Последние годы автоматизация склада стала значимым фактором в борьбе за клиентов и за рыночную долю в сфере оптовой торговли. Интенсификация рабочих процессов, внедрение электронных форм взаимодействия с контрагентами, быстрое реагирование на изменения в поставках заняли важное место среди конкурентных преимуществ. Далее перечисленные факторы автоматизации будут рассмотрены в деталях.
Рост требований к автоматизации складского учета
Программы автоматизации процесса складского учета изначально создавались для контроля операций на складах и их документального обеспечения. Вопросы администрирования и планирования решались с помощью сторонних средств.
Практически все складские процессы можно автоматизировать
Сейчас программы складского учета предлагают автоматизацию практически всех процессов, которые происходят на складе, а именно таких:
- Складские операции по перемещению, приему, отгрузке.
- Бухгалтерский учет.
- Управление кадрами.
- Формирование аналитических, товарных и финансовых отчетов.
- Автоматизация документооборота.
- Планирование и контроль маршрутов передвижения техники и персонала.
- Организация управления складом, как хозяйственным объектом.
Объединение в одной системе всего перечисленного функционала позволяет:
- исключить несоответствия в различных информационных базах;
- усилить арсенал аналитических инструментов за счет одновременного доступа ко всей складской информации;
- унифицировать форматы хранения и передачи данных;
- снизить расходы на IT-сферу.
Комплексные WMS системы управления складом, позволяющие автоматизировать полностью все процессы, стоят довольно дорого и для небольших предприятий нецелесообразны. К числу оптимальных программ складского учета для малого и среднего бизнеса можно отнести продукт компании ЕКАМ. Но на рынке много и других приложений, позволяющих автоматизировать любой склад.
Специфика оптовой торговли
Если розничные магазины сосредоточивают свои усилия преимущественно на продаже товара конечному потребителю, то оптовики вынуждены делать упор на логистических процессах. Ограниченность оборотных средств заставляет их постоянно искать баланс между кредиторской задолженностью поставщикам и дебиторской задолженность клиентов.
В такой ситуации важно четкое планирование поставок и отгрузок, контроль сроков оплаты, своевременность подготовки товаров к продаже на складе. Скоординировать эти процессы без программных средств практически невозможно. Поэтому автоматизация учета товаров на складе является для оптовиков крайне важной.
Кроме того, для этой сферы бизнеса характерны следующие особенности:
- Необходимость тщательного соблюдения юридических норм в складском документообороте, потому что часто приходится отстаивать судебные иски по возмещению задолженности.
- Высококонкурентный рынок требует для удержания клиентов соблюдать договорные условия.
- Многообразие договорных условий поставки требует их постоянного контроля.
- Необходимость прогнозирования колебаний спроса для обеспечения реализации закупленного товара, пока не вышел срок его годности.
- Скоропортящиеся товары должны проходить через склад в режиме транзита сразу после получения, распределяясь между заказами на отгрузку.
- Необходимость ведения истории взаимоотношений с контрагентами.
CRM система позволяет превращать клиентские контакты в прибыль
Перечисленные особенности заставляют представителей оптовой торговли уделять особое внимание оптимизации складских процессов. Простейшим путем достижения этой цели является установка на складе программ автоматизации. Тем более, что на рынке представлены решения, которые смогут оптимизировать любой складской комплекс.
Важные аспекты автоматизации для оптовиков
Предлагаемые на рынке программы для учета товаров сильно отличаются между собой, несмотря на примерно одинаковый декларируемый функционал. Поэтому имеющие склад компании должны предварительно изучить предложения нескольких разработчиков, чтобы определиться, какое из них больше подходит.
При этом нужно учитывать наличие следующих функций, особо актуальных для оптовой торговли:
- Автоматизация всех бизнес-процессов оптовой торговли, начиная от планирования времени поставок и заканчивая контролем оплаты за отгруженную продукцию.
- Поддержка резервирования товаров «под заказ» ещё на этапе запроса его у поставщика.
- Возможность осуществления различных вариантов отгрузки (оптовой, мелкооптовой, поштучной).
- Широкие возможности по работе с номенклатурой: добавление изображений товаров, их текстового описания, произвольная группировка по категориям, перемещение в архив.
- Формирование настраиваемых форматов прайсов, в том числе с выводом на печать изображений по каждой позиции.
- Различный подход к каждому клиенту: возможность автоматического применения индивидуальных наценок, условий оплаты и прочего.
- Обеспечение прозрачности работы с коммерческими предложениями, чтобы руководитель смог проверить отсутствие мошеннических действий со стороны снабженцев.
- Актуальность бланков строгой отёчности. Добиться этого можно только при постоянных, а не ритмичных, обновлениях программы складского учета со стороны разработчика.
- Возможность формирования налоговой отчетности прямо из программы или поддержка выгрузки данных в сторонние бухгалтерские приложения.
- Наличие CRM-системы для взаимодействия с клиентами.
Даже если не весь перечисленный функционал актуален для оптового склада сейчас, то он может понадобиться при его расширении. В таком случае не придется повторно приобретать дорогостоящее ПО, а можно будет просто перенастроить существующее.
Автоматизация маленьких складов
Наибольшие сомнения по необходимости автоматизации возникают у собственников небольших оптовых складов, с которых продукция реализуется как в розницу, так и оптом. Дорогостоящие WMS системы управления им не нужны, а табличных редакторов уже не хватает.
Программа складского учета ЕКАМ – отличный вариант по автоматизации склада
Последние два года для таких предпринимателей возникли новые возможности. Ведь после перехода на онлайн-кассы появился фундамент для дальнейшего внедрения автоматизации складского учета на предприятии. Связано это с тем, что работа современной ККТ требует наличия компьютера, ноутбука, планшета или смартфона. И на этих устройствах уже сформировались базы с данными о продажах. Именно их можно использовать в целях планирования и учета складской деятельности.
На рынке появилось много недорогих, но функциональных программ, позволяющих автоматизировать склад и розничную торговую точку. Они интегрируются с бухгалтерскими приложениями, интернет-магазинами и онлайн-кассами. Одним из лидеров этой области является компания ЕКАМ, предлагающая надежную и удобную в использовании программу складского учета.
Программа учета товаров ЕКАМ позволяет удаленно контролировать склад через браузер
Эти решения позволяют автоматизировать небольшой склад и розничный магазин на основе имеющегося оборудования без дополнительных вложений. Именно на такие компактные системы автоматизации складского учета следует обратить внимание предпринимателям.
Плюсы автоматизации оптовой торговли
Автоматизация складских процессов будет оправдана только в том случае, если сократит операционные издержки и принесет дополнительную прибыль. Существует много моментов в работе склада, оптимизируя которые можно получить позитивный финансовый результат. Кроме того, чем больше рабочих участков будет задействовано, тем сильнее окажется синергических эффект. Далее будут перечислены сгруппированные по категориям позитивные стороны автоматизированной системы складского учета.
Управленческие плюсы
- Возможность удаленного наблюдения за всеми операциями через интернет.
- Универсализация интерфейсов программных модулей, что уменьшает сроки обучения нового персонала.
- Легкость последующей автоматизации смежных сфер деятельности предприятия.
- Простота административного контроля над операционными и финансовыми показателями склада.
- Отслеживание рабочих маршрутов кладовщиков, уменьшение краж.
- Точный расчет себестоимости складского хранения ещё на этапе планирования поставки.
- Увеличение доли механизированного труда, что позволят уменьшить складской штат.
- Возможность доступа к ограниченным разделам единой информационной базы для любого сотрудника предприятия.
- Минимизация несоответствий в приходно-расходных и внутрихозяйственных документах.
- Упрощение учета индивидуальных условий для каждого клиента, структурирование клиентской базы.
- Оценка производительности труда каждого сотрудника позволяет точнее рассчитывать премиальные.
- Резервирование всех данных в облаке позволяет предотвратить крупные сбои при технологических проблемах с серверами.
- Уменьшение канцелярских расходов.
Операционные плюсы
- Рост эффективной складской площади за счет автоматического расчета места размещения груза.
- Повышение производительности персонала.
- Уменьшение времени на поиск груза за счет маркировки каждой упаковки индивидуальными метками.
- Снижение финансовых потерь за счет контроля над максимальными сроками хранения товаров.
- Уменьшение пересортицы и прочих ошибок при отгрузках товара, что повышает надёжность компании в глазах клиентов.
- Снижение до минимума временных затрат на инвентаризацию, которая может проводиться фрагментарно в моменты наименьшей нагрузки на кладовщиков.
- Исчезновение необходимости во внутрискладских сверках и сверках между складом и бухгалтерией.
- Оптимизация маршрутов складской техники, что позволяет продлить её ресурс и сэкономить на ремонте.
Таким образом, преимущества оптимизации складских процессов очевидны. Однако глубина автоматизации склада должна планироваться с оглядкой на её окупаемость. При минимуме операций и малом ассортименте иногда проще вести учет в Excel или на бумаге, чем устанавливать сложное оборудование.
Но автоматизация оптовых складов в перспективе является неизбежной. Без неё предприниматели рискуют лишиться сильного конкурентного преимущества, наличие которого позволит удержать свою рыночную долю.