Автоматизация и учет скидок в розничном магазине: рекомендации для продавцов и владельцев бизнеса
Скидки - универсальный инструмент маркетинга любого магазина. С его помощью можно привлекать новых клиентов, поддерживать интерес старых, избавляться от неликвидных товарных остатков и делать много других вещей. Однако скидками нужно уметь правильно пользоваться. Будете делать все как попало - утомите продавцов, запутаетесь и не сведете концы с концами в конце месяца. Сегодня расскажем, как работать со скидками и акциями по уму.
Зачем учитывать и автоматизировать скидки
Немалая часть предпринимателей, открывающих первый розничный магазин, вообще не задумываются об учете и автоматизации акций и спецпредложений. Дескать, реализовать скидку вполне можно и без этого: нужная функция есть в меню кассового аппарата. В крайнем случае, ее можно пробить и вручную, записав данные в журнал продаж. Это приводит к ряду проблем:
- трудно отследить финансовые показатели: прибыль, валовую выручку, доход. Если скидки бились как попало, потом концов не найдешь;
- возрастает нагрузка на персонал. Кассир делает двойную работу. Он не просто сканирует штрих-код и принимает оплату, но еще и вводит размер скидки;
- увеличивается время обслуживания покупателей. Прямое следствие предыдущего пункта. Одно дело, если клиент берет пару позиций по сниженной цене и совсем другое, если товаров десятки и на каждый из них требуется индивидуальная скидка. Формировать такой чек продавец будет несколько минут, что вряд ли обрадует тех, кто стоит в очереди;
- трудности при расчете НДС в конце отчетного периода. Расчет налога на добавленную стоимость с учетом скидок имеет свои нюансы;
- невозможно реализовать программы лояльности и другие адресные акции. Точнее, реализовать можно, но тоже вручную, что менее удобно и неизбежно ведет к ошибкам;
- в конце отчетного периода непонятно, какие позиции, в каком количестве и по какой цене продавались.
Все эти вопросы закрывает автоматизация и учет скидок. Здесь от персонала ничего не требуется. Максимум, что он должен сделать, это попросить у клиента скидочную, бонусную или дисконтную карту и провести ее через считывающее устройство. После это система рассчитает размер скидки в автоматическом режиме. Данные будут зафиксированы в программе и войдут в аналитические отчеты.
Тем не менее, учет скидок в ручном режиме вполне можно рекомендовать некоторым категориям розничных продавцов. Именно с них мы и начнем обзор.
Учет и проводки скидок вручную
Техника процесса проста: при расчете на кассе продавец сам определяет размер скидки и задает нужные параметры в меню кассового аппарата. Если брать популярный смарт-терминал “Эвотор 7.2”, размер скидки можно задать непосредственно перед печатью чека. Лицо с правами администратора может ограничить максимальный размер скидки, чтобы кассир не продал слишком дешево, например, подставным лицам.
После того, как размер скидки задан, кассовый аппарат сам посчитает итоговую стоимость покупки с учетом бонусов. То есть, начальная степень автоматизации здесь все же присутствует - кассир избавлен, хотя бы, от математических расчетов. Скидку можно сделать на весь чек или отдельные позиции в нем - система это позволяет.
Далее - учет. Теоретически касса формирует простенькую аналитику продаж. Можно посмотреть каждую покупку и чек - эти данные хранятся в памяти фискального накопителя. Но есть большой недостаток: информацию придется долго искать в меню. Именно по этой причине учет с помощью онлайн-касс можно считать чисто условным. Обычно вся нагрузка ложится на продавцов: они ведут несколько журналов, где фиксируют данные о продажах и скидках. Долго, сложно, неудобно, поэтому подходит не всем.
Такой подход годится для магазинов с сильно ограниченным ассортиментом. Еще его могут применять те розничные продавцы, которые пользуются скидками только в исключительных случаях, раз от разу. Там, где работа со скидками поставлена на поток (а это львиная доля магазинов) понадобятся более серьезные средства автоматизации.
Учет и проводка при помощи программ лояльности
Программы лояльности призваны сформировать круг постоянных покупателей розничного магазина. Существует бесчисленное множество способов реализовать программы лояльности, но суть всегда одна. Клиент получает на руки средство идентификации - обычно пластиковую карту. Предъявляя ее кассиру он может рассчитывать на скидку. Такой подход используют практически все крупные торговые сети: “Дикси”, “Пятерочка”, Spar и другие. Карты лояльности привязывают клиента к одной сети магазинов. А вот небольшие розничные продавцы почти не используют этот инструмент, а зря. Ниже мы расскажем, как это можно сделать.
Карты могут быть нескольких видов и механизм предоставления скидки в каждом случае будет отличаться:
- скидочные или дисконтные карты. Дают право скидки на определенные товары, включенные в программу лояльности. Это самый простой подход: сумма покупки просто уменьшается на процент скидки;
- накопительные карты. Здесь все работает по-другому: на карте копятся условные деньги - обычно в виде баллов. Покупатель берет товары за полную стоимость, но с каждой покупки на накопительную карту падает определенная сумма. Ее можно полностью или частично потратить на оплату товара;
- универсальные карты. Сочетают в себе функцию дисконтных и накопительных.
Часто поступают так: чем больше покупок совершил клиент, тем больший процент скидки он получает. Например, купил на 5 тысяч рублей - получил карту со скидкой 3 процента, приобрел на 10 тысяч - магазин выдает другую карту, скидка по которой составит уже 5%.
