Усиление контроля над товарооборотом со стороны государства привело к появлению посредников между налогоплательщиками и ФНС – операторов фискальных данных (ОФД). Их функции определяются законом 54-ФЗ и заключаются в передаче информации с онлайн-касс в фискальные органы. Каждый клиент ОФД имеет на сайте личный кабинет, который предоставляет комплекс инструментов для контроля над бизнесом.
Почему личный кабинет ОФД становится инструментом для бизнеса?
На начало 2018 года зарегистрировано 16 сертифицированных операторов фискальных данных. Все эти компании имеют следующие особенности:
- Главная функция – передача данных в ФНС – выполняется с одинаковой надежностью.
- Схожая ценовая политика.
- Легкость оформления договора и настройки онлайн-касс у всех компаний.
Между операторами ведется острая борьба за клиентов, основным инструментом которой является дополнительный функционал личных кабинетов на порталах ОФД (ЛК). Компании стремятся выжать максимум полезной информации из предоставляемых им фискальных данных. В основном это мониторинговые и аналитические формы, позволяющие клиентам наблюдать за онлайн-кассами и систематизировать данные продаж.
Одновременное наблюдение за работой нескольких онлайн-касс
Возможности автоматизации торговли с помощью ЛК ограничены реквизитами фискальных чеков, но для малого бизнеса и эти сервисы являются хорошим подспорьем в работе.
Кто может пользоваться личным кабинетом в интересах компании?
Дополнительные сервисы ЛК ОФД могут быть полезны сотрудникам с различными должностными обязанностями.
Проверка бухгалтерской отчетности никогда не бывает лишней
Их способны использовать:
- Кассиры для контроля отправки фискальных чеков.
- Бухгалтера для сверки объемов продаж с внутренними учетными системами.
- Менеджера по закупкам и продажам для контроля над товарооборотом.
- Технические специалисты для контроля над работоспособностью онлайн-касс, наполненностью фискального накопителя.
- Собственники бизнеса для анализа уровня продаж каждой торговой точки.
Кроме того, некоторые ОФД предлагают услугу передачи информации о техническом состоянии онлайн-касс сторонним организациям. В результате клиенты могут поручить независимым ЦТО контроль за исправностью ККТ без возможности просмотра фискальных сведений.
Возможности и инструменты личных кабинетов ОФД
Операторы фискальных данных предоставляют различные дополнительные сервисы и услуги для своих клиентов. Но конкуренция заставляет их двигаться вперед и придумывать новые преимущества личных кабинетов. ОФД копируют лучшие идеи друг у друга и внедряют их. В результате этих процессов предприниматели всегда остаются в выигрыше.
Отображение текущей работы онлайн-кассы в личном кабинете ОФД
Основными функциональными возможностями ЛК ОФД являются:
- Мониторинг технического состояния онлайн-касс.
- Контроль объемов реализации и ассортимента продукции.
- Ведение номенклатурного справочника.
- Контроль работы торговых точек.
- Формирование аналитических отчетов и их выгрузка на компьютер.
- Отправка электронных чеков.
- Круглосуточная экспертная поддержка.
- Распечатка чеков.
- Получение SMS-уведомлений о работе онлайн-касс.
- Заключение договоров с ЦТО.
- Прямые регистрационные действия с онлайн-кассами без входа в личный кабинет ФНС.
- Предоставление API для сверки данных в ОФД с данными во внутренних учетных системах.
Указанные услуги требуют определенных финансовых вложений на первоначальную разработку и настройку. Затем сервисы работают преимущественно в автоматическом режиме и не требуют постоянного вмешательства технических сотрудников. Поэтому есть вероятность, что все дополнительные услуги вскоре станут нормой для каждого ОФД.
Мониторинг технического состояния онлайн-касс
Главным дополнительным сервисом ОФД является мониторинг работоспособности онлайн-касс.
Комплексный мониторинг онлайн-касс в личном кабинете ОФД
Этот функционал позволяет отслеживать следующие параметры:
- Подключение техники к интернету.
- Срок передачи последних данных на сервер.
- Процент наполненности фискального накопителя.
- Проблемы со связью при передаче данных рывками.
- Причин ошибок в работе онлайн-касс.
Интерфейс предполагает возможность сортировки ККТ по произвольным параметрам: подключенность к системе, работоспособность, географическое расположение и т.п. Кроме того, в личном кабинете ОФД можно производить организационные действия с онлайн-кассами: назначать им названия, переименовывать, объединять в группы, назначать ответственных лиц, партнеров по обслуживанию и прочее.
Постоянный мониторинг позволяет своевременно выявлять скрытые проблемы в работе ККТ и предупреждать ситуации, которые могут привести к остановке процесса продаж.
Контроль объемов реализации и ассортимента продукции
В базах ОФД содержатся суммы всех чеков клиентов. Их аналитическая обработка помогает в реальном режиме отслеживать уровень торговли по каждой онлайн-кассе и магазину в целом. Можно отфильтровывать данные по сменам и сравнивать эффективность работы кассиров или продавцов.
Выгрузка данных чеков в единую таблицу для последующего анализа
Дополнительные выгоды можно получить от анализа продаж по категориям, ведь ЛК позволяет создавать справочники товарных позиций. Хотя некоторые предприниматели могут до февраля 2021 года не указывать в чеке наименование товара, лучше это всё-таки делать. Ведь передача ОФД фискальных данных о продукции позволяет затем просматривать объем её реализации по отдельным группам.
Формирование аналитических отчетов
Аналитические разделы личных кабинетов различных компаний отличаются. Каждый придумывает свои отчеты и формы. Хорошей функцией является выгрузка таблицы с указанием реквизитов всех чеков. Эти данные потом можно сортировать в произвольном порядке в табличном редакторе, выбирая интересующие параметры.
Сводный отчет по фискальным документам на портале ОФД
Формировать отчеты можно по произвольным датам и периодам, что позволяет сравнивать показатели. Особенно удобна эта функция для руководителей торговых точек и собственников бизнеса, которые могут удаленно отслеживать уровень продаж и делать организационные выводы.
Отправка электронных чеков
Компаниям, занимающимся удаленными продажами, целесообразно купить онлайн-кассу для интернет-магазинов с функцией отправки электронных чеков. Если же приобретенное оборудование не имеет такого функционала, то выполнить эти действия поможет оператор фискальных данных.
Проверить выданный чек на подлинность можно на сайте любого ОФД
При формировании фискального чека в его реквизитах может быть указана электронная почта клиента. При соблюдении этого условия ОФД способен отправлять покупателю копию электронного БСО на e-mail. Данная операция не требует финансовых затрат, поэтому обычно является бесплатной.
Получение SMS-уведомлений о работе онлайн-касс
Многие ОФД дают клиентам бонусы в виде бесплатных пакетов SMS. В сообщениях может содержаться такая информация:
- отсутствие связи с онлайн-кассой;
- необходимость смены фискального накопителя;
- время открытия/закрытия смены;
- необходимость очередного платежа за услуги;
- уведомление о блокировании онлайн-кассы.
Настройка уведомлений о работе онлайн-кассы на портале ОФД
Услуга информирования больше пригодится администраторам и собственникам торговых точек. Она предоставляет дополнительный инструмент для их удаленного контроля.
Регистрация ККТ в налоговой службе
При замене фискального накопителя, перемещении ККТ на другой адрес, изменении реквизитов предприятия необходима перерегистрация техники на сайте ФНС. Некоторые ОФД начали предлагать эту услугу непосредственно в своем личном кабинете. Круглосуточная онлайн-поддержка клиентов операторами фискальных данных позволяет при такой схеме провести необходимые действия быстро и без ошибок.
Интерфейс регистрации ККТ в ФНС через личный кабинет ОФД
Консолидация информационных услуг на одном портале дает преимущества предпринимателям, которые могут осуществить все действия с онлайн-кассами на сайте ОФД.
Сверка переданных в ФНС данных с внутренними учетными системами
Лучшим способом автоматизации торговли и складского учета является приобретение специальных программ. Они интегрируются с онлайн-кассами и позволяют облегчить прием заказов, оплату и отгрузку продукции.
Распределение прав доступа между сотрудниками к ресурсам ЛК ОФД
Если же ККТ не имеет дополнительного программного обеспечения, то сверить отправленные в ФНС фискальные данные с бухгалтерскими программами помогут средства API. Они предоставляются ОФД и позволяют сформировать интерфейс для сопоставления двух независимых электронных баз. Сверка может выявить как неточности во внутренней бухгалтерской документации, так и в отправленных в налоговую инспекцию сведениях.
При просмотре информации средствами API можно назначать сотрудникам роли и обеспечивать для них разный уровень доступа. Например, кассиры смогут просматривать результаты работы только своей онлайн-кассы, в то время как администраторы магазина получат доступ к информации со всех кассовых узлов.
Со временем купить онлайн-кассу придется всем. Но даже мелкие предприниматели оценят её выгоды после перехода на кодирование ассортимента продукции. Автоматизация торговли на этапе внедрения требует определенных усилий, но впоследствии значительно облегчает ведение бизнеса и обеспечивает его конкурентными преимуществами.