← Блог о торговле и предпринимательстве

Книга складского учета: образец и особенности заполнения

Складские операции оформляются работниками всегда тщательно, ведь за каждую единицу товара они несут материальную ответственность. На автоматизированных объектах, оснащенных программами для учета товаров, сведения о приходе/расходе ведутся в электронном виде. Но в небольших компаниях до сих пор используется журнал или книга складского учета в бумажном виде или Excel.

Сфера применения формы М-17 книги складского учета

Для журнала складского учета образец не утвержден никакими стандартами. Но это не означает, что он возник из ниоткуда. Существует форма М-17 карточки складского учета, которая регламентирована Постановлением Госкомстата №71а от 30.10.1997г. Использование же вместо неё книги разрешено п. 274 Приказа Минфина №119н.

Классический вид книги складского учета материалов

Классический вид книги складского учета материалов

В 2013 году государство упростило большинство унифицированных складских форм, разрешив предприятиям использовать собственные их модификации. Но большинство компаний устраивают и старые образцы складской книги учета, скачать которые всегда можно в интернете.

В журнале формы М-17 указываются подробные сведения о продукции и документы, на основе которых делаются записи об операциях. В отличие от карточки, в которой ведется учет одной номенклатурной позиции, количество учитываемых товаров в книге ограничено лишь её толщиной.

В форме М17 можно вести следующие активы:

  • вспомогательные материалы;
  • сырье;
  • запасные детали;
  • основные материалы;
  • тара;
  • полуфабрикаты;
  • комплектующие изделия;
  • строительные материалы;
  • топливо;
  • прочие материалы.

В журнале учитываются только приходно-расходные операции, внутренние перемещения в нем не отображаются. Также могут быть записаны акты списания бракованной, испорченной продукции и товаров с истекшим сроком годности.

Складской учет на крупных объектах вести в бумажном виде прктически невозможно

Складской учет на крупных объектах вести в бумажном виде практически невозможно

Документами, которые служат основанием для записей в журнале, являются:

  • ордера прихода и расхода;
  • накладные;
  • счета-фактуры;
  • иные документы, которые предусматривают переход права собственности.

Журнал складского учета материалов остается популярным у бухгалтеров из-за своей универсальности. Он отражает передвижения товаров, а записанные в нем документы являются нестираемым доказательством произошедших на складе операций.

В книге складского учета продуктов питания нужна графа со сроками годности

В книге складского учета продуктов питания нужна графа со сроками годности

Книга складского учета материалов формы М-17 позволяет кладовщикам следующее:

  • формировать периодическую отчетность по движению отдельных номенклатурных позиций на складе;
  • анализировать товарооборот по каждому товару, что позволяет планировать складские площади при будущих поставках;
  • контролировать сроки хранения размещенной продукции;
  • мониторить затаренность предприятия в разрезе каждой единицы ассортимента;
  • вести адресный учет остатков товара;
  • отслеживать источники и время появления недостач и излишков на складском объекте.

Книга М-17 позволяет многое, однако её возможности не сравнятся с функционалом программ складского учета. Такой софт позволяет полностью автоматизировать торговлю и склад, сэкономив на персонале и ускорив проведение хозяйственных операций.

Разметка книги складского учета материалов

На большинстве предприятий книга складского учета материалов (форма М-17) ведется по стандартному образцу. Ведь её проще купить, чем делать своими силами. Поэтому разметка в журнале соответствует таковой в утвержденной карточке складского учета М-17.

Разметка книги складского учета материалов

Внутренняя разметка книги М17 для складского учета

На обложке книги указывается название предприятия и, при наличии, структурного подразделения. Страницы на развороте полностью идентичны и включают две таблицы. В шапке указывается материально ответственное лицо, наименование товара и его личный номер (код). В первой (верхней) таблице имеются следующие столбцы:

  1. Номер склада.
  2. Номер стеллажа.
  3. Номер ячейки.
  4. Единица измерения (кг, л, шт).
  5. Цена (руб).
  6. Марка.
  7. Сорт (при наличии).
  8. Профиль.
  9. Размер, габариты.
  10. Норма запаса.

В первой таблице указывается только один вид продукции, который учитывается на странице. В зависимости от планируемых оборотов, под каждый товарный код может резервироваться несколько листов подряд.

Последний лист журнала М-17 со списком бухгалтерских проверок

Последний лист журнала М-17 со списком бухгалтерских проверок

Во второй таблице отражаются приходно-расходные операции. Она содержит следующие столбцы:

  • дата записи;
  • дата и номер документа;
  • номер записи по порядку;
  • поставщик, клиент или другой тип контрагента, который передает или забирает товар;
  • количество пришедшего товара;
  • количество выбывшего товара;
  • остаток;
  • подпись кладовщика.

В конце формы М-17 книги складского учета имеется лист регулярных проверок бухгалтерией правильности сделанных записей. На этой странице расположена таблица, включающая три столбца:

  1. Дата проверки.
  2. Замечания и предложения.
  3. Должность, подпись проверяющего.

Таким образом, в одном журнале объединено движение всех подотчетных товаров и результаты проверок действий кладовщиков. Взяв в руки всего один документ можно проанализировать практически все складские операции.

Как заполнять журнал М-17?

При организации склада книгу складского учета материалов скачать бесплатно можно в интернете. Её страницы можно отредактировать под потребности предприятия и распечатать необходимое количество листов. Также готовый журнал можно купить в канцелярском магазине, специализирующемся на бухгалтерских документах.

Пример заполнения расходной операции в книге складского учета М17

Пример заполнения расходной операции в книге складского учета М17

Товары в книге учета ведутся по лицевым счетам, указываемым в углу каждой страницы. Для удобства поиска нужного места для записи складской операции все листы нумеруются.

В конце журнала ведется список лицевых счетов с наименованием товара и перечнем страниц, на которых они учитываются. Это приложение распечатывается в произвольной форме и может быть отделено от самой книги. Хотя лучше сшить список лицевых счетов с самой М-17.

Хозяйственные операции отражаются в журнале склада как на основании документов самого предприятия, так и сторонних организаций. Чужие накладные не всегда гармонизированы с принятым учетом. Они могут содержать другие единицы измерения, измененные номенклатурные наименования и прочие особенные атрибуты.

Поэтому при заполнении формы М17 книги складского учета могут возникать нестандартные ситуации, о которых нужно знать и уметь правильно из них выходить.

  1. При изменении в приходных документах цены товара можно начать вести его учет на новом листе. Это облегчит анализ средней себестоимости продукции.
  2. Допускается при оприходовании и отпуске товара использование единиц измерения, отличных от указанных в верхней таблице. Но в таком случае рядом все равно проставляется количество продукции в стандартных единицах.
  3. При полной смене единицы измерения товара нужно закрыть все активные страницы, подвести остатки и начать вести учет с нового листа.
  4. Для экономии места допускается указание нескольких номеров идентичных накладных в одной строке.
  5. Не обязательно заполнять все графы верхней таблицы. При отсутствии некритической информации о товаре в соответствующих ячейках ставятся прочерки.
  6. Все записи делаются исключительно в день совершения операций.
  7. В графе «Подпись» расписывается только кладовщик.
  8. Нельзя исправлять складские записи. При ошибках нужно перечеркнуть строку и заполнить ниже новую.

Пример расходной накладной, на основе которой вносятся данные в форму М-17

Пример расходной накладной, на основе которой вносятся данные в форму М-17

Можно складскую документация вести в формате Excel, но главный недостаток этого метода для формы М-17 – возможность свободного редактирование файла и бесконтрольность кладовщика. Поэтому, при желании автоматизировать торговлю и учет, лучше пользоваться WMZ системами управления складом или специализированными программами складского учета. Они позволяют отслеживать историю каждой записи, контролируя сотрудников.

Сама форма книги складского учета в программах специально не ведется, она представляет собой лишь отчетную форму, формируемую по необходимости.

Учет журнала складского учета формы М-17

Сведения в складской книге М-17 подлежат тщательному учету, и за них несет материальную ответственность кладовщик. Поэтому при ведении журнала важно использовать процедуры, которые не позволят незаметно редактировать данные или вносить безосновательные записи.

Виды товарного учета складских операций

Виды товарного учета складских операций

Основными правилами ведения книги являются:

  1. Книга перед использованием пронумеровывается и прошивается. Главбух ставит на заднем листе подпись и печать.
  2. С целью сохранения отчетности для проверяющих органов и самого предприятия закрытая книга хранится в архиве минимум 5 лет. Это касается и сведений в электронном виде.
  3. Предприятие вправе вести книгу М-17 несколько лет подряд. Но лучше в начале года формировать новый журнал, сделав инвентаризацию и перенеся сведения об остатках.
  4. Рекомендуется ежемесячно делать отчет по каждой номенклатурной позиции с подведением остатков и подсчетом оборотов.
  5. Плановые проверки соблюдения правил ведения учета должны проводиться бухгалтерией ежемесячно. Результаты указываются в соответствующем блоке журнала М-17.
  6. Для новых кладовщиков нужно иметь по ведению складской книги учета образец.
  7. Непосредственно заполнение карточек учета могут производить операторы или помощники, но кладовщик должен поверить каждую запись и поставить свою подпись.

Использование формы М17 предприятием не обязательно. По её примеру может быть создан собственный журнал учета складских операций без лишних граф. Однако общие принципы ведения такого документа рекомендуется оставить аналогичными.

С целью сокращения складских издержек лучше использовать электронные формы учета. Ведь применение специальных программ облегчает работу не только кладовщикам, но и руководству предприятия. Цифровые технологии позволяют контролировать склад удаленно и оперативно принимать решения на основе имеющихся данных.

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Читайте также

Программа для учёта торговли - бесплатно

  • складской учёт: закупки и отгрузки;
  • отчёты по товарам и продажам;
  • учёт финансов: наличные и банк;
  • управленческая отчетность: отчет о прибылях и убытках.

Действительно бесплатный учёт, попробуйте!

Электронная почта*
Электронная почта*

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации