← Блог о торговле

Учет расчетов с поставщиками в розничном магазине

В торговой сфере предприниматели являются одновременно и покупателями, и продавцами. Поэтому каждый из них вынужден вести учет расчетов с поставщиками. Без четкой системы контроля отношений с контрагентами предприниматели могут получить множество проблем.

Во-первых, пренебрежение договорами ведет к отсутствию гарантий возврата, ремонта и обмена приобретенных товаров. Во-вторых, неправильно организованный учет расчетов с поставщиками может привести к ошибкам в начислении налогов и последующим штрафам со стороны налоговой инспекции. Подобные проблемы могут возникнуть у каждого, кто ведет учет вручную и не уделяет должного внимания взаиморасчетам с контрагентами.

Из сегодняшней статьи предприниматели узнают, как правильно организовать товарный и бухгалтерский учет расчетов с поставщиками. Эти знания помогут избежать упомянутых проблем и снизят нагрузку на руководителя магазина. Ведь современные программы позволяют автоматизировать торговлю и минимизировать ошибки учета, освободив предпринимателя от рутинной работы.

Организация расчетов с поставщиками в магазине

Поставщиками магазина могут быть только ИП и юридические лица, ведь на всю продукцию необходимо иметь сертификаты качества и прочие документы, которые не выдаются простым физическим лицам.

Несвоевременная оплата поставок может привести к потере скидок

Несвоевременная оплата поставок может привести к потере скидок

Довольно часто при поставках предприниматели сталкиваются с проблемами, связанными с просрочкой, недопоставкой товаров и другими вариантами ненадлежащего исполнения договора. В результате выставляются штрафы, «замораживаются» выплаты, инициируются судебные разбирательства. Чтобы исключить подобные ситуации, необходимо четко контролировать следующие сферы работы магазина:

  • динамика дебиторской и кредиторской задолженностей;
  • правильность оформление приходных документов;
  • соблюдение сроков поставки товаров;
  • качество и количество доставленной продукции или оказанных услуг;
  • состояние складских остатков;
  • обязательные выплаты: налоги, зарплата, коммунальные услуги и т.д.

Для решения этих вопросов крупным сетям не обойтись без дорогостоящей конфигурации 1С, а вот малым предпринимателям вполне хватит доступной программы складского учета ЕКАМ. Она позволяет вести учет с поставщиками, осуществлять продажи, создавать программы лояльности и многое другое.

Программа складского учета ЕКАМ имеет интеллектуальную систему закупок

Программа складского учета ЕКАМ имеет интеллектуальную систему закупок

При учете расчетов с поставщиками необходимо учитывать следующее:

  1. В регистрах учет расчетов ведется по каждому документу (накладной, расчетному документу, счету-фактуре и др.)
  2. Все расчеты за отгруженные поставщиками товары должны отражаться по счету №60 или корреспондироваться с ним.
  3. При поступлении товаров, счет №60 корреспондируется с дебетом счетов в сумме выставленного счета-фактуры.

В конце каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) предприниматели должны делать сверки с поставщиком. Их итогом являются подписанные акты сверки и сформированные на их основе дебиторская и кредиторская задолженности.

Законодательная база для расчетов с поставщиками

Чтобы правильно организовать учет расчетов с поставщиками, предприниматель должен знать, какая нормативная документация регулирует эти взаимоотношения.

Предприниматель должен хорошо изучить основы бухучета в магазине

Предприниматель должен хорошо изучить основы бухучета в магазине

К таким документам относят:

  1. Гражданский кодекс.
  2. Федеральный закон "О бухгалтерском учете" № 402-ФЗ.
  3. Приказ Минфина от 31.10.2000 г. №94н об утверждении Плана счетов и инструкции по его применению.
  4. Положения по бухгалтерскому учету (всего 25).
  5. Методические рекомендации, разработанные финансовыми ведомствами: Минфином, ФНС и др.
  6. Документы самих предприятий с правилами формирования учетной политики.

Проще всего вести учет расчетов с поставщиками предпринимателям на спецрежимах, которым не обязательно вести полноценную бухгалтерию. Из списка документов им в работе понадобятся только Гражданский кодекс и собственные правила по учетной политике. Все остальные вопросы учета сумеет решить программа складского учета ЕКАМ.

Бухгалтерские проводки при учете расчетов с поставщиками

Для учета и формирования бухгалтерских проводок по поставщикам используется счет 60. На нем ведется аналитический и синтетический учет в разрезе товаров, контрагентов, видов оплаты, сделок. Счет 60 – активно-пассивный, поэтому остаток по нему может быть и дебетовым, и кредитовым, в зависимости от типа задолженности.

На счете обобщается информация по следующим операциям розничной торговли:

  • поступление товаров и приемка услуг;
  • плановые расчеты с поставщиками;
  • излишки/недочеты, выявленные при приемке товаров;
  • неотфактурированные поставки (неподтвержденные документами).

Типичные проводки по счету 60 выглядят следующим образом:

Типичные проводки по счету 60

Основанием для каждой проводки являются оправдательные первичные документы: различные товарно-транспортные накладные, подписанные акты выполненных работ, чеки, счета-фактуры и пр. Предприятия могут использовать утвержденные унифицированные формы этих документов или собственные, с указанием обязательных реквизитов.

Отдельно следует затронуть тему учета возврата товара поставщику. Он может осуществляться из-за нарушений качества/комплектности продукции или без конкретной причины. В первом случае необходимо выполнить сторнирование поставки товара, а во втором – совершить обычную обратную реализацию. Более подробно об этом можно прочитать в этой статье.

Инвентаризация расчетов с поставщиками

Для подтверждения взаимных обязательств и требований, магазину рекомендуется производить сверки расчетов с поставщиками. Эта процедура проводится в следующих случаях:

  • составление годового отчета;
  • закрытие расчетов по договору;
  • подтверждение текущей переходящей задолженности;
  • разовый большой авансовый платеж или большая поставка товара в кредит;
  • в других случаях (оценка стоимости предприятия, его продажа, периодическая инвентаризация и т.п.).

Итогом процедуры является подписание акта сверки обеими сторонами. Этот документ отображает движение продукции между магазином и поставщиком, а также наличие задолженностей между ними.

Образец акта сверки между покупателем и поставщиком, работающими по договору

Образец акта сверки между покупателем и поставщиком, работающими по договору

Акт сверки является свидетельством признания долга, причем в день подписания документа срок исковой давности обнуляется. Поэтому акт часто используют в судебной практике, как безапелляционное доказательство задолженности.

Форма акта обычно утверждается приказом по предприятию, хотя в качестве бланка можно взять и понравившийся образец из интернета. Допускается подписывать сразу два варианта документа, если их формы отличаются у разных предприятий.

Часто форма акта сверки встроена в печатные шаблоны бухгалтерских программ, что заметно ускоряет его составление. В этом случае нужно только выбрать нужного контрагента и распечатать документ.

В регулярной сверке расчетов заинтересованы и поставщики товара

В регулярной сверке расчетов заинтересованы и поставщики товара

В розничном магазине рекомендуется делать сверки с поставщиками хотя бы раз в квартал, а при частых поставках – ежемесячно. Это позволит предпринимателю перестраховаться от возможных проблем и будет способствовать более быстрому поиску в расчетах несоответствий (при их наличии).

Неотфактурованные поставки

Случается, что товары от поставщика приходят без сопроводительных документов. Как в таком случае вести учет расчетов с поставщиками? В подобной ситуации рекомендуется при приемке составлять акт по форме ТОРГ-4. При этом стоимость продукции можно указывать, основываясь на предыдущих поставках или на договорных ценах. НДС при этом не учитывается.

Неотфактурованные товары можно хранить на складе, учитывая их на внебалансовом счете

Неотфактурованные товары можно хранить на складе, учитывая их на внебалансовом счете

Впоследствии, при расхождении фактической стоимости товара и стоимости в акте приемки, делаются корректировочные проводки.

В налоговом учете на ОСНО неотфактурованные поставки нельзя относить на валовые расходы. На практике, они признаются таковыми только после фактического получения накладной и счета-фактуры. Аналогичная ситуация с учетом налогового кредита по НДС.

На УСН неотфактурованные поставки учитываются в расходах только после получения сопроводительных документов и оплаты за товар.

Автоматизация учета расчетов с поставщиками

Выбрать программу для учета взаиморасчетов с поставщиками довольно просто, поскольку на рынке сегодня много подобных автоматизированных сервисов. Но выбор, в первую очередь, должен определяться широким функционалом приложения и оптимальным соотношением возможностей и цены.

На российском рынке лучшим приложением для автоматизации торговли и учета является программа складского учета ЕКАМ. Она обеспечивает удаленный доступ к бухгалтерской информации магазина с любого устройства: компьютера, планшета, смартфона. В результате предприниматель может контролировать расчеты с поставщиками даже из дома.

Программа ЕКАМ позволяет вести учет товарооборота и продаж в «облаке»

Программа ЕКАМ позволяет вести учет товарооборота и продаж в «облаке»

Кроме того, в рамках работы с контрагентами, программа складского учета позволяет:

  • фиксировать каждую приемку товаров;
  • указывать партии товаров в каждой поставке;
  • учитывать возвраты товаров поставщикам;
  • контролировать все сделки с товарами: покупка, продажа, возврат;
  • проводить быструю инвентаризацию;
  • вести базу контрагентов;
  • всегда иметь под рукой актуальные остатки товаров;
  • печатать приходные документы;
  • учитывать оплаты поставщикам;
  • вести полноценный складской учет;
  • планировать закупки с помощью интеллектуальной системы;
  • делать рассылки поставщикам;
  • выполнять загрузки накладных поставщиков непосредственно в программу.

Таким образом, программа складского учета позволяет организовать четкий контроль над расчетами с поставщиками. Приложение помогает своевременно проводить платежи, контролировать сроки оплат и планировать закупки. В результате работа магазина становится стабильной, а значит и более прибыльной.

Предприниматели могут пользоваться программой складского учета ЕКАМ совершенно бесплатно целых две недели. За это время вы поймете, насколько легко вести учет расчетов с поставщиками в автоматизированной системе. Кроме того, программа складского учета не только упрощает рутинную работу, но и позволяет избежать бухгалтерских ошибок, делая бизнес более прибыльным.

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Читайте также

Ведёте учёт в тетрадке или экселе? Пройдите бесплатный е-мейл курс —
Как увеличить прибыль, победив бардак в складском и финансовом учёте

Товароучетная система

  • Настройка автоматизации учёта товаров “под ключ”
  • Списание остатков в реальном времени
  • Учёт закупок и заказов поставщикам
  • Встроенная программа лояльности
  • Онлайн-касса под 54-ФЗ

Обеспечиваем оперативную поддержку по телефону,
помогаем загрузить товарную базу и поставить кассу на учёт.

Испытайте все возможности бесплатно!

Электронная почта*
Электронная почта*

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации