Учет сроков годности товаров: способы контроля, реализации скоропортящихся товаров в розничных и оптовых магазинах

Магазины, торгующие просрочкой, покупатели обходят стороной. И наоборот: стараются покупать в местах, где все свеженькое. Но потеря клиентов - половина беды. За продажу товаров с истекшим сроком реализации предусмотрена ответственность вплоть до уголовной. В общем, за сроками годности надо следить, и нечего тут рассуждать. Сегодня расскажем, как это делать.

Кому необходимо следить за сроками годности

Любым продавцам, торгующим продуктом с ограниченными сроками хранения. Это могут быть:

• магазины продуктов питания. Здесь почти вся номенклатура имеет предельный срок реализации;
• общепит, кофейни, бары. В таких заведениях еще сложнее. Нужно отслеживать не только сроки годности сырья, но и готовых блюд и напитков. Кроме этого у ряда товаров, например, разливного пива или коробочных соков, есть срок хранения после вскрытия упаковки;
• магазины автозапчастей. Часть ассортимента также имеет сроки хранения. Это относится к герметикам, автомаслам, аккумуляторам и автохимии;
• точки продажи строительных материалов. Краски, шпатлевки, строительные смеси тоже со временем портятся;
• магазины косметики. Кремы, маски для лица, помада и тушь - ну вы поняли;
• магазины бытовой химии;
• аптеки, фармацевтические магазины;
• другие точки продаж.

Причины появления просроченных товаров

Их несколько:

1. Неоптимизированные закупки. На пальцах: вы закупаете больше, чем способны реализовать.
2. Неоптимизированные продажи. Свежий товар продается раньше, чем залежалый.
3. Ошибки персонала.
4. Неточности в товароучете.
5. Нет полной картины по срокам годности и все продается как попало.

Способы контроля сроков годности

Ручной учет

Древний как мир, но все еще популярный метод учета не только сроков годности, но и продаж, складских остатков, выручки других показателей. Используется из-за своей простоты и низких затрат (это почти бесплатно). Техника простая. Кладовщик, администратор и другие ответственные лица заводят несколько журналов, в которых фиксируют нужные параметры. Обычно оформляется в виде таблицы, где есть графа под названием “срок годности”.

Учет обычно сквозной: на каждую поступившую партию товара заводится своя строка, где записываются данные. Строки нумеруются с указанием даты.

Кому подходит:

• магазинам с небольшой номенклатурой. Если у вас строительный магазин с несколькими позициями, имеющими срок годности, такое решение для вас;
• оборачиваемость превосходит срок реализации в несколько раз (минимум в 3-5);
• продавцам, не торгующим продукцией, имеющей срок хранения.

Плюсы ручного учета:

• бесплатно, быстро, оперативно;
• тетрадь можно взять с собой на склад или в другой магазин;
• не нужен компьютер, интернет.

Минусы:

• отсутствие автоматизации и большое количество ручной работы;
• записи доступны одному человеку;
• тетрадь можно потерять, уничтожить или испортить;
• нет аналитики - только сухие цифры;
• исправления вносят путаницу;
• низкая производительность. При большом ассортименте записей будет столько, что разобраться невозможно;
• никто не видит полной картины. Каждый сотрудник ведет свою документацию, а что происходит в целом, непонятно.

Внутренняя разметка книги для складского учета

Как вести учет сроков годности вручную:

1. Разработайте форму таблицы с учетом сроков хранения. Для этого понадобится отдельная графа.
2. Вмените в обязанность ответственным лицам проставлять данные при приемке товара.
3. Ежедневно проверяйте журнал на предмет появления просрочки.
4. Продукт с более ранним сроком реализации должен отправляться на полки в первую очередь. Следить за этим входит в обязанности кладовщика и продавцов.

Учет в табличном редакторе Excel

Начальный уровень автоматизации. Программа способна делать несложные расчеты и самостоятельно меняет текущие данные.

Плюсы:

• хоть какая-то автоматизация. Например, общее количество остатков может уменьшаться после того, как продавец зафиксировал продажу;
• наглядность. Одного опытного взгляда на таблицу достаточно, чтобы оценить картину;
• данные можно переслать другим людям по электронной почте или на карте памяти;
• есть возможность вносить исправления без перечеркиваний и путаницы.

Минусы:

• много ручной работы. Здесь Excel не далеко ушел от бумажных носителей;
• данные могут пропасть из-за ошибок персонала, при поломке жесткого диска, сбое в операционной системе;
• стандартный Excel из пакета Microsoft не годится для товароучета и контроля сроков годности. Нужно скачивать специальные шаблоны - как правило, платные;
• низкая степень автоматизации;
• одна ошибка при вводе данных может привести к лавинообразному каскаду ошибок во всей системе;
• нет интеграции с контрольно-кассовым оборудованием.

Как вести учет сроков годности в Excel-таблицах:

1. Скачайте и установите подходящий шаблон. Он должен содержать графу “срок годности”.
2. При приемке партии товара указывайте предельный срок реализации.
3. Поручите кладовщику ежедневно мониторить картину касательно времени хранения.
4. При отпуске товара со склада кладовщик должен выдавать на полки магазина продукцию, которую нужно продать раньше.
5. При проведении инвентаризаций учитывайте сроки годности. Вовремя списывайте просрочку и убирайте ее с полок.

Пример ведения учета товаров в Excel-таблице

Автоматизированный учет при помощи специального софта

На сегодняшний момент это самый совершенный инструмент для контроля за сроками годности. Всю работу делает компьютерная программа, а вы только вносите данные. Система сама предупредит о том, что какие-то позиции находятся на пределе касательно сроков реализации. Это дает возможность исключить просрочку вообще. Обширная аналитика позволяет оптимизировать закупки.

Плюсы:

• полная автоматизация склада, продаж, закупок и товароучета;
• контроль действий персонала;
• аналитика показателей;
• круглосуточный доступ к информации;
• контроль ценообразования;
• контроль сроков годности;
• интеграция с контрольно-кассовым оборудованием. Все продажи моментально отражаются на складских остатках;
• одновременный доступ к данным нескольких лиц;
• возможность загрузки информации из других источников;
• ведение документооборота. Программа автоматически создает накладные ТОРГ-13, счета-фактуры, акты и другие документы;
• всем подходит.

Минусы:

• нужен компьютер или ноутбук с подключением к сети интернет;
• это платно;
• требуется обучение персонала приемам работы в системе товароучета.

Как контролировать сроки годности при помощи товароучетных систем:

1. Выберите товароучетную программу. С контролем сроков годности прекрасно справляется ЕКАМ.
2. Оплатите подходящий тариф, получите доступ в личный кабинет и панель администратора.
3. Загрузите товарную номенклатуру из Excel или 1С. Можно создать базу вручную.
4. Определите группы товаров, для которых важен срок годности.
5. Внутри каждого раздела составьте список серий по датам поставки, наименованиям поставщиков и прочим признакам. Например, одно и то же молоко могут привозить разные поставщики в разное время. Для разделения по этим показателям и нужны серии.
6. При поступлении продукции указывайте сроки годности. Перед этим необходимо проверить соответствие фактических сроков на упаковке с теми, что указаны в сопроводительной документации: накладных, паспортах, сертификатах и так далее.
7. Работайте! Теперь система вовремя сообщит персоналу о том, что срок хранения заканчивается.
8. Отслеживайте аналитику. Это позволит оптимизировать закупки, контролировать сотрудников и финансовые показатели: выручку, прибыль, маржинальность и средний чек.

Кому подходит программа EKAM

Как вести продажи с учетом сроков годности

Товароучет - только часть работы с товарами, имеющим срок годности. Просто владеть информацией недостаточно, нужно правильно ее использовать. Такие позиции нужно правильно продавать. Для этого существует несколько методик.

1 - Продажи без учета сроков годности

Суть: товары поступают на полки магазина со склада без учетов сроков годности вообще. При очевидных недостатках такой подход - самый распространенный в розничной торговле. Он не требует никаких затрат, работы персонала и какого-либо контроля. Максимум, что делает руководитель, это дает распоряжения персоналу ставить на полки продукцию с небольшим остаточным сроком хранения и придерживать свежие партии.

Подход оправдан в случае, когда сроки оборачиваемости многократно превышают сроки годности. Если вы уверены, что 20 раз все распродадите, пока выйдут сроки, то можно смело его использовать.

Плюсы:

• никаких затрат и действий вообще;
• нет необходимости вести учет;
• низкая нагрузка на персонал.

Минусы:

• большое количество просрочки и неликвида;
• возможность попадания испорченного товара на прилавок;
• убытки из-за частых списаний просроченных остатков;
• возможные проблемы с проверяющими органами при проведении контроля предпринимателя. Если на складе (тем более на полке магазина) найдут просрочку, оправдаться не получится;
• испорченная репутация, недовольные покупатели.

2 - Продажи по складской маркировке

В этом случае все позиции на складе помечены специальными карточками с указанием срока годности. Те, что выходят раньше, продаются в первую очередь. Обычно такой подход работает в сочетании с ручным учетом или учетом в экселевских таблицах. Кладовщик при отгрузке отпускает в первую очередь то, что надо реализовать быстрее.

Срок годности товара на этикетке

Плюсы:

• снижение количества просрочки;
• порядок на складе;
• наличие документооборота и отчетности.

Минусы:

• высокая нагрузка на персонал. Теперь кладовщик должен не просто произвести приемку и разгрузку, но и маркировку товара;
• избыточная структура склада. Нужны отдельные ячейки, полки и стеллажи для товаров с разными сроками хранения;
• влияние человеческого фактора. Ошибки кладовщика сводят на нет работу всей системы.

Продажи по методу FIFO

Здесь принцип такой: товар поступает на полки в том же порядке, в котором он получен от поставщика (FIFO – First In First Out, первый поступил - первый выбыл). Например, неделю назад поставщик привез партию молочки. Она идет на реализацию в первую очередь. То, что привезли 2 дня назад, попадет на прилавок только после продажи более ранней партии.

Плюсы:

• контроль за сроками реализации;
• снижение количества просрочки;
• наглядная аналитика. Если не успели распродать первую партию, а уже привезли вторую, стоит пересмотреть объемы закупок.

Минусы:

• нагрузка на персонал, сложная система складирования (нельзя класть на одну полку товар из разных поставок);
• возможность продажи неликвида. Не факт, что поставщик сегодня привез более свежий товар, чем неделю назад, бывает и наоборот. Особенно, если работаете с несколькими снабжающими организациями;
• отсутствие автоматизации.

Пример очереди ФИФО, в которой находится 5 изделий

Продажи по методу FEFO (First end – first out)

При таком варианте первым выбывает товар, имеющий меньший остаточный срок годности. Самый оптимальный и продвинутый метод продаж. Лучше всего проявляется при совместной работе с товароучетной системой. Здесь тоже требуется сложное складирование, но оно находится под контролем товароучетки. Внутри одного физического склада можно создать несколько виртуальных, что упрощает поиск товара кладовщиком.

Плюсы:

• полный контроль склада с учетом сроков годности;
• контроль закупок и поставщиков;
• отсутствие просрочки на витринах;
• своевременное выявление товара с истекающим сроком продажи;
• снижение нагрузки на персонал.

Минусы: отсутствуют.

И еще один совет напоследок. Не забывайте следить за тем, что заказываете у поставщиков, особенно в рамках всевозможных акций. Снабженцы часто пытаются избавиться от неликвидов именно таким способом. Не редкость, когда с учетом доставки на склад попадает заведомо просроченный товар. В этом случае вся работа сводится на нет.

Удачи в продажах!