← Блог о торговле и предпринимательстве

Проверка трудовой инспекции – какие документы готовить?

На маленьких предприятиях порядок в кадровых документах наводится сотрудниками по мере наличия свободного времени. А охраной труда (ОТ) мелкие торговые организации, в большинстве случаев, вообще не занимаются. Однако пренебрежение предпринимателями этой сферой грозит штрафами до 200000 рублей. Поэтому встречать проверку Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) необходимо во всеоружии и со всеми необходимыми документами.

Основания для проверок предпринимателей

Проверки предпринимателей регулируются федеральным законом 294-ФЗ, в котором подробно описаны все тонкости этого процесса. Проверки Роструда могут быть:

  • плановые;
  • внеплановые.

Совершать плановые посещения предприятий работники инспекции могут с периодичностью раз в три года. Хотя этот период может быть увеличен, в зависимости от загруженности контролирующих органов и их интереса к конкретным субъектам хозяйствования. Такие проверки планируются без учета каких-либо оснований. Их общий ежегодный график открыто публикуют в Едином реестре проверок, где каждый может поискать свою компанию.

Максимальный срок проведения плановых проверок малых предприятий – 50 часов

Максимальный срок проведения плановых проверок малых предприятий – 50 часов

Таким образом, к плановому приходу инспекторов можно приготовиться заранее, обезопасив себя от большинства штрафов. Сложнее ситуация с внеплановыми проверками, которые могут проводиться неограниченное количество раз в год. О них предприниматели должны уведомляться всего лишь за 24 часа до начала.

Основаниями для внеплановых проверок могут быть:

  1. Мониторинг исправления нарушений, выявленных при предшествующей плановой проверке.
  2. Запрос самого предприятия о выдаче разрешительного документа (например, лицензии), если проверка предусмотрена порядком его получения.
  3. Поступление в Роструд или прокуратуру заявления идентифицированного субъекта (организации, человека) с обоснованными подозрениями о нарушении предприятием законодательных норм в трудовой сфере.
  4. Распоряжение Президента или Правительства России.

Информация о нарушениях от анонимных источников не может быть основанием для проверки. Хотя в целях безопасности обратившийся в госорганы сотрудник предприятия может попросить не раскрывать его личность.

Пожаловаться на работодателя в Роструд сотрудник может даже по телефону

Пожаловаться на работодателя в Роструд сотрудник может даже по телефону

Наиболее частой причиной для проведения внеплановых проверок в небольших компаниях и магазинах являются жалобы собственных сотрудников на условия работы или нарушения в выплате зарплаты. Именно на эти моменты предприниматели должны обращать особое внимание.

Перечень требуемых у предприятия документов

Роструд на небольших торговых предприятиях проводит проверки преимущественно в двух направления: охрана труда и соблюдение законодательства в сфере трудовых отношений между работником и собственником. Поэтому все необходимые инспекторам документы желательно готовить отдельно по каждому из этих направлений.

Документы по охране труда

Любое предприятие обязано обеспечивать безопасные условия труда. Если в небольшом продуктовом киоске или на рынке факторов риска здоровью практически нет, то в автомастерских, строительных магазинах работники могут легко получить травму при несоблюдении правил техники безопасности.

В соблюдении охраны труда заинтересован, прежде всего, собственник бизнеса

В соблюдении охраны труда заинтересован, прежде всего, собственник бизнеса

Предприниматели обязаны регулярно проводить инструктажи, обучение сотрудников охране труда и другие мероприятия. В связи с их проведением накапливаются распоряжения, инструкции, и другие документы, которые и предъявляются инспекторам Роструда. К ним относят:

  • индивидуальные инструкции по охране труда;
  • журналы регистрации несчастных случаев;
  • личные карточки выдачи средств индивидуальной защиты;
  • графики медосмотров;
  • инструкции по действиям сотрудников при выполнении конкретных опасных работ (при необходимости);
  • журналы регистрации инструктажей;
  • приказ о назначении ответственных за ОТ лиц;
  • документы об обучении сотрудников ОТ;
  • прочие документы.

Для небольших магазинов и торговых точек самостоятельно подготовить все эти документы довольно сложно. Поэтому есть смысл обращаться в специализированные организации, которые быстро оформят весь пакет бумаг на основании имеющихся шаблонов.

Следует понимать, что каждый документ по ОТ является не просто капризом Роструда, а средством предупреждения несчастных случаев. Намного дешевле обучить сотрудников правилам безопасности и заставить их соблюдать инструкции, чем расплачиваться за производственные травмы.

Документы по трудовым отношениям

Процесс оформления сотрудника на работу, выплата ему зарплаты, отпускных, больничных генерирует целые кипы документов, которые запрашиваются Рострудом при проверке. Правила оформления большинства этих бумаг можно найти в Постановлении Госкомстата № 1 от 5 января 2004 г.

При оформлении трудовых книжек желательно, чтобы у предпринимателя была печать

При оформлении трудовых книжек желательно, чтобы у предпринимателя была печать

Инспекторам предприниматели должны быть готовы предоставить следующие документы:

  1. Коллективный договор.
  2. Ежегодные графики отпусков.
  3. Положение о защите персональных данных.
  4. Штатное расписание.
  5. Закрытые больничные листы.
  6. Личные карточки.
  7. Учредительные документы.
  8. Трудовые книжки, книгу их учета.
  9. Правила внутреннего трудового распорядка.
  10. Приказы о назначении на должность.
  11. Трудовые договора.
  12. Табели учета рабочего времени и выплаты зарплаты.
  13. Бухгалтерская документация по выплатам работникам.
  14. Положение об оплате труда и премировании.
  15. Прочие документы, обеспечивающие трудовые права работников (справки об инвалидности, беременности и т.п.).

Требования по оформлению вышеописанных документов распространяются и на индивидуальных предпринимателей, которые мало заботятся об их наличии. Но малый размер бизнеса не освобождает коммерсантов от составления всех указанных бумаг и ответственности за их отсутствие. Многие из них составляются один раз, а часть впоследствии лишь немного видоизменяется. Поэтому при отсутствии указанных документов, стоит задуматься об их оформлении.

Часто выявляемые нарушения

За выявленные в процессе проверки Рострудом нарушения предприниматели будут вынуждены заплатить штрафы, согласно статьям 5.27-5.34 КоАП РФ. Кроме того, им придется исправить все недочеты и составить все вышеописанные документы.

Работа по трудовому договору – основа будущей пенсии сотрудника

Работа по трудовому договору – основа будущей пенсии сотрудника

Наиболее частыми нарушениями, выявляемыми у предпринимателей и небольших компаний, являются:

  1. Отсутствие распорядительных документов: приказов, табелей, штатных ведомостей, инструкций, коллективного договора и прочих. Предприниматели банально пренебрегают их составлением.
  2. Работа сотрудников неофициально без составления трудовых договоров. За это нарушение предусмотрены максимальные штрафы 100 тыс. рублей за первое нарушение и 200 тыс. рублей за повторное.
  3. Отсутствие графиков отпусков и выплат по ним. Частные предприниматели обычно просто отпускают своих работников на 1-2 недели на отдых без оформления документов. Хотя при возникновении конфликта сотрудник может впоследствии потребовать компенсацию за неполучение отпускных.
  4. Нарушения в начислении зарплаты и невыдача расчетных листков.

Здесь приведены лишь наиболее частные нарушения. А список всех недочетов у нерадивых предпринимателей может содержать до ста и более позиций, за каждую из которых положен штраф.

Если нет желания составлять документы по охране труда и трудовым отношениям, лучше нанять приходящего бухгалтера или кадровика. Он будет раз в месяц оформлять