← Блог о торговле и предпринимательстве

Финансовые выгоды автоматизации документооборота в бухгалтерском учете

С ростом товарооборота магазина или склада увеличивается количество обрабатываемых персоналом первичных бухгалтерских документов. И чем больше бумаг приходится просматривать за смену работнику, тем с меньшей тщательностью он их проверяет. Для минимизации ошибок можно использовать специализированные программы для розничной торговли, которые позволяют, в том числе, автоматизировать документооборот в бухгалтерском учете.

Насколько автоматизировать документооборот?

Глубина автоматизации документооборота в бухгалтерском учете должна соответствовать потребностям предприятия.

Автоматизировать документооборот можно даже с помощью программы на планшете

Автоматизировать документооборот можно даже с помощью программы на планшете

Этот процесс может протекать в двух направлениях:

  1. Внедрение системы электронного документооборота (ЭД) с использованием индивидуальных цифровых подписей.
  2. Автоматизация составления, редактирования и распечатки бухгалтерских документов, реализованная на базе программ для учета товаров в рознице.

В розничных продажах электронный документооборот между поставщиками и магазинами пока что является редкостью. А вот возможности по автоматизации процесса обработки документов уже имеются.

Практически все предприниматели приобрели онлайн-кассы, которые работают в паре с компьютером или мобильным гаджетом. Для дальнейшей автоматизации достаточно установить на них программу для учета товаров, которая имеет и функционал по оптимизации работы с первичными бухгалтерскими документами.

Юридическая значимость электронных документов

Последние годы было издано несколько законов и приказов, которые окончательно урегулировали на законодательном уровне электронный документооборот. Теперь предприятие может обмениваться документами со своими контрагентами без использования бумажных носителей.

Время на обработку документов при бумажном и электронном документообороте

Время на обработку документов при бумажном и электронном документообороте

Для этого требуется выполнение следующих условий:

  1. Получение каждым подписантом сертифицированной цифровой подписи.
  2. Подписание договора с лицензированным оператором электронного документооборота для передачи документов.
  3. Наличие в коммерческом договоре пункта о взаимном принятии электронных документов контрагентами.

При автоматизации за счет ЭД внутрихозяйственных операций предприятия дополнительно потребуется составить следующие документы:

  1. Регламент использования ЭЦП.
  2. Корпоративный кодекс электронного документооборота с правилами решения спорных ситуаций.
  3. Документ об ознакомлении с вышеуказанным регламентом и кодексом, подписанный каждым сотрудником.

Электронный документооборот должен составляться по всем правилам, ведь впоследствии подтверждение юридической значимости документов может потребоваться при проверках налоговиков или при решении судебных споров.

Рост актуальности правил оформления документов

В своей деятельности предприниматели зачастую используют типовые формы договоров с контрагентами, и не вчитываются во все их пункты. Кроме того, многие сведения указываются от руки. Но пренебрежение формальностями при подписании документов грозит впоследствии финансовыми проблемами.

Штрафы ФНС значительно больше затрат на автоматизацию документооборота

Штрафы ФНС значительно больше затрат на автоматизацию документооборота

Связаны они со следующим факторами:

  1. Государство стремится максимально легализовать розничный бизнес, заставляя предпринимателей отправлять через онлайн-кассы информацию о каждой продаже в ФНС. В результате формируются полные электронные базы о финансовой деятельности предприятия.
  2. Наблюдается тенденция по усилению давления на бизнес в плане доначисления налогов при проверках.
  3. У налоговых органов появились мощные аналитические программы по выявлению подозрительных операций, которые осуществляют торговые компании.
  4. Доказательствами при применении финансовых санкций со стороны ФНС обычно служат ошибки в первичных бухгалтерских документах и договорах.
  5. Крупный бизнес уже ощутил преимущества электронного документооборота и автоматизации учета товаров, поэтому вскоре будет требовать от своих многочисленных контрагентов соответствия более высоким стандартам обработки документов.

Перечисленные факторы сгущают тучи над головами мелких предпринимателей, заставляя их задуматься над тщательным соблюдением документооборота в своей деятельности.

Возможности программ для розницы в сфере документооборота

Электронный документооборот на крупных предприятиях способен обеспечить множество выгод, которые усиливаются собственным синергическим эффектом. Однако внедрение ЭД в розничном магазине нецелесообразно из-за дороговизны и сложности этого процесса.

Значимость для предпринимателей возможностей программы для учета товаров

Значимость для предпринимателей возможностей программы для учета товаров

Но на торговой точке автоматизировать документооборот можно и с помощью программ учета товаров, например от компании ЕКАМ. Они позволяют добиться финансовой выгоды за счет снижения реальных и потенциальных издержек. Помогут в этом следующие возможности программ:

  1. Унификация документов, оформляемых через программу учета товаров.
  2. Постоянное автоматическое обновление бухгалтерских форм в соответствии с законодательством.
  3. Фотофиксация первичных документов и их привязка к электронной версии.
  4. Опциональный запрет на редактирование изначально введенных данных.
  5. Систематизация введенных документов и оперативный доступ к их информации.
  6. Автоматическое определение ошибок при несоответствии данных в различных документах по заказу.

Таким образом, программы для учета товаров в магазине имеют множество возможностей, способствующих упрощению работы с бухгалтерскими документами.

Выгоды розничного магазина от автоматизации документооборота

Сотруднику магазина важно знать, как правильно оформлять торговые документы. Но при этом он обязан понимать, как эти знания позволяют избежать издержек и способствуют получению дополнительной прибыли.

Унифицированные государством первичные документы всегда будут признаны ФНС

Унифицированные государством первичные документы всегда будут признаны ФНС

Далее представлены пути, которые помогают превратить правильный документооборот в потенциальный доход.

  1. Снижение вероятности штрафов и доначисления налогов из-за неправильно оформленных документов.
  2. Минимизация ошибок при поставках товаров из-за ручного заполнения документов.
  3. Снижение риска мошенничества с документами со стороны кладовщиков. Ведь все исправления после введения данных в электронную форму становятся видны.
  4. Уменьшение канцелярских расходов. Складские книги учета и отчеты можно вести и просматривать в электронной форме.
  5. Увеличение производительности персонала вследствие снижения времени на обработку и передачу бумажных документов.
  6. Консолидация всей первичной торговой информации в единой базе позволяет быстро проводить анализ остатков и планировать новые поставки.
  7. Повышение имиджа магазина за счет идеального соответствия его документации требованиям законодательства.
  8. Повышение требовательности сотрудников к оформлению поступающих извне первичных документов, что также снижает налоговые риски.
  9. Контроль сотрудников по времени ввода первичных документов в систему позволяет отслеживать их исполнительность.

При росте компании затраченное на бумажный документооборот время постоянно увеличивается

При росте компании затраченное на бумажный документооборот время постоянно увеличивается

Тщательный документооборот в бухгалтерском учете проявляет свои позитивные стороны не сразу. К тому же автоматизация оформления документов является процессом стратегическим, который раскрывает свои преимущества в большей степени через сокращение издержек, а не через генерирование источников прибыли.

Кроме работы с документами, программы для розничной торговли ЕКАМ имеют множество других полезных функций, упрощающих бизнес. В результате предприниматели получает мощный аналитический инструмент для автоматизации сфер деятельности магазина.

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Читайте также

Бесплатный складской учет

  • закупки, оприходование и инвентаризация;
  • отчеты по товарам и продажам;
  • расчет прибыльности;
  • управленческая отчетность (отчет о прибылях и убытках).

Действительно бесплатный учет, попробуйте!

Электронная почта*
Электронная почта*

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации