Перечень необходимых документов при проверке трудовой инспекцией

На маленьких предприятиях порядок в кадровых документах наводится сотрудниками по мере наличия свободного времени. А охраной труда (ОТ) мелкие торговые организации, в большинстве случаев, вообще не занимаются. Однако пренебрежение предпринимателями этой сферой грозит штрафами до 200000 рублей. Поэтому встречать проверку Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) необходимо во всеоружии и со всеми необходимыми документами.

Основания для проверок предпринимателей

Проверки предпринимателей регулируются федеральным законом 294-ФЗ, в котором подробно описаны все тонкости этого процесса. Проверки Роструда могут быть:

плановые;
внеплановые.

Совершать плановые посещения предприятий работники инспекции могут с периодичностью раз в три года. Хотя этот период может быть увеличен, в зависимости от загруженности контролирующих органов и их интереса к конкретным субъектам хозяйствования. Такие проверки планируются без учета каких-либо оснований. Их общий ежегодный график открыто публикуют в Едином реестре проверок, где каждый может поискать свою компанию.

Максимальный срок проведения плановых проверок малых предприятий – 50 часов

Таким образом, к плановому приходу инспекторов можно приготовиться заранее, обезопасив себя от большинства штрафов. Сложнее ситуация с внеплановыми проверками, которые могут проводиться неограниченное количество раз в год. О них предприниматели должны уведомляться всего лишь за 24 часа до начала.

Основаниями для внеплановых проверок могут быть:

Мониторинг исправления нарушений, выявленных при предшествующей плановой проверке.
Запрос самого предприятия о выдаче разрешительного документа (например, лицензии), если проверка предусмотрена порядком его получения.
Поступление в Роструд или прокуратуру заявления идентифицированного субъекта (организации, человека) с обоснованными подозрениями о нарушении предприятием законодательных норм в трудовой сфере.
Распоряжение Президента или Правительства России.

Информация о нарушениях от анонимных источников не может быть основанием для проверки. Хотя в целях безопасности обратившийся в госорганы сотрудник предприятия может попросить не раскрывать его личность.

Пожаловаться на работодателя в Роструд сотрудник может даже по телефону

Наиболее частой причиной для проведения внеплановых проверок в небольших компаниях и магазинах являются жалобы собственных сотрудников на условия работы или нарушения в выплате зарплаты. Именно на эти моменты предприниматели должны обращать особое внимание.

Перечень требуемых у предприятия документов

Роструд на небольших торговых предприятиях проводит проверки преимущественно в двух направления: охрана труда и соблюдение законодательства в сфере трудовых отношений между работником и собственником. Поэтому все необходимые инспекторам документы желательно готовить отдельно по каждому из этих направлений.

Документы по охране труда

Любое предприятие обязано обеспечивать безопасные условия труда. Если в небольшом продуктовом киоске или на рынке факторов риска здоровью практически нет, то в автомастерских, строительных магазинах работники могут легко получить травму при несоблюдении правил техники безопасности.

Предприниматели обязаны регулярно проводить инструктажи, обучение сотрудников охране труда и другие мероприятия. В связи с их проведением накапливаются распоряжения, инструкции, и другие документы, которые и предъявляются инспекторам Роструда. К ним относят:

индивидуальные инструкции по охране труда;
журналы регистрации несчастных случаев;
личные карточки выдачи средств индивидуальной защиты;
графики медосмотров;
инструкции по действиям сотрудников при выполнении конкретных опасных работ (при необходимости);
журналы регистрации инструктажей;
приказ о назначении ответственных за ОТ лиц;
документы об обучении сотрудников ОТ;
прочие документы.

Для небольших магазинов и торговых точек самостоятельно подготовить все эти документы довольно сложно. Поэтому есть смысл обращаться в специализированные организации, которые быстро оформят весь пакет бумаг на основании имеющихся шаблонов.

Следует понимать, что каждый документ по ОТ является не просто капризом Роструда, а средством предупреждения несчастных случаев. Намного дешевле обучить сотрудников правилам безопасности и заставить их соблюдать инструкции, чем расплачиваться за производственные травмы.

Документы по трудовым отношениям

Процесс оформления сотрудника на работу, выплата ему зарплаты, отпускных, больничных генерирует целые кипы документов, которые запрашиваются Рострудом при проверке. Правила оформления большинства этих бумаг можно найти в Постановлении Госкомстата № 1 от 5 января 2004 г.

Инспекторам предприниматели должны быть готовы предоставить следующие документы:

Коллективный договор.
Ежегодные графики отпусков.
Положение о защите персональных данных.
Штатное расписание.
Закрытые больничные листы.
Личные карточки.
Учредительные документы.
Трудовые книжки, книгу их учета.
Правила внутреннего трудового распорядка.
Приказы о назначении на должность.
Трудовые договора.
Табели учета рабочего времени и выплаты зарплаты.
Бухгалтерская документация по выплатам работникам.
Положение об оплате труда и премировании.
Прочие документы, обеспечивающие трудовые права работников (справки об инвалидности, беременности и т.п.).

Требования по оформлению вышеописанных документов распространяются и на индивидуальных предпринимателей, которые мало заботятся об их наличии. Но малый размер бизнеса не освобождает коммерсантов от составления всех указанных бумаг и ответственности за их отсутствие. Многие из них составляются один раз, а часть впоследствии лишь немного видоизменяется. Поэтому при отсутствии указанных документов, стоит задуматься об их оформлении.

Часто выявляемые нарушения

За выявленные в процессе проверки Рострудом нарушения предприниматели будут вынуждены заплатить штрафы, согласно статьям 5.27-5.34 КоАП РФ. Кроме того, им придется исправить все недочеты и составить все вышеописанные документы.

Наиболее частыми нарушениями, выявляемыми у предпринимателей и небольших компаний, являются:

Отсутствие распорядительных документов: приказов, табелей, штатных ведомостей, инструкций, коллективного договора и прочих. Предприниматели банально пренебрегают их составлением.
Работа сотрудников неофициально без составления трудовых договоров. За это нарушение предусмотрены максимальные штрафы 100 тыс. рублей за первое нарушение и 200 тыс. рублей за повторное.
Отсутствие графиков отпусков и выплат по ним. Частные предприниматели обычно просто отпускают своих работников на 1-2 недели на отдых без оформления документов. Хотя при возникновении конфликта сотрудник может впоследствии потребовать компенсацию за неполучение отпускных.
Нарушения в начислении зарплаты и невыдача расчетных листков.

Здесь приведены лишь наиболее частные нарушения. А список всех недочетов у нерадивых предпринимателей может содержать до ста и более позиций, за каждую из которых положен штраф.

Если нет желания составлять документы по охране труда и трудовым отношениям, лучше нанять приходящего бухгалтера или кадровика. Он будет раз в месяц оформлять все бумаги и присылать их на подпись. Затраты на эту услугу выльются в гораздо меньшую сумму, чем штрафы за отсутствие вышеописанных документов.

Проверка трудовой инспекции – перечень необходимых документов для подготовки к проверке