← Блог о торговле и предпринимательстве

Как оптимизировать систему закупок в розничном магазине

Цифровые технологии всё больше входят в жизнь предпринимателей. Причиной тому не только законодательные требования, но и реальные выгоды, которые дает автоматизация торговли. Раньше оптимизация системы закупок в розничном магазине проводилась путем рутинного ручного анализа продаж. Сейчас же аналогичные операции автоматически выполняет программа для учета товаров. О выгодах современных методов оптимизации системы закупок и пойдет речь в этой статье.

Цели оптимизации закупок розничного магазина

Собственники розничного магазина начинают задумывать об оптимизации системы закупок в моменты, когда отсутствие должного контроля над запасами начинает приводить к убыткам. Порча залежавшегося товара или потеря покупателей из-за регулярного отсутствия популярных товаров – главные причины автоматизации торговли.

Закупки в розничном магазине желательно планировать заранее

Закупки в розничном магазине желательно планировать заранее

Оптимизация системы закупок розничного магазина помогает решить следующие задачи:

  1. Повышение прибыльности торговли путем формирования ассортимента на основе наиболее востребованных категорий товаров.
  2. Формирование плана закупок на основе реальных показателей оборачиваемости каждого товара.
  3. Снижение объёма оборотных средств без уменьшения числа товаров на полках магазина.
  4. Постоянное наличие актуальной информации об остатках.
  5. Экономия времени персонала на формирование заказов поставщикам.

Достижение указанных целей обычно происходит уже в первый месяц после установки программы для автоматизации розничного магазина. В результате освобождаются денежные средства из оборота, и их можно направить на расширение или модернизацию бизнеса.

Элементы оптимизации закупок

Закупочная деятельность заключается не только в заказе проданных товаров. Это сложный процесс, который требует от работника знаний ассортимента, умения планирования финансовых потоков, опыта работы с поставщиками и многого другого. Далее будут рассмотрены основные сферы работы розничного магазина, которых касается оптимизация системы закупок.

Объем закупок

Основные сложности с определением объема закупок возникают при обновлении ассортимента. При закупке слишком маленькой партии нового товара можно неправильно оценить спрос на него.

Стремительно наращивать объемы закупок конкретного товара рискованно

Стремительно наращивать объемы закупок конкретного товара рискованно

Например, если упаковка продукции привлекательна, а содержание низкого качества, то за первоначальным всплеском продаж может последовать их резкое снижение. Это может привести к ложной оценке спроса и закупке большой второй партии товара. В итоге продукция надолго задержится на полке, к тому же из-за низкого качества её будет сложно предлагать покупателям.

От объема закупки зависит и рациональность использования оборотных средств. Большие запасы замораживают деньги, которые можно было бы использовать для расширения ассортимента. И даже потенциальные оптовые скидки не всегда окупают такие расходы.

С другой стороны, слишком частые мелкие закупки увеличивают затраты на логистику и учет товаров. Поэтому предприниматели вынуждены искать «золотую середину» при формировании страхового запаса.

Процесс закупки товаров

Особенностью розничной торговли является невозможность заранее оценить спрос на ту или иную нерекламируемую продукцию. Поэтому предприниматели и работники магазина самостоятельно должны решать четыре главных вопроса закупок:

  1. Что купить?
  2. Сколько заказать?
  3. У кого купить?
  4. Какие условия закупок выбрать?

Решение первых двух вопросов может взять на себя программа для автоматизации торговли, а последние два вопроса придется решать самому предпринимателю или менеджеру по закупкам.

Закупки – наиболее интеллектуальная сфера в работе розничного магазина

Закупки – наиболее интеллектуальная сфера в работе розничного магазина

При обновлении ассортимента алгоритм приобретения товаров должен быть следующим:

  1. Прогнозирование покупательских предпочтений.
  2. Планирование объема закупки, выделение финансовых средств.
  3. Поиск поставщиков, подписание с ними договоров.
  4. Уточнение ассортимента в спецификациях.
  5. Прием поставленных товаров и оценка реального спроса на них.
  6. Принятие решения о необходимости повторной закупки товаров.

Помочь определить приоритетные направления для новых закупок поможет составление ассортиментной матрицы. Она позволяет предпринимателю объективно оценить востребованность тех или иных товаров. В результате от части ассортимента можно будет вообще отказаться, а освободившиеся деньги направить в более прибыльные позиции.

Постоянный контроль запасов

Закупка товаров требует постоянного контроля складских запасов. В некоторых случаях эту функцию можно доверить программному обеспечению. Например, программа для автоматизации торговли ЕКАМ имеет интеллектуальную систему, позволяющую планировать заказы поставщику на основе остатков и продаж.

График пополнения запасов товаров в розничном магазине

График пополнения запасов товаров в розничном магазине

Чтобы освободить деньги для закупок новых товаров, можно устроить распродажу неходовых позиций. Скидки всегда были хорошим способом избавиться от залежавшейся продукции. Иногда даже продажа ниже себестоимости может быть оправдана. Поэтому не стоит при формировании скидок ориентироваться на первоначальную закупочную цену, главное – продать товар.

В продуктовой рознице необходимо дополнительно следить за сроками годности товаров. Причем желательно, чтобы этим занималась программа в автоматическом режиме. В этом также поможет приложение для автоматизации магазина ЕКАМ. Контроль сроков позволит вовремя распродать годный залежавшийся товар и закупить новый.

Закупки сезонных товаров

Один из страхов собственников розничных магазинов – не распродать большие объемы сезонного товара. В результате деньги могут надолго застрять на складе, а делать новую закупку будет просто не за что.

Продажа новогодних товаров – прибыльный, но очень рискованный бизнес

Продажа новогодних товаров – прибыльный, но очень рискованный бизнес

Планировать первые поставки сезонных товаров нужно очень осторожно, чтобы суметь распродать их к концу периода. В следующем году можно будет уже пользоваться аналитикой программы для автоматизации торговли. Она позволит определить сроки начала и окончания спроса на сезонный товар и поможет подобрать оптимальные объёмы закупок.

Также предприниматель должен вести блокнот для заметок, потому что программа не может учесть все факторы сезонности. Например, при продаже зимней одежды важно знать дату начала морозов. Именно от неё нужно будет отталкиваться при анализе продаж в следующем году.

Учет тенденций

Потребительский спрос является динамичным, поэтому предприниматели должны постоянно отслеживать тенденции в своей сфере. Если, например, мода не постельные принадлежности меняется редко, то цикл популярности детских игрушек может измеряться месяцами. В результате разметаемые сейчас с полок товары уже через несколько месяцев могут оказаться никому не нужными.

Причины падения продаж могут иметь фундаментальный характер

Причины падения продаж могут иметь фундаментальный характер

Влиять на уровень продаж может близлежащее открытие конкурента, погодные условия, мода, реклама и прочее. Поэтому нужно регулярно отслеживать в программе для учета товара динамику реализации всех категорий продукции. И в соответствии с изменением спроса на определенные группы ассортимента нужно проводить корректировку частоты и объемов закупок.

Следует помнить, что даже самый маленький розничный бизнес требует постоянного внимания, чтобы оставаться прибыльным.

Условия доставки

Анализировать условия доставки нужно ещё на этапе формирования пула поставщиков.

Гарантии своевременной доставки иногда важнее финансовых выгод

Гарантии своевременной доставки иногда важнее финансовых выгод

При этом следует обращать внимание на следующие параметры:

  1. Величина компании. Крупные поставщики стараются самостоятельно и бесплатно развозить товар, получая, таким образом, хорошее преимущество перед конкурентами.
  2. Минимальный объем заказа, который готов отправить поставщик.
  3. Местонахождение складов поставщика, которое влияет на стоимость доставки.
  4. Обеспечение стабильности поставок. Этот критерий прямо влияет на планируемый уровень запасов, потому что поставщики с собственным транспортом могут редко посещать удаленные районы.
  5. Документальное оформление сотрудничества, ответственность за товар в дороге.

Стабильные условия доставки позволяют точно планировать объемы и сроки закупок, чтобы весь ассортимент всегда был в наличии. Поэтому приоритет при выборе поставщика стоит отдавать компаниям, которые быстро отправляют заказы или имею собственную развитую систему логистики.

Выбор программы автоматизации закупок

В розничном магазине для оптимизации системы закупок достаточно использовать программу для автоматизации торговли ЕКАМ. Функционал таких приложений обычно выходит за рамки закупочной деятельности и предполагает также учет продаж, складских операций, маркетинговых мероприятий и прочего.

Программа ЕКАМ консолидирует работу всего кассового оборудования

Программа ЕКАМ консолидирует работу всего кассового оборудования

Наиболее востребованными возможностями программ автоматизации для сферы закупок являются:

  1. Настраиваемый импорт прайсов поставщиков.
  2. Интеллектуальная система закупок, помогающая определить человеку, какие товары в данный момент следует заказать.
  3. Контроль остатков на складах.
  4. Анализ товарооборота, позволяющий строить ассортиментную матрицу и мониторить динамику продаж.
  5. Формирование управленческой отчетности.
  6. Ограниченный доступ к программе со стороны поставщиков, который позволяет им самим анализировать необходимость новой поставки.
  7. Установка приложения на мобильные гаджеты. Такой возможностью обладает программа для учета товаров ЕКАМ.
  8. Формирование консолидированного заказа для сети магазинов.
  9. Работа программы в «облаке».
  10. Расширенное ведение базы поставщиков.

При выборе программы для автоматизации магазина следует учитывать и её финансовую доступность. Ведь не все предприниматели могут оплачивать дорогостоящие приложения, например, такие как 1С. Общероссийская компания ЕКАМ предлагает своим клиентам полнофункциональную программу для автоматизации торговли, которая доступна каждому предпринимателю.

Мобильность онлайн-кассы – важное преимущество для розничного магазина

Мобильность онлайн-кассы – важное преимущество для розничного магазина

При покупке приложения важно понимать, что расходы на него должны быть окупаемыми. Поэтому рекомендуется тщательно разбираться с функционалом программ, используя его по максимуму.

Оптимизация системы закупок должна проходить в рамках комплексной автоматизации бизнеса. Это позволяет предпринимателю видеть целостную картину торговых решений и вовремя принимать необходимые решения.

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Читайте также

Программа для учёта торговли - бесплатно

  • складской учёт: закупки и отгрузки;
  • отчёты по товарам и продажам;
  • учёт финансов: наличные и банк;
  • управленческая отчетность: отчет о прибылях и убытках.

Действительно бесплатный учёт, попробуйте!

Электронная почта*
Электронная почта*

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации