Онлайн-касса для магазина: самый полный обзор о порядке применения контрольно-кассовой техники

Собрали всю акутальную информацию о порядке применение контрольно-кассовой техники. Выбор устройства и его покупка, регистрация в налоговых органах, заключение договора с оператором фискальных данных и даже штрафы за нарушение использования ККТ - об этом и не только читайте в нашей статье.

Что такое онлайн-касса

Устройства нового образца отличаются от старых тем, что они самостоятельно и в автоматическом режиме передают фискальную информацию налоговикам через всемирную паутину. Каждый чек, выданный покупателю, кодируется в цифровой формат и “улетает” в облачное хранилище. Инспектор ФНС в любой момент может инициировать проверку и получить доступ к документам. Для этого ему больше не нужно посещать магазин, достаточно сделать пару кликов мышкой.

Главный элемент онлайн-кассы - фискальный накопитель. Именно он кодирует информацию, визирует ее электронной цифровой подписью и отправляет в налоговую. Накопитель нужно периодически менять на новый. Есть устройства, рассчитанные на 13 и 36 месяцев работы и даже больше.

Законодательная основа

Главным документом, регламентирующим порядок использования онлайн-касс, является Федеральный закон № 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации”. Нормативный акт принят Государственной думой еще 25 апреля 2003 года. Однако рядом законов, например 129-ФЗ, в главный документ внесли ряд существенных изменений и дополнений.

Нарушения законодательства в области применения контрольно-кассовой техники караются в соответствии с Кодексом об административных правонарушениях - КоАП РФ. Здесь изложены размеры штрафов за нарушение закона.

Кто должен использовать онлайн-кассы

Практически все предприниматели, осуществляющие прямые расчеты с физическими лицами. На это не влияют режим налогообложения, сфера деятельности и другие факторы. Правда, не обошлось и без исключений, о которых мы расскажем ниже. А пока - список предприятий, которые обязали использовать ККТ:

• розничные магазины;
• интернет-магазины;
• службы такси;
• вендинговые автоматы;
• страховые агентства;
• салоны красоты;
• предприятия общественного питания;
• предприятия сферы услуг населению;
• другие предприниматели.

Кто может не применять контрольно-кассовую технику нового образца

На самом деле таких категорий достаточно много, рассмотрим их все. Итак, по закону от использования контрольно-кассовой техники освобождены:

• продавцы газет и журналов, при условии, что печатная продукция составляет не менее 50 процентов от общего ассортимента;
• продавцы ценных бумаг и кредитные организации;
• торговцы, ведущие свою деятельность на необустроенных рынках, ярмарках и выставках. Правда, пункт не распространяется на стационарные торговые объекты, расположенные на указанных территориях;
• предприниматели, работающие через платежных агентов и не принимающие оплату от физических лиц напрямую;
• магазины, сотрудничающие исключительно с индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами. Там свои формы взаиморасчетов, не предполагающие выдачу кассовых чеков;
• предприниматели, ведущие продажи вне торговых сетей при демонстрации товаров с рук, корзин и тележек. То есть бабушки, которые продают семечки у метро, использовать ККТ не обязаны;
• предприниматели, зарегистрированные в качестве самозанятых граждан и уплачивающие налог на профессиональный доход. При этом формировать и отправлять чеки они должны, просто делают это не при помощи онлайн-касс, а через специальное приложение;
• продавцы безалкогольных напитков, мороженого и сладкой ваты, реализующие товар в киосках или под открытым небом;
• не используется онлайн-ККТ при продаже молока и кваса из цистерн, торговле маслом и замороженной рыбой;
• сезонная продажа овощей и фруктов вразвал тоже попадает под освобождение от онлайн-касс;
• ремонт обуви и сумок, изготовление ключей;
• продажа товаров, относящихся к категории народных промыслов;
• сдача в аренду собственной жилой площади, в том числе индивидуальными предпринимателями.

Как видите, список предпринимателей, которых освободили от использования интернет-ККТ, достаточно большой. Во всяком случае, есть к чему присмотреться и из чего выбрать, если вы ориентированы на работу без онлайн-касс.

Еще одно важное уточнение: есть перечень товаров, при продаже которых использование интернет-ККТ обязательно. И неважно, каким способом они продаются. Вот этот список:

• ковры, ковровые дорожки, циновки и так далее;
• одежда, за исключением белья, носков, чулков;
• кожаные изделия (кроме деталей обуви);
• плетеные изделия, кроме корзинок и деталей интерьера;
• дерево и изделия из дерева, кроме мебели;
• товары бытовой и промышленной химии;
• медицинские препараты и лекарства;
• пластмассовые и резинотехнические изделия;
• бытовая техника и электроника;
• минеральные стройматериалы;
• электрооборудование;
• любой автомототранспорт;
• станки, промышленное оборудование;
• музыкальные инструменты, мебель;
• товары спортивного назначения, кроме снастей для ловли рыбы;
• предметы ортопедии.

Этот перечень был разработан и утвержден распоряжением Правительства за номером 698-Р 14 апреля прошлого года. При продаже товаров из этого списка нужна онлайн-касса, даже если вы не попадаете под 54-ФЗ по другим признакам.

Применение онлайн-касс в труднодоступных местах, а также населенных пунктах, удаленных от сетей связи

Условно освобождены от применения контрольно-кассовой техники предприниматели, ведущие деятельность в отдаленных и труднодоступных местностях и местах, удаленных от сетей связи. Подходы будут различаться.

Места, удаленные от сетей связи, - это такие населенные пункты, где по каким-то причинам отсутствуют любые виды связи, кроме почты. То есть ни телефона, ни интернета, ни мобильной сети. Для того чтобы местность считалась удаленной от связи, должен выполняться ряд обязательных условий:

• количество людей, постоянно проживающих на территории такого населенного пункта, не должно превышать 10 тысяч человек;
• населенный пункт не должен являться городом;
• населенный пункт не должен являться районным центром;
• населенный пункт не должен быть поселком городского типа.

И конечно, сам населенный пункт должен быть включен в перечень мест, удаленных от сетей связи на сайте местной администрации. Если у вас просто не ловит телефон, это не будет аргументом для неисполнения закона.

А теперь главное: использовать контрольно-кассовую технику все равно придется. Только вот работать она будет в автономном режиме, без передачи фискальных данных в налоговую.

Помимо населенных пунктов без интернета, есть еще и труднодоступные местности. В законе все, как всегда, сложно и размыто, поэтому мы объясним на пальцах: это такие районы, куда невозможно добраться наземными видами транспорта. Причем внимание: интернет там есть.

В труднодоступных местностях разрешается не использовать онлайн-кассу вообще. Продажа фиксируется выдачей покупателю бланков строгой отчетности - товарных чеков. А подача деклараций в налоговую происходит по старинке.

Образец бланка строгой отчетности 

Правда, здесь есть исключение. Продавцы подакцизных товаров (алкоголь, сигареты и так далее) обязаны применять онлайн-кассы даже в отдаленных и труднодоступных местах.

Новые требования к кассовому чеку

Онлайн-кассы формируют фискальные документы (чеки) нового образца. Они содержат гораздо больше информации, чем старые. Вот список реквизитов, которые в обязательном порядке должен содержать фискальный документ:

• наименование товара или услуги;
• фамилия, имя и отчество продавца-кассира;
• QR-код для проверки чека на подлинность;
• ссылка на официальный сайт Федеральной налоговой службы;
• код маркировки при продаже товаров, подлежащих обязательной маркировке;
• ИНН продавца;
• дату;
• другие сведения.

Но самое главное не в этом. Теперь чек существует как в бумажном, так и в электронном виде. Цифровая копия отправляется в налоговую. Но и любой рядовой покупатель может потребовать, чтобы ему выслали электронный чек. Способов два: отправка на адрес электронной почты и SMS-сообщением. В некоторых случаях разрешается продемонстрировать человеку QR-код или ссылку на скачивание электронного чека.

Фискальный документ должен быть отправлен клиенту не позднее 5 минут после совершения покупки.

Электронный чек 

Сроки перехода на онлайн-кассы

Не очень актуальный на сегодняшний день вопрос, и вот почему: дело в том, что большинство категорий предпринимателей давно работают с контрольно-кассовой техникой нового образца. Сейчас работать без ККТ имеют право только индивидуальные предприниматели без наемных работников, самостоятельно оказывающие услуги или продающие товары собственного производства. Такое положение вещей продлится до 1 июля 2021 года, если срок действия отсрочки не продлят.

Виды онлайн-касс для розничного магазина, классификация

Переходим к практике. Рынок контрольно-кассовой техники предлагает множество решений, в которых легко запутаться. Слишком много моделей и разновидностей: можно купить крутое устройство и не использовать половины его возможностей, переплатив при этом немалую сумму.

Выбор онлайн-кассы зависит от следующих факторов:

• масштаб деятельности розничного магазина. Для супермаркета с большим трафиком понадобится одна модель, небольшому магазину у дома подойдет совершенно другая;
• специфика продажи отдельных категорий товаров. Например, при торговле алкогольной продукцией (в том числе пивом, сидром и медовухой) нужно принимать электронные накладные от поставщиков и отправлять сведения с ФСРАР. Лучше, если кассовый аппарат позволяет сделать это без дополнительного оборудования;
• работа с товарами, подлежащими обязательной маркировке. Это влияет на версию прошивки, выбор фискального накопителя и так далее.

На рынке ККТ есть следующие виды онлайн-касс для розничного магазина:

• стационарные, предназначенные для работы в одном месте. Имеют питание от электросети 220 вольт и подключение к проводному интернету (либо по сети wi-fi);
• переносные устройства. Их отличает небольшие габариты и вес, возможность автономной работы и подключение к интернету по мобильным сетям;
• онлайн-кассы для вендинговых автоматов. Устанавливаются в устройства по продаже снеков, напитков и прочей мелочевки;
• онлайн-кассы для интернет-торговли. Если помимо оффлайн-продаж вы торгуете через интернет и принимаете онлайн-платежи, придется обзавестись и таким устройством. Правда, его и устройством-то назвать трудно: обычно это облачный сервис, предоставляемый провайдером.

Небольшому магазину подойдут следующие модели онлайн-касс:

1. Эвотор 7.2. одно из самых популярных решений на рынке. Скорость печати чека - до 75 мм/сек. Стоимость - от 12 тысяч рублей.

2. Атол 91Ф. Печатает чуть медленнее - до 50 мм/сек. Цена - от 8500 рублей.

3. Эвотор 7.3. Более новая модификация популярного смарт-терминала. Отличается дизайном, интерфейсом меню, скоростью работы и другими характеристиками. Цена без фискального накопителя - от 15 тысяч рублей.

Супермаркету можно рассмотреть другие модели:

1. АТОЛ Ритейл 54. 10-дюймовый монитор, операционная система Windows, кассовое программное обеспечение входит в стоимость. Цена решения - от 39 тысяч рублей.

2. АТОЛ Ритейл ЕГАИС Lite. 10-дюймовый монитор, операционная система Windows, кассовое программное обеспечение входит в стоимость. Работает с системой учета алкоголя ЕГАИС. Цена - 40 тысяч рублей.

3. POS-система FORPOST супермаркет 8. Монитор 8 дюймов, кассовое программное обеспечение в комплекте. Цена - от 83 тысяч рублей.

Примеры моделей касс, которые мы рассмотрели, представляют собой комплексное решение. Можно пойти другим путем и собрать комплект из фискального регистратора и устройства для ввода и вывода информации. Так выйдет даже чуть дешевле.

Фискальный регистратор - это фискальный накопитель и принтер чеков в одном корпусе. Устройство не оснащено экраном и кнопками, поэтому нужен дополнительный девайс: смартфон, ноутбук, планшет или персональный компьютер. Также можно купить специальную клавиатуру, предназначенную для этих целей.

Примеры фискальных регистраторов, популярных на рынке контрольно-кассовой техники:

1. Атол 30Ф. Лента 58 миллиметров, скорость печати чека - 50 мм/сек. Цена - от 9000 рублей.
2. АТОЛ Fprint 22Ф. Лента 80 мм, скорость печати - 200 мм/сек. Цена - от 23100 рублей;
3. АТОЛ 55Ф. Позволяет использовать 2 вида кассовой ленты - 44 и 58 миллиметров. Скорость печати чека - 200 мм/сек, стоимость - в районе 30 тысяч рублей с фискальным накопителем на 15 месяцев.

Важное замечание: при выборе модели следует убедиться, что конкретное устройство включено в перечень ККТ, разрешенной к применению на территории Российской Федерации. Если онлайн-кассы нет в этом списке, ее не получится поставить на регистрационный учет. Актуальную информацию можно получить на официальном сайте налоговой. Это касается и фискальных накопителей. Для них существует отдельный реестр.

Регистрация онлайн-кассы в налоговой

Как и прежде, контрольно-кассовую технику нужно ставить на учет в налоговых органах. Только теперь сделать это стало гораздо проще. Во-первых, обратиться можно в любое отделение ФНС, вне зависимости от места регистрации или ведения деятельности. Во-вторых, все работы можно провести удаленно, через личный кабинет на сайте налоговиков.

Правда, есть и существенный минус. Для регистрации и дальнейшей работы понадобится обзавестись электронной цифровой подписью - ЭЦП. Существует несколько разновидностей подписей, для онлайн-кассы нужна самая защищенная - усиленная квалифицированная ЭП. Получить ее можно в одном из удостоверяющих центров, аккредитованных Минкомсвязи.

Виды ЭЦП 

Для регистрации по старинке (через личный визит в отделение ФНС) понадобятся следующие документы:

• чеки и договоры, подтверждающие покупку кассового аппарата;
• паспорт онлайн-кассы с заводским номером;
• документы ИП или организации. Предъявлять инспектору их не нужно - они понадобятся для заполнения заявлений;
• заявление по форме КНД 1110061. Бланк можно скачать и заполнить дома или попросить у налогового инспектора и сделать все на месте;
• договор с оператором фискальных данных;
• личный паспорт.

Преимущество такой регистрации - не нужно покупать ЭЦП. Госпошлина тоже не берется, все сделают бесплатно. Недостаток - так дольше, чем при онлайн-регистрации. Средний срок постановки на учет составляет 5 рабочих дней.

Через личный кабинет регистрировать проще и быстрее. Но для этого сперва нужно создать личный кабинет ИП или юрлица на официальном сайте ФНС. После этого надо посетить раздел “Учет контрольно-кассовой техники” и зайти в пункт меню “Зарегистрировать ККТ”.
Система предложит заполнить информационные поля:

• адрес установки онлайн-кассы. Это будет непосредственный адрес торговой точки, где будет использоваться устройство;
• модель онлайн-кассы - ее нужно выбрать из предложенного списка;
• название магазина или торговой точки;
• заводской номер кассового аппарата - он указан в паспорте устройства;
• данные о фискальном накопителе - его модель и номер;
• данные об операторе фискальных данных, с которым заключен договор на передачу данных.

Как только все поля заполнены, можно приступать к заявлению по установленной форме КНД 1110061. После ввода всех данных подтверждаем информацию электронной подписью и отправляем на проверку. Обычно на все про все уходит несколько часов.

Оператор фискальных данных: зачем нужен, как заключить договор

Фискальные документы не попадают в налоговую напрямую, а оседают в облачном хранилище. Услугу предоставляют операторы фискальных данных - ОФД. За определенную плату сервисы обрабатывают, хранят и передают информацию в Федеральную налоговую службу. Стоимость услуги стандартизирована и составляет 3 тысячи рублей в год.

Как и в случае с кассовыми аппаратами, операторов следует выбирать из реестра на сайте налоговой. Только аккредитованные ФНС компании имеют право вести подобную деятельность. На сегодняшний день список состоит из 21 компании, можно смело выбирать любую.

Соглашение с оператором фискальных данных тоже заключается удаленно, через учетную запись. После регистрации система предложит указать информацию:

• марку и модель кассового аппарата;
• заводской номер;
• данные о фискальном накопителе;
• адрес установки онлайн-кассы;
• режим налогообложения.

Как только укажете сведения, автоматически сформируется договор, который надо подписать при помощи ЭЦП. Он вступит в силу после оплаты услуг оператора. Пополнить счет можно любым способом: банковским переводом, картой и так далее. Обычно деньги списываются посуточно, но здесь все зависит от модели работы конкретного оператора.

Онлайн-кассы и обязательная маркировка товаров

Обязательная маркировка набирает обороты и охватывает все больше категорий товаров. Уже сейчас маркируются лекарства, обувь и другая продукция, проводятся пилотные проекты в нескольких нишах.

Теперь в кассовом чеке появился дополнительный реквизит - код маркировки. Сведения о движении и выбытии таких кодов будут передавать в систему мониторинга онлайн-кассы. Перевалочным пунктом тоже будет оператор фискальных данных.

Для работы с кодами маркировки ККТ должна иметь актуальную версию прошивки, определяющую формат фискальных документов (ФФД). С кодами маркировки умеют работать только кассы с ФФД версии 1.05 и более свежие. Для обновления программного обеспечения следует обратиться в организацию, которая обслуживает вашу контрольно-кассовую технику. При определенных навыках это можно сделать и самостоятельно.

Где купить онлайн-кассу для магазина

Специализированная организация

Лучший вариант покупки ККТ. Компании, предметно занимающиеся этим вопросом, обеспечат квалифицированную и всестороннюю техническую поддержку в режиме 24/7. Те, кто занимается продажей онлайн-касс по касательной (а это банки и некоторые операторы фискальных данных) не могут похвастаться такой оперативностью и качеством консультирования.

По всем вопросам покупки онлайн-касс, а также подключения и заключения договоров с ОФД вы можете обратиться к специалистам компании “ЕКАМ”. Менеджеры проведут работы под ключ: помогут с получением электронной цифровой подписи, регистрации в налоговой и выборе подходящего устройства.

Продукты компании “ЕКАМ” 

Банк

Почти все банки продают онлайн-кассы или предоставляют устройства в аренду. Плюсы - ККТ можно взять при открытии расчетного счета и сразу закрыть два вопроса, здесь же предложат эквайринг и интеграцию со счетом. Минусы - ограниченный выбор моделей, относительно долгие сроки доставки, посредственная техническая поддержка. Зато можно взять устройство в кредит или рассрочку и платить частями.

Часто банки предлагают решения формата “Онлайн-касса бесплатно” или “Онлайн-касса за 1 рубль”. К таким предложениям стоит относиться внимательнее, так как за ними могут скрываться подводные камни в виде дополнительных платежей. Кассу дадут безвозмездно, а в другом месте переплатите в разы.

Оператор фискальных данных

Тоже предлагают своим клиентам приобрести или взять в аренду контрольно-кассовое оборудование. Достоинства и недостатки примерно те же, что и у банков: слабая техподдержка, мало моделей, долго везут. Однако есть неоспоримое преимущество: обычно бонусом идет заключение договора с ОФД на выгодных условиях.

С получением ЭЦП тоже помогут, в налоговой зарегистрируют. В целом неплохое комплексное решение, где сразу 2 вопроса решаются в одном месте.

А еще кассовый аппарат можно арендовать

Неплохое решение в следующих случаях:

• сезонные продажи и любая деятельность раз от разу;
• стартапы, когда неизвестно, пойдет дело или нет;
• разовые проекты.

Аренду онлайн-касс предлагают все вышеперечисленные организации: специализированные компании, банки и операторы фискальных данных. Есть различные виды решений: аренда физической кассы, использование облачных сервисов или комплексный подход. Цены тоже разные, все зависит от срока аренды, модели кассового аппарата и фискального накопителя, набора дополнительных услуг.

Онлайн-касса в аренду 

Плюсы аренды онлайн-кассы:

• не нужен большой бюджет на старте. Покупка устройства в собственность обойдется в несколько десятков тысяч рублей со всеми подключениями и регистрациями. В случае аренды цифра будет на порядок ниже;
• устройство можно вернуть в любой момент, если это необходимо;
• обслуживание и техническое сопровождение - проблема поставщика услуги. Все работы, связанные с использованием кассы, проводятся на его стороне.

Минусы:

• не всегда подходит для длинных дистанций. Рано или поздно арендные платежи сравняются со стоимостью покупки устройства и пойдут убытки. Поэтому для длительных проектов лучше рассмотреть покупку ККТ в собственность;
• устройство невозможно продать, обменять, подарить;
• ограниченный выбор моделей. Обычно в аренду дают бюджетные устройства, а POS-систему для супермаркета заполучить почти нереально.

В общем, розничному магазину аренда кассы может не подойти в силу специфики. А вот в таких сферах, как служба такси, курьерская доставка или работа страховых агентств, она будет незаменима. Подать заявку на аренду онлайн-кассы вы можете, обратившись к сотрудникам “ЕКАМ”.

Штрафы за неприменение контрольно-кассовой техники в установленном порядке

Размер штрафов регламентируется статьей 14.5 Кодекса об административных правонарушениях. Самое опасное нарушение - не применять ККТ в установленном порядке вообще. В этом случае ИП заплатит от от 25 до 50 процентов выручки, сделанной без применения интернет-кассы, но не меньше 10 000 рублей. Юрлиц по традиции накажут еще строже. Придется отдать от 75% выручки, сделанной в обход кассового аппарата, но не меньше 30 тысяч. Еще строже карается повторное нарушение. Деятельность ООО могут запретить на срок до 3 лет, а ИП грозит приостановка деятельности на 90 суток. Правда, такие меры применяются лишь к тем, чья выручка при работе без кассы превысила миллион рублей (пункт 3 статьи 14.5 КоАП РФ).

За применение онлайн-касс с различными нарушениями наказывают чуть мягче. Если вы нарушили порядок регистрации или перерегистрации, придется заплатить 1,5-3 тысячи рублей (для ИП) или 5-10 тысяч (для организаций и юридических лиц). Правда, в этом случае можно отделаться предупреждением, если нарушение совершено впервые. Такие же штрафы будут и в случае, если вы не предоставили документы о ККТ по запросу налоговых органов. Или предоставили, но позднее установленных сроков.

Штрафы по онлайн-кассам 

И наконец, за не отправленный покупателю электронный чек тоже оштрафуют. Индивидуальный предприниматель (или должностное лицо) будет наказан на 2 тысячи рублей, а юрлица заплатят 10 тысяч. Правда и тут можно получить предупреждение и избежать штрафа. И еще наказание ждет только в том случае, если клиент попросил отправить ему электронную копию чека, но кассир этого не сделал. Прямой обязанности отсылать электронные чеки всем покупателям законом не установлено.

Небольшая сноска: федеральным законом № 171-ФЗ частично приостановлено действие частей 2-4 и 6 статьи 14.5 Кодекса об административных правонарушениях. До 1 июля 2020 года они не распространяются на водителей и кондукторов маршрутных транспортных средств (общественный транспорт) и сферу ЖКХ. Соответствующие изменения были подписаны президентом 3 июля 2019 года.

Соблюдайте законы и используйте контрольно-кассовую технику в установленном порядке и тогда штрафов удастся избежать. Следите за актуальными новостями, правила игры в сфере применения ККТ иногда меняются на ходу.

Надеемся, статья была полезной и теперь вы знаете об онлайн-кассах все, что необходимо знать владельцу розничного магазина.