Выручай-карта от сети магазинов “Пятерочка”
Что понадобится для реализации программы лояльности:
- товароучетная система с поддержкой программ лояльности. Это самый важный инструмент, без которого запустить программу не получится. Здесь задается размер скидок, определяются категории товаров, которые под них попадают. Кроме этого товароучетка должна иметь встроенную CRM-систему для персонализации скидок. Все эти требования удовлетворяет система складского учета ЕКАМ;
- контрольно-кассовое оборудование, интегрированное с программой товароучета;
- нужно найти специализированную компанию и заказать выпуск накопительных или дисконтных карт. После этого их надо распределить среди постоянных покупателей;
- оборудование для считывания скидочных карт, интегрированное с товароучетной системой и контрольно-кассовой техникой. Считыватель карт можно купить отдельно или в составе комплекта ККТ. По всем вопросам приобретения и интеграции оборудования вы можете обратиться к специалистам компании ЕКАМ.
Самый главный плюс работы с программами лояльности - тотальный учет работы со скидками. Все они фиксируются в системе и доступны в разделе “Аналитика”. В любой момент времени можно получить отчет по каждой позиции, входящей в программу лояльности. Аналитика формируется в автоматическом режиме без какого-либо участия персонала.
Есть и минус. Программа лояльности - не единственный способ предоставления скидок. Как мы уже отмечали, она ориентирована на постоянных клиентов - владельцев дисконтных карт. Если вы захотите устроить тотальную распродажу товара со скидкой среди всех остальных посетителей, в том числе, случайных, придется осваивать дополнительные инструменты. О них - следующий раздел.
Учет, автоматизация и проводки при помощи конструкторов скидок
Конструктор скидок - условное название инструмента управления акциями, распродажами и бонусами. Он подойдет в тех случаях, когда вы хотите расширить круг покупателей, имеющих право на скидку. Например, в розничном магазине действует программа лояльности для владельцев карт. Но этого мало и вы решили сделать акцию и для остальных клиентов. Они тоже могут приобрести некоторые позиции чуть дешевле. Просто у участников дисконтной программы будет больше привилегий.
Одной программой лояльности здесь не обойтись. Товароучетная программа (без тут нее тоже никуда) должна поддерживать работу со скидками вне программы лояльности. Большинство систем поддерживают такую возможность.
Подход подойдет и тем, кто по каким-то причинам не желает возиться с программами лояльности и хочет просто автоматизировать процесс предоставления и учета скидок всем без исключения покупателям. В небольших розничных магазинах это вполне оправдано: большинство клиентов - местные жители и случайные посетители заходят редко. К тому же не придется тратиться на покупку дополнительного оборудования и считывателей карт.
Процесс добавления новой скидки в интернет-магазин
Учет происходит так же, как и в случае с программой лояльности: система сама собирает информацию о каждой покупке, после чего формирует подробную аналитику. Вы всегда видите, на что именно были акции в этом месяце, неделе и любом другом периоде.
Важный момент: товароучетные программы, в большинстве своем, предоставляются в виде SaaS-услуги. Это значит, что вся информация будет храниться в облачном сервисе, доступ к которому есть из любой точки земного шара. Единственное условие - наличие доступа к сети интернет.
Как выбрать товароучетную программу для автоматизации скидок
При выборе стоит ориентироваться на следующие критерии:
- встроенные программы лояльности. Дают возможность персонализировать скидки и упрощают работу с постоянными покупателями;
- программа товароучет должна интегрироваться с контрольно-кассовым оборудованием. Товар, который продавец отпускает через кассовый аппарат, должен моментально списываться с остатков, а информация о скидке фиксироваться в системе;
- встроенная CRM-система. Позволяет вести клиентские базы;
- приемка документации от поставщиков в электронном виде. Речь идет о накладных, каталогах, прайс-листах и прочей документации;
- контроль персонала розничного магазина. В хорошей товароучетной программе каждый сотрудник заходит в систему, используя личные логин и пароль. Это дает возможность отследить, какие продажи происходили в его рабочую смену;
- автоматическое формирование отчетной документации. Товароучетка должна поддерживать создание финансовых, бухгалтерских и иных документов и их хранение в памяти. Владелец в любой момент времени может распечатать их на принтере, поставить печать и отправить по назначению;
- автоматический заказ товара у поставщиков. Это нужно для того, чтобы товар не закончился в самый неподходящий момент;
- расчет себестоимости, наценки и маржинальности. В контексте работы со скидками этот пункт особенно важен. Все акции, спецпредложения и прочие бонусы должны находиться в пределах рентабельности;
- программа складского учета должна интегрироваться: с сайтом интернет-магазина, с внешними CRM-системами, программами аналитики и так далее.
И еще одно важное дополнение. В 2019 году (не считая пилотных проектов) идет переход на обязательную маркировку товаров. Для работы в системе маркировки нужна программа электронного документооборота. Ее функции вполне может выполнять программа складского учета, но при одном условии: она должна интегрироваться с личным кабинетом государственной системы мониторинга. Обратите на это особое внимание при выборе товароучетной программы. Все требованиям маркировки соответствует товароучетная система ЕКАМ.
Работайте со скидками, привлекайте новых клиентов и зарабатывайте больше. Хороших продаж!