1С:Управление торговлей 11 – обзор основных возможностей и обучение

По мере развития бизнеса собственники розничных магазинов приходят к пониманию, что им необходима автоматизация рабочих процессов. Чтобы удовлетворить потребности таких клиентов, компания 1С разработала для них конфигурацию «1С:Управление торговлей 11». 

Области применения «1С:Управление торговлей 11»

Конфигурация 1С:Управление торговлей 11 предназначается для оптимизации работы торговых предприятий. При этом решаются вопросы управленческого учета, планирования закупок, оперативного учета, анализа продаж и прочие.

Место «Управление торговлей» в схеме общего администрирования торгового предприятия

Основными направлениями деятельности, которые автоматизируются программой, являются:

• отношения с клиентами;
• процессы реализации продукции;
• управление имеющимися запасами и складом;
• управление закупками;
• финансовые операции;
• анализ деятельности фирмы.

В прикладном решении можно учитывать произошедшие операции и планировать будущие. Также имеется возможность формирования первичных бухгалтерских, финансовых и складских документов.

Конфигурация поддерживает работу в холдинговой структуре, то есть в рамках одной информационной базы допускается учет по нескольким фирмам и системам налогообложения. Исключением являются ИП на патенте, работу которых система не поддерживает. Для этой категории предпринимателей можно рекомендовать программу «Торговый и складской учет ЕКАМ», который идеально подходит для любого небольшого розничного бизнеса.

Программа для розничной торговли ЕКАМ способна работать через «облако»

«1С:Управление торговлей» имеет модульную структуру, которая допускает исключение из функционала ненужных компонентов. Таким образом, программу можно максимально оптимизировать под специфику конкретной торговой фирмы. Эта конфигурация может применяться также в качестве управляющего приложения для «1С:Розница».

Далее будут подробно разобрано каждое направление приложения «1С:Управление торговлей».

Автоматизация отношений с клиентами

В «1С:Управление торговлей 11» реализована полноценная CRM-система, позволяющая учитывать работу с клиентами, от внесения их в список контактов до анализа связанных с ними продаж. Кроме того, в программе можно оценивать менеджеров по их достижениям в реализации продукции.

Окно для ввода результатов телефонного контакта с клиентом

Основными возможностями конфигурации по работе с клиентами являются:

1. Регламентация допродажной деятельности. Программа позволяет фиксировать каждое взаимодействие с клиентом, записывать его результат, формировать воронку продаж и просматривать информацию по каждой запланированной или произведенной сделке.
2. Введение данных новых контрагентов с их частичной автоматической проверкой. Реализована синхронизация вводимых сведений с ЕГРИП/ЕГРЮЛ, что позволяет сразу выявить недобросовестных партнеров и избежать ошибок в отчетности.
3. Планирование действий по стимулированию продаж, получение напоминания о них.
4. Хранение всей истории взаимодействия менеджеров с партнерами, их контактной информации. Можно ограничивать доступ сотрудников к редактированию и удалению введенных данных.
5. Формирование взаимосвязей между клиентами.
6. Определение индивидуальных условий для каждого клиента: отсрочки платежа, режима налогообложения, сроков поставки, скидок, наценок на поступающую продукцию.
7. Управление продажами методом учета сделок.
8. Анализ причин незавершенных сделок.
9. Регистрация и обработка претензий. Можно оценивать динамику количества претензий, просматривать статистику их удовлетворения, структуру возникновения по подразделениям или отдельным сотрудникам.
10. Анализ эффективности менеджеров по работе с клиентами.

Анализ претензий помогает выявить недобросовестно работающих сотрудников

Таким образом, в программе всегда можно увидеть подробную информацию о клиенте, его объемы продаж, индивидуальные условия сотрудничества, что позволяет определять наиболее прибыльные схемы работы с контрагентами.

Управление продажами

Продажи являются основным направлением деятельности торгового предприятия, поэтому их учет должен быть организован очень детально. Конфигурация «1С:Управление торговлей 11» позволяет вести торговлю в розницу, по безналичному расчету или обоими способами.

Составление соглашения о продажах и выбор условий сделки

К основным возможностям программы в сфере продаж относятся:

1. Формирование индивидуальных коммерческих предложений на базе шаблонов.
2. Определение перечня возможных ценовых, логистических и финансовых условий продаж.
3. Формирование условий ценообразования для разных категорий товаров: валюты продаж, правил расчета наценки, метода округления и прочее.
4. Предоставление скидок. Они могут быть оформлены на конкретного клиента, на карту лояльности, на определенный склад или магазин. Скидка может предоставляться как в процентном, так и в суммовом виде.
5. Ведение клиентских заказов. Программа позволяет выставить счета, сделать скидки, резервировать товар, проконтролировать отгрузку и оплату. Таким образом, полностью автоматизируется процесс сопровождения каждого заказа.
6. Предоставление клиентам ограниченного доступа к программной базе для некритических операций: изменение собственной контактной информации, создание заказа, регистрация претензий, просмотр реестра операций и других.
7. Отгрузка заказа с нескольких складов с формированием всей законодательно необходимой документации.
8. Корректировка ошибок при отгрузках с проведением исправлений по всем учетным регистрам.
9. Оформление возвратов от розничных покупателей, комиссионеров, оптовых клиентов. Заявка на возврат может формироваться как на основании конкретной отгрузки, так и без привязки к какому-либо заказу.
10. Учет доставки продукции. Поддерживается формирование заказов на самовывоз, перевозку транспортом предприятия или сторонними перевозчиками. Также можно оформить в программе маршрутные листы.
11. Осуществление розничных продаж непосредственно через онлайн-кассу.

Схема учета доставки товаров в «1С:Управление торговлей»

Все данные о произведенных продажах могут автоматически передаваться в другие приложения, к примеру, в 1С:Бухгалтерия. В результате не нужно заниматься синхронизацией учетных регистров и искать причины возможных расхождений. Однако необходимо заранее обдумывать планируемую схему автоматизации учета, чтобы минимизировать затраты на ПО.

Управление запасами и складом

Запасы в складских помещениях могут быть расположены на удалении от персонала, который должен их контролировать. Поэтому важно, чтобы сотрудники компании имели постоянный доступ к актуальным остаткам товаров и могли дистанционно оформлять операции с ними.

Пример адресного размещения товара при оприходовании на склад

В «1С:Управление торговлей 11» предусмотрен следующий функционал для работы со складскими остатками:

1. Адресное и безадресное размещение грузов в ячейках.
2. Автоматическое документальное оформление складских операций.
3. Обеспечение внутренних перемещений, отгрузки и оприходования товаров, оформление пересортицы, порчи, возврата, снятия с эксплуатации и прочих складских операций.
4. Мониторинг всех оформленных накладных.
5. Оформление продукции для внутреннего потребления: введение в эксплуатацию или списание на расходы.
6. Комплектация и разукомплектация товаров с последующей их реализацией.
7. Проведение инвентаризации с четким фиксированием её результатов в виде списания недостач или порчи, зачета пересортицы, оприходования излишков.
8. Работа с мобильным местом кладовщика.
9. Учет продукции в разрезе сроков годности и серий. Эти характеристики могут указываться при отгрузке, поступлении грузов или при совершении внутренних операций.
10. Управление заказами на основании фиксированных значений минимального и максимального остатка товара на складе.
11. Обеспечение оптимального уровня запасов путем автоматизации планирования заказов продукции у поставщиков.

Полуавтоматическое оформление заказа с учетом анализа остатков товаров

В качестве альтернативы конфигурации «Управление торговлей» можно предложить программу для складского учета товаров ЕКАМ. Она обеспечивает полное сопровождение операций на складе, являясь для предпринимателей финансово более доступной и простой в администрировании.

Автоматизация закупочной деятельности

Правильно налаженная работа с поставщиками гарантирует постоянное наличие ходовых товаров на складе. В результате обеспечивается максимальный уровень продаж.

Возможные схемы оприходования товар на склад в «1С:Управление торговлей»

Рассматриваемая конфигурация «1С:Управление торговлей 11» предлагает торговым предприятиям следующие возможности по автоматизации поставок продукции:

1. Определение договорных условий закупок по каждому контрагенту: порядок и этапы оплаты, срок поставки, вариант приемки товаров, место доставки.
2. Обеспечение соответствия названия номенклатуры в электронных прайсах поставщика и в базе предприятия.
3. Оформление приемки тремя способами: по накладной без подписания договора; приходному ордеру и договору с последующим оформлением накладной; по договору или заказу с учетом всех условий поставки с последующим оформлением накладной.
4. Автоматическое формирование очередного заказа на основании уровней запасов.
5. Оформление поставки со специфическими условиями: через подотчетное лицо, закупка импортных товаров, прием на комиссию, ввоз из стран ЕАЭС.
6. Фиксация расхождений в объеме или цене поставленного товара.
7. Исправление ошибок или корректировка данных в принятой накладной. Имеет возможность оформления возврата товара.
8. Приемка нерастаможенных товаров с последующим контролем оформления ГТД и осуществления всех бюджетных платежей.
9. Оформление доставки с учетом транспортных условий.

Выбор в карточке заказа способа доставки продукции от поставщика

Программа позволяет облегчить планирование закупок за счет автоматического контроля запасов. В результате возрастает оборачиваемость товаров, а ассортимент становится в большей степени соответствующим потребностям покупателей.

Финансовые операции

Конфигурация позволяет проводить подробный анализ финансовой деятельности предприятия.

Ввод суммы прочих доходов от переоценки стоимости имущества

В частности, программа может учитывать следующие доходы и расходы:

• доходы от продаж;
• прочие доходы: оприходование излишков, проценты по депозиту и прочие;
• расходы за закупку материалов и продукции;
• дополнительные расходы, прямо влияющие на себестоимость, например транспортные;
• расходы будущих периодов;
• затраты, влияющие на финансовый результат: зарплата, общехозяйственные, административные затраты и т.п.

Общие расходы могут распределяться на себестоимость двумя путями:

• пропорционально количеству продукции;
• пропорционально себестоимости.

Кроме того, сумму расходов можно относить к конкретному складу, категории номенклатуры, поставке или заказу.

Выбор способа распределения себестоимости в рамках заказа

Также в «1С:Управление торговлей 11» предусмотрено формирование управленческого баланса, который фактически представляет собой упрощенный вариант аналогичной бухгалтерской формы. Преимуществом этого отчета является возможность его расшифровки вплоть до каждого документа.

Кроме того, управленческий баланс можно сформировать по подразделениям. Он позволяет оценить изменение активов и спрогнозировать перспективы развития предприятия.

Анализ деятельности предприятия

Система анализа деятельности торгового предприятия в «1С:Управление торговлей 11» построена на базе монитора целевых показателей. Это решение позволяет сформировать конкретные цели для отдельных сотрудников или подразделений.

Постановка цели сотруднику по минимизации просроченных заказов

Особенности работы монитора следующие:

• каждой цели присваивается один целевой показатель;
• имеется возможность назначения ответственного за достижение цели;
• целевому показателю присваивается тип анализа: сравнение, динамика изменения, фактическое количество;
• анализ показателей может быть представлен в табличном виде или графиками с настраиваемыми параметрами;
• можно создавать подцели, выполнение которых приводит к достижению вышестоящей цели.

В программе предусмотрена группировка целевых показателей по направлениям.

Для достижения целей можно выбрать одну из стратегий: увеличение или уменьшение значения, достижение ими заданного уровня, удержание показателя в диапазоне.

Анализ финансовой деятельности в мониторе целевых показателей

Применение монитора целевых показателей очень практично для руководителя. Инструмент позволяет получать разнообразную информацию о деятельности подразделений и выявлять их слабые места.

В целом, решение «1С:Управление торговлей» очень удобно для автоматизации торговли средних и крупных предприятий. Для небольших же розничных магазинов и торговых сетей более практичной является программа для учета товаров ЕКАМ. Но окончательное решение о выборе приложения должен делать собственник бизнеса.