресное размещение продукции и её индивидуальная маркировка значительно облегчают складской учет. Из-за этого в начале работы склада желательно сразу закладывать расходы на внедрение такого функционала.
Оформление внутреннего перемещения ТМЦ
Перемещение товара в рамках одного предприятия характеризуется изменением места хранения продукции и ответственных за это лиц. Собственник же не изменяется, и ТМЦ продолжают оставаться на его балансе.
Меню «Складские документы», в котором отражаются внутренние перемещения
Для внутреннего перемещения в 1С используются следующие документы:
- списание продукции;
- перемещение товаров;
- оприходование продукции.
Все действия по внутреннему перемещению отображаются в разделе «Запасы и закупки» в меню «Складские документы». По каждому событию отображается следующая информация:
- номер документа;
- дата;
- тип документа;
- наименование складского помещения;
- первичный распорядительный документ;
- наименование организации.
В окне предусмотрены широкие возможности по фильтрации событий при поиске. В отличие от ордеров, внутреннее перемещение может оформляться напрямую путем создание нового или копирования аналогичного документа.
Окно «Перемещение товаров» со склада предприятия на розничную точку
Хотя изменение расположения товаров зачастую происходит именно на основании распоряжений, отображающихся на отдельной вкладке. Они могут выписываться в двух случаях:
- Оформление заказа на сборку, перемещение, внутреннее потребление. При этом отображаются только распоряжения в статусе «К выполнению».
- При завершении инвентаризации с появлением недостач или излишков.
Для создания нового задания на перемещение достаточно в меню документов нажать «Создать» и заполнить необходимые поля. В аналогичном окне можно производить и редактирование уже имеющихся задач. Для сохранения изменений необходимо нажать «Провести и закрыть», после чего программа автоматически сделает все необходимые проводки.
Распечатывать документы на внутреннее перемещение можно в виде складского ордера, накладной, требования-накладной и прочих бухгалтерских форм.
Списание товара
В «1С Бухгалтерия» складской учет списаний товаров представляет нечто среднее между расходной операцией и внутренним перемещением. Списываться продукция может как на собственные нужды компании, так и вследствие брака, порчи или окончания срока годности.
Окно редактирования документа «Списание товаров» на складе
Списание проводится в том же меню, где оформляется внутреннее перемещения путем создания документа со следующими реквизитами:
- Номер документа, проставляемый автоматически или вручную.
- Дата.
- Организация и вид склада.
- Статья расходов. Основной пункт, на основе которого программа для учета товаров будет выбирать вариант осуществления бухгалтерских проводок.
- Аналитика расходов. Используется, в большей степени, для внутреннего контроля причин списания.
- Структурное подразделение, в пользу которого списывается товар.
- Списываемая номенклатура и её характеристики.
- Ответственный сотрудник за проведение документа.
- Произвольный комментарий.
Завершается процедура нажатием «Провести и закрыть». После этого в бухгалтерских регистрах будут отображены все необходимые проводки.
Проведение инвентаризации склада в 1C
Периодическая инвентаризация является для склада процессом обязательным. С помощью 1С учет складских операций и пересчет товара становится гораздо проще.
Окно редактирования документа «Инвентаризация товаров» в складской программе 1С
Процесс инвентаризации в программе производится в меню «Инвентаризация товаров на складах». Для создания нового пересчета необходимо нажать в окне «Создать» и выбрать необходимые параметры проверки: номер склада, виды номенклатуры, ответственные работники и прочее. 1С позволяет проводить 4 типа инвентаризации:
- полная;
- выборочная;
- тематическая;
- внезапная.
При формировании задания на новую инвентаризацию её дата и порядковый номер проставляются автоматически. Кнопкой «Заполнить по данным учета» можно внести в инвентаризационную ведомость сразу все товары, хранящиеся на складе. Далее остается только распечатать список пересчитываемой продукции и начать заполнять колонку с фактическим её количеством.
Программа 1С складской учет позволяет проводить инвентаризацию без приостановки движения товара. Достигается это путем временного блокирования пересчитываемых ячеек.
Итоги инвентаризации заносятся в ранее созданную форму. Затем на основании результатов можно сформировать документы по списанию товаров или оприходованию излишков, например, «Ордер на отражение излишков».
Учет возвратной и многооборотной тары
В программе для складского учета предусмотрен учет многооборотной тары (кег, бочек, поддонов и т.д.), которая подлежит возврату на склад. Также обеспечивается передача возвратной упаковки поставщику при последующих отгрузках.
Возвратная тара учитывается в окне оформления документа на поступление товаров
При приходе насыпного или наливного товара на склад, 1С может автоматически рассчитать потребность в таре, исходя из её объема и габаритов. Отдельно возможен учет сроков возврата упаковки и сигнализация об их истечении. Также в программе реализована возможность внесения залога за тару и его обратное перечисление после выполнения договорных условий.
Анализ запасов на складе
Функционал программы «1С Складской учет» предлагает довольно широкую аналитику по складским запасам. Её возможности следующие:
- Отображение текущих запасов в разрезе складов, групп товаров, и прочих критериев.
- АВС и ХYZ анализ складских запасов предприятия.
- Отчеты по себестоимости остатков и потенциальной прибыли от их продаж.
- Формирование оборотных ведомостей.
Таким образом, даже базовые возможности складской программы обеспечивают не только контроль товарооборота, но и анализ финансовой стороны торговой деятельности.
Поддержка рабочих мест сотрудников склада
При больших площадях склада и недостаточной его автоматизации много времени тратится на взаимодействие персонала. Для уточнения заданий работникам приходится постоянно разговаривать по связи или встречаться лично. Эта проблема решается с помощью мобильного модуля с сенсорным экраном (рабочего место работника склада) и терминала сбора данных.
Это оборудование позволяет удаленно создавать задания на проведение складских операций. В результате кладовщик получает уведомление о необходимости провести определенные действия с товаром, и при этом, может просмотреть на экране подробности поставленной задачи. Таким образом экономится время сотрудников и обеспечивается контролируемый пошаговый алгоритм выполнения складских операций.
Складской учет и документооборот склада в 1С предлагает много возможностей для организации процессов поступления и расхода товара. Большинство операции можно освоить, прочитав вышеописанные алгоритмы действий. Однако первоначальную тонкую настройку программы для складского учета должны выполнять квалифицированные специалисты.
При желании ещё более автоматизировать складские процессы, следует обратить внимание на более функциональные WMZ системы управления складами.