Организация работы кафе, столовой или ресторана требует контроля сразу нескольких направлений деятельности. Помочь в координации этих процессов могут автоматизация общепита и программы для учета товаров. Специальные приложения, в комбинации с несложным оборудованием, позволяют упростить работу всего персонала торговой точки. Далее будут рассмотрены преимущества и выгоды автоматизации общепита для предпринимателей.
Особенности учета и организации работы заведения общепита
К общепиту, в широком его понимании, можно отнести любое заведение, где продают еду. В эту категорию попадают рестораны, столовые, точки продаж шаурмы и прочие.
К общим проблемам учета и организации работы заведений общепита можно отнести следующие:
- Сложность подсчета себестоимости блюд из-за множества составляющих ингредиентов, частой смены закупочной стоимости и прочих факторов.
- Необходимость четкой координации между поварами, официантами, продавцами и бухгалтерами при формировании меню, заказе и изготовлении блюд.
- Сложность контроля над наличием ингредиентов, которые находятся на разных этапах производственного процесса. Например, мясо может быть в виде отдельных кусков, фарша, полуфабрикатов.
- Ручная бухгалтерия не позволяет оперативно отслеживать рентабельность отдельных блюд при сезонном изменении стоимости их ингредиентов.
- Многие заведения работают в вечернее и ночное время, что усложняет контроль персонала собственниками бизнеса.
- Имиджевые потери при невозможности изготовления заказанных блюд из-за отсутствия некоторых ингредиентов.
- Сложность подсчета итоговой прибыли заведения общепита за определенный период с целью своевременной коррекции ценовой политики.
Перечисленные сложности может решить автоматизация общепита с помощью программно-аппаратных средств. Уже сейчас, согласно закону 54-ФЗ, каждое заведение должно иметь онлайн-кассу, которая является важным элементом торгового и фискального учета. При ее совмещении с программами для автоматизации общепита можно оптимизировать работу торговой точки и облегчить администрирование бизнеса.
Возможности программы по автоматизации общепита
Оптимальным софтом для автоматизации заведения общепита является программа для учета товаров ЕКАМ. Она ориентирована на малый бизнес и предоставляет предпринимателям простые и удобные инструменты по управлению розничными продажами.
Своя программа лояльности – обязательный элемент для кафе и ресторана
Основными возможностями программы автоматизации торговли ЕКАМ являются:
- Формирование технологических карт.
- Единая база учета заказов для официантов, барменов, поваров и административного персонала.
- Контроль остатков товаров, находящихся на всех стадиях технологического процесса.
- Учет прихода, остатков и продаж товаров.
- Ведение клиентской базы, с помощью которой можно создать программу лояльности с индивидуальными дисконтными или бонусными картами.
- Удаленная работа администратора или собственника с программой.
- Прием заказов от клиентов в кафе с помощью планшета.
- Подробная аналитика по финансовой, торговой и складской деятельности.
- Выгрузка операций в бухгалтерские приложения.
- Автоматизированная инвентаризация.
- Отслеживание заказа на всех этапах от его приема до оплаты.
- Контроль сроков годности продовольствия.
- Раздельный учет дохода по каждому продавцу, официанту, бармену.
- Удобное планирование заказов поставщикам.
- Возможность установки программы автоматизации на любые устройства: компьютеры, смартфоны, ноутбуки, планшеты.
Оперативный анализ продаж позволяет четко планировать будущие закупки
Помимо указанных функций, программа для автоматизации торговли ЕКАМ имеет множество других полезных инструментов. Кроме того, она может быть оптимизирована под специфику конкретного заведения общепита благодаря открытому API. В результате собственник бизнеса получает удобное приложение, которое максимально учитывает индивидуальные особенности рабочих процессов.
Преимущества автоматизации общепита
Выгоды от автоматизации в сфере общепита во многом зависят от формата заведения. Для точки продажи уличной еды они будут одни, а для ресторана – иные. Поэтому рассматривать преимущества удобно в разрезе функциональных направлений бизнеса.
Что получает кухня?
Автоматизация кафе или ресторана позволяет поварам четко планировать очередность приготовления и выдачи блюд. Сотрудники видят на дисплее все заказы, время их поступления и могут оптимально организовать рабочие процессы.
Автоматизация минимизирует посещение кухни официантами и администрацией
Также исключается вероятность неприготовления блюда по причине банальной забывчивости повара. Заказ будет отображаться в программе до тех пор, пока сотрудник не сделает отметку и его выполнении в программе. В результате автоматизации кухни, блюда выдаются быстро, что помогает повысить лояльность клиентов.
Барная стойка
Благодаря единой программе, бармен сразу видит заказанные официанту напитки на своем клиентском терминале и может сразу начать их приготовление. Такая схема работы позволяет ускорить обслуживание клиентов и исключить возможные недопонимания между работниками.
Также автоматизация заведений общепита позволяет устанавливать средства учета налитой жидкости на каждую бутылку. В результате администратор может контролировать соблюдение рецептуры приготовления коктейлей барменом. Это исключает мошенничество и позволяет подавать посетителям качественные напитки.
Товарный склад
Программа автоматизации общепита позволяет сотруднику, ответственному за поддержание уровня запасов, формировать заказ поставщику, не вставая с рабочего места. Чтобы узнать остатки продуктов, ему не нужно идти на склад и кухню – вся информация имеется в приложении.
Для облегчения формирования заказа поставщикам, в программе ЕКАМ присутствует специальная интеллектуальная система, помогающая оценить необходимость пополнения ингредиентов.
Приложение позволяет также осуществлять любые складские операции с формированием соответствующей первичной документации и отчетности.
Работа официантов в зале
Прием заказа с помощью планшета является удобным и для официанта, и для посетителя. Ведь при необходимости, на экране можно показать фото готового блюда, что заметно облегчает процесс его выбора.
После подтверждения официантом заказа, он сразу начинает отображаться на дисплее у бармена и на кухне. В результате обеспечивается оперативная подготовка блюд и напитков.
При желании сэкономить на планшетах, можно сделать, чтобы официанты принимали заказы в блокноты, а уже за барной стойкой переносили информацию непосредственно в программу.
Кассовый узел
С помощью программы для автоматизации торговли можно настроить распечатку пресчета, с которым клиент ознакамливается по окончанию трапезы. После оплаты пресчета посетитель кафе получает полноценный фискальный чек. Для дополнительного комфорта клиентов можно использовать беспроводной эквайринговый терминал, позволяющий расплачиваться картой непосредственно за столиком.
Благодаря единой системе учета, кассир не может ошибиться при расчете суммы счета, ведь стоимость блюд и сервисов подтягивается автоматически. Это исключает мошенничество персонала с продажей неучтенных напитков.
Управленческий блок
Программа для учета товаров ЕКАМ позволяет руководителям заведений общепита формировать разнообразную управленческую отчетность. Они могут видеть как рентабельность бизнеса в целом, так и доход отдельных блюд. Это позволяет корректировать меню в направлении наиболее востребованных и прибыльных позиций.
Удаленное наблюдение за торговыми операциями обеспечивает контроль над продавцами без постоянного присутствия администрации в заведении. В результате руководитель получает больше свободного времени.
Таким образом, автоматизация общепита снижает количество ошибок, рутинных процессов, делая рабочие процессы более простыми и контролируемыми.
Какое нужно оборудование для автоматизации общепита?
Чтобы провести автоматизацию заведения общепита нужно минимум оборудования и денежных средств.
Так как онлайн-касса уже имеется в каждой торговой точке, то дополнительно придется приобрести:
- Программу для автоматизации торговли ЕКАМ.
- Сканер штрихкодов.
- Принтер этикеток.
- Эквайринговый терминал.
- Денежный ящик.
- Электронные весы.
- Коммуникационный модуль (при необходимости).
- Компьютеры и мобильные гаджеты для работы персонала с программой.
Для каждой торговой точки подбирать технику нужно индивидуально. Но у компании ЕКАМ есть готовые комплекты кассового оборудования «Стационарный» и «Стационарный Strike», которые подойдут для большинства заведений общепита. ЕКАМ является лидером в сфере автоматизации розничного бизнеса, поэтому её специалисты способны предложить каждому клиенту оптимальный набор дополнительной техники.
ЕКАМ предлагает клиентам весь спектр кассовой техники для сферы общепита
Выбирая компанию для автоматизации общепита, необходимо учитывать её опыт и уровень сервисной поддержки. ЕКАМ имеет развитую сеть филиалов и партнеров по всей стране, а также круглосуточно консультирует своих клиентов. Это позволяет быстро решать возникающие вопросы, обеспечивая непрерывность бизнес-процессов.
Автоматизация торговли позволяет соблюсти требования законодательства, получить дополнительную прибыль и сделать управление заведением общепита более простым. Поэтому предпринимателям нужно как можно раньше начать пользоваться преимуществами современного оборудования и программ для учета товаров.