От наличия и качества лекарств зависят человеческие жизни, поэтому организация складского учета в аптеке должна осуществляться в соответствии со строгими законодательными нормами. С этой целью используют программы для розничной торговли, позволяющие контролировать ассортимент медикаментов и сроки годности товаров.
Особенности складского учета в аптеке
Ведение складского учета в аптеках регламентируется отдельным документом – инструкцией №747, утвержденной ещё Приказом Минздрава СССР от 02.06.1987 года. Этот правовой акт не утратил своей силы и на данный момент.
Согласно инструкции, лекарства в аптеке должны учитываться по следующим категориям:
- медикаменты;
- перевязочные средства;
- тара: склянки, бутылки, бидоны и т.д.;
- вспомогательные материалы: упаковочная бумага, мешочки, пробки, капсулы, нитки, смола и прочее.
Обязанности по организации складского учета в аптеке возложены на непосредственного руководителя, хотя за сохранность медикаментов отвечают материально ответственные лица – кладовщики и продавцы.
Организация учета в аптеке имеет такие важные особенности:
- Учитывать лекарства нужно строго, ведь потеря наркотических и сильнодействующих средств чревата для персонала неприятными последствиями.
- В больших аптеках может быть разделение на посты и склады, причем товар на каждом из них должен учитываться отдельно.
- Даже небольшие аптечные сети обычно снабжаются через централизованный склад.
- Ампулы и лекарства в блистерах часто отпускаются поштучно с разукомплектацией упаковки.
- Необходимо вести раздельный учет скидок, ведь часть из них финансируется государством.
- Имеется большое количество аналогичных товаров, отличающихся лишь производителем.
- В сети торговых точек требуется организация межаптечного перемещения товаров.
- Отпуск товаров по большим рецептам требует постоянного наличия в аптеке базовых лекарств.
- Часто проводимые проверки со стороны контролирующих органов условий продажи наркотических средств.
- Необходимость составления сложного ежемесячного отчета по форме 11-МЗ.
Соблюсти все законодательные требования по организации учета в аптеке можно только при использовании онлайн-касс и программ для розничной торговли. В противном случае бумажная работа поглотит все время персонала. Одним из лучших приложений является программа для складского учета товаров ЕКАМ. Она позволяет автоматизировать одновременно склад, продажи и формирование управленческой отчетности.
Какие возможности у программ складского учета?
К аптечным программам для складского учета товаров предъявляются повышенные требования. Поэтому желательно приобретать такие приложения у непосредственных разработчиков, чтобы иметь возможность своевременно обновлять продукт и подгонять его функционал под специфику конкретной аптеки.
Все журналы учета в аптеке могут вестись в программе ЕКАМ
К базовым возможностям программ складского учета товаров относят:
- Ведение раздельного учета по нескольким аптекам, кассам, постам, складам с возможностью консолидации данных.
- Формирование управленческой отчетности с множеством фильтров.
- Организация системы дисконтных карт, которые давно стали неотъемлемым атрибутом аптек.
- Наличие удобного инвентаризационного модуля, позволяющего сразу оформлять результаты пересчета товаров.
- Интеллектуальная система формирование заказа поставщикам, учитывающая текущие остатки лекарств на складе.
- Поддержка функционирования единой информационной базы торговой сети в облачных сервисах.
- Быстрый поиск препаратов в каталоге по контексту, фармакологическим группам, действующему веществу и прочим параметрам.
- Поддержка любых складских и кассовых операций, предусмотренных законодательством, формирование по ним первичной документации.
- Попартийный учет медикаментов.
- Добавление классификационных признаков в карточку товара.
- Интеграция с любым кассовым оборудованием: сканером штрихкодов, кассой, принтером этикеток.
- Возможность продажи части лекарства с отражением этого в учете.
- Автоматическое применение наценки к товарным группам с последующей печатью ценников.
- Выгрузка данных в систему бухучета, настраиваемая загрузка информации с прайс-листов поставщиков.
- Контроль сроков хранения медикаментов.
Невозможно найти программу для складского учета, которая бы сразу после установки позволяла автоматизировать всю аптеку. Ведь процесс настройки приложений и первоначального ввода номенклатуры занимает определенное время.
Автоматическая печать новых ценников позволяет сохранять цены на витрине актуальными
Программу для учета товаров ЕКАМ можно установить всего лишь в течение нескольких дней, а на обучение продавцов потратится ещё меньше времени. Поэтому аптекам рекомендуется покупать именно это приложение для автоматизации торговли.
Польза от программ складского учета
Возможности программ для учета товаров стоит использовать только в том случае, если они приносят экономический эффект или упрощают ведение бизнеса. Причем руководитель должен получать от автоматизации аптеки одни выгоды, а остальные сотрудники – другие. Далее преимущества программ складского учета будут рассмотрены детально.
Выгоды для руководителя и собственника
- Рост продаж медикаментов за счет увеличения в ассортименте групп лекарств с максимальным спросом.
- Увеличение в ассортименте медикаментов, которые обеспечивают наибольшую прибыль.
- Уменьшение риска воровства лекарств со стороны персонала.
- Возможность сравнения прибыли, полученной от работы различных продавцов.
- Текущий контроль рентабельности аптеки позволяет вовремя выявить нежелательные тенденции и их исправить.
- База данных в «облаке» позволит гарантированно сохранить фискальную информацию.
- Возможность управлять аптекой удаленно через интернет.
- Учет в истории каждой осуществленной операции, что позволяет более строго контролировать персонал.
- Упрощение работы с контролирующими органами.
- Увеличение потока клиентов за счет внедрения системы бонусных карт.
Преимущества для фармацевтов и продавцов
- «Умная» система заказов позволяет сократить время на их формирование.
- Модуль контроля над строками хранения позволяет вовремя сформировать рекомендации продавцам по предложению покупателям определенных лекарств.
- Легкость обучения сотрудников учету в аптеке и работе с программами.
- Ощутимое ускорение инвентаризации.
- Сокращение очередей при использовании сканера штрихкодов.
- Минимизация ошибок в отчетных документах.
- Ускорение обслуживания покупателей.
- Уменьшение времени на рутинные процессы по заполнению бумажных бланков.
- Использование штрихкодов исключает пересортицу.
Компактность и мобильность кассовых аппаратов важна при инвентаризации
С программой для складского учета ЕКАМ работать в аптеке становится проще всему персоналу. Однако автоматизация торговли является лишь инструментом для оптимизации бизнеса. Все выгоды от внедрения программ можно получить только при постоянном использовании их возможностей каждым работником аптеки.
Оборудование для аптеки
Провести автоматизацию аптеки с помощью программы для учета товаров можно лишь используя соответствующее оборудование.
Основной поток информации при учете и продажах генерируется онлайн-кассой и сканером штрихкодов. От надежности работы именно этих инструментов зависит непрерывность и скорость торговли в аптеке.
Аптечное оборудование принципиально не отличается от такового в розничных магазинах
В качестве дополнительного оборудования понадобится эквайринговый терминал и металлический денежный ящик. А при необходимости всегда можно будет докупить и принтер этикеток. Он понадобится, если часть товаров приходит без штрихкодов.
В качестве рабочего терминала продавцы могут использовать компьютеры или ноутбуки. Но компания ЕКАМ предлагает лучшее решение – её программы можно устанавливать на планшеты и смартфоны. Они предоставляют продавцам большую мобильность. Особенно удобны эти устройства в аптеках с большим количеством закрытых витрин, расположенных непосредственно в торговом зале.
Таким образом, организация складского учета в аптеке является довольно простым процессом, если применять для этого специальную программу для розничной торговли. С ней администрирование бизнеса становится проще, а персонал может больше времени уделять покупателям и наведению порядка на торговых витринах.