В торговой сфере предприниматели являются одновременно и покупателями, и продавцами. Поэтому каждый из них вынужден вести учет расчетов с поставщиками. Без четкой системы контроля отношений с контрагентами предприниматели могут получить множество проблем.
Во-первых, пренебрежение договорами ведет к отсутствию гарантий возврата, ремонта и обмена приобретенных товаров. Во-вторых, неправильно организованный учет расчетов с поставщиками может привести к ошибкам в начислении налогов и последующим штрафам со стороны налоговой инспекции. Подобные проблемы могут возникнуть у каждого, кто ведет учет вручную и не уделяет должного внимания взаиморасчетам с контрагентами.
Из сегодняшней статьи предприниматели узнают, как правильно организовать товарный и бухгалтерский учет расчетов с поставщиками. Эти знания помогут избежать упомянутых проблем и снизят нагрузку на руководителя магазина. Ведь современные программы позволяют автоматизировать торговлю и минимизировать ошибки учета, освободив предпринимателя от рутинной работы.
Организация расчетов с поставщиками в магазине
Поставщиками магазина могут быть только ИП и юридические лица, ведь на всю продукцию необходимо иметь сертификаты качества и прочие документы, которые не выдаются простым физическим лицам.
Несвоевременная оплата поставок может привести к потере скидок
Довольно часто при поставках предприниматели сталкиваются с проблемами, связанными с просрочкой, недопоставкой товаров и другими вариантами ненадлежащего исполнения договора. В результате выставляются штрафы, «замораживаются» выплаты, инициируются судебные разбирательства. Чтобы исключить подобные ситуации, необходимо четко контролировать следующие сферы работы магазина:
- динамика дебиторской и кредиторской задолженностей;
- правильность оформление приходных документов;
- соблюдение сроков поставки товаров;
- качество и количество доставленной продукции или оказанных услуг;
- состояние складских остатков;
- обязательные выплаты: налоги, зарплата, коммунальные услуги и т.д.
Для решения этих вопросов крупным сетям не обойтись без дорогостоящей конфигурации 1С, а вот малым предпринимателям вполне хватит доступной программы складского учета ЕКАМ. Она позволяет вести учет с поставщиками, осуществлять продажи, создавать программы лояльности и многое другое.
Программа складского учета ЕКАМ имеет интеллектуальную систему закупок
При учете расчетов с поставщиками необходимо учитывать следующее:
- В регистрах учет расчетов ведется по каждому документу (накладной, расчетному документу, счету-фактуре и др.)
- Все расчеты за отгруженные поставщиками товары должны отражаться по счету №60 или корреспондироваться с ним.
- При поступлении товаров, счет №60 корреспондируется с дебетом счетов в сумме выставленного счета-фактуры.
В конце каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) предприниматели должны делать сверки с поставщиком. Их итогом являются подписанные акты сверки и сформированные на их основе дебиторская и кредиторская задолженности.
Законодательная база для расчетов с поставщиками
Чтобы правильно организовать учет расчетов с поставщиками, предприниматель должен знать, какая нормативная документация регулирует эти взаимоотношения.
Предприниматель должен хорошо изучить основы бухучета в магазине
К таким документам относят:
- Гражданский кодекс.
- Федеральный закон "О бухгалтерском учете" № 402-ФЗ.
- Приказ Минфина от 31.10.2000 г. №94н об утверждении Плана счетов и инструкции по его применению.
- Положения по бухгалтерскому учету (всего 25).
- Методические рекомендации, разработанные финансовыми ведомствами: Минфином, ФНС и др.
- Документы самих предприятий с правилами формирования учетной политики.
Проще всего вести учет расчетов с поставщиками предпринимателям на спецрежимах, которым не обязательно вести полноценную бухгалтерию. Из списка документов им в работе понадобятся только Гражданский кодекс и собственные правила по учетной политике. Все остальные вопросы учета сумеет решить программа складского учета ЕКАМ.
Бухгалтерские проводки при учете расчетов с поставщиками
Для учета и формирования бухгалтерских проводок по поставщикам используется счет 60. На нем ведется аналитический и синтетический учет в разрезе товаров, контрагентов, видов оплаты, сделок. Счет 60 – активно-пассивный, поэтому остаток по нему может быть и дебетовым, и кредитовым, в зависимости от типа задолженности.
На счете обобщается информация по следующим операциям розничной торговли:
- поступление товаров и приемка услуг;
- плановые расчеты с поставщиками;
- излишки/недочеты, выявленные при приемке товаров;
- неотфактурированные поставки (неподтвержденные документами).
Типичные проводки по счету 60 выглядят следующим образом:
Основанием для каждой проводки являются оправдательные первичные документы: различные товарно-транспортные накладные, подписанные акты выполненных работ, чеки, счета-фактуры и пр. Предприятия могут использовать утвержденные унифицированные формы этих документов или собственные, с указанием обязательных реквизитов.
Отдельно следует затронуть тему учета возврата товара поставщику. Он может осуществляться из-за нарушений качества/комплектности продукции или без конкретной причины. В первом случае необходимо выполнить сторнирование поставки товара, а во втором – совершить обычную обратную реализацию. Более подробно об этом можно прочитать в этой статье.
Инвентаризация расчетов с поставщиками
Для подтверждения взаимных обязательств и требований, магазину рекомендуется производить сверки расчетов с поставщиками. Эта процедура проводится в следующих случаях:
- составление годового отчета;
- закрытие расчетов по договору;
- подтверждение текущей переходящей задолженности;
- разовый большой авансовый платеж или большая поставка товара в кредит;
- в других случаях (оценка стоимости предприятия, его продажа, периодическая инвентаризация и т.п.).
Итогом процедуры является подписание акта сверки обеими сторонами. Этот документ отображает движение продукции между магазином и поставщиком, а также наличие задолженностей между ними.
Образец акта сверки между покупателем и поставщиком, работающими по договору
Акт сверки является свидетельством признания долга, причем в день подписания документа срок исковой давности обнуляется. Поэтому акт часто используют в судебной практике, как безапелляционное доказательство задолженности.
Форма акта обычно утверждается приказом по предприятию, хотя в качестве бланка можно взять и понравившийся образец из интернета. Допускается подписывать сразу два варианта документа, если их формы отличаются у разных предприятий.
Часто форма акта сверки встроена в печатные шаблоны бухгалтерских программ, что заметно ускоряет его составление. В этом случае нужно только выбрать нужного контрагента и распечатать документ.
В регулярной сверке расчетов заинтересованы и поставщики товара
В розничном магазине рекомендуется делать сверки с поставщиками хотя бы раз в квартал, а при частых поставках – ежемесячно. Это позволит предпринимателю перестраховаться от возможных проблем и будет способствовать более быстрому поиску в расчетах несоответствий (при их наличии).
Неотфактурованные поставки
Случается, что товары от поставщика приходят без сопроводительных документов. Как в таком случае вести учет расчетов с поставщиками? В подобной ситуации рекомендуется при приемке составлять акт по форме ТОРГ-4. При этом стоимость продукции можно указывать, основываясь на предыдущих поставках или на договорных ценах. НДС при этом не учитывается.
Неотфактурованные товары можно хранить на складе, учитывая их на внебалансовом счете
Впоследствии, при расхождении фактической стоимости товара и стоимости в акте приемки, делаются корректировочные проводки.
В налоговом учете на ОСНО неотфактурованные поставки нельзя относить на валовые расходы. На практике, они признаются таковыми только после фактического получения накладной и счета-фактуры. Аналогичная ситуация с учетом налогового кредита по НДС.
На УСН неотфактурованные поставки учитываются в расходах только после получения сопроводительных документов и оплаты за товар.
Автоматизация учета расчетов с поставщиками
Выбрать программу для учета взаиморасчетов с поставщиками довольно просто, поскольку на рынке сегодня много подобных автоматизированных сервисов. Но выбор, в первую очередь, должен определяться широким функционалом приложения и оптимальным соотношением возможностей и цены.
На российском рынке лучшим приложением для автоматизации торговли и учета является программа складского учета ЕКАМ. Она обеспечивает удаленный доступ к бухгалтерской информации магазина с любого устройства: компьютера, планшета, смартфона. В результате предприниматель может контролировать расчеты с поставщиками даже из дома.
Программа ЕКАМ позволяет вести учет товарооборота и продаж в «облаке»
Кроме того, в рамках работы с контрагентами, программа складского учета позволяет:
- фиксировать каждую приемку товаров;
- указывать партии товаров в каждой поставке;
- учитывать возвраты товаров поставщикам;
- контролировать все сделки с товарами: покупка, продажа, возврат;
- проводить быструю инвентаризацию;
- вести базу контрагентов;
- всегда иметь под рукой актуальные остатки товаров;
- печатать приходные документы;
- учитывать оплаты поставщикам;
- вести полноценный складской учет;
- планировать закупки с помощью интеллектуальной системы;
- делать рассылки поставщикам;
- выполнять загрузки накладных поставщиков непосредственно в программу.
Таким образом, программа складского учета позволяет организовать четкий контроль над расчетами с поставщиками. Приложение помогает своевременно проводить платежи, контролировать сроки оплат и планировать закупки. В результате работа магазина становится стабильной, а значит и более прибыльной.
Предприниматели могут пользоваться программой складского учета ЕКАМ совершенно бесплатно целых две недели. За это время вы поймете, насколько легко вести учет расчетов с поставщиками в автоматизированной системе. Кроме того, программа складского учета не только упрощает рутинную работу, но и позволяет избежать бухгалтерских ошибок, делая бизнес более прибыльным.
Как увеличить прибыль, победив бардак в складском и финансовом учёте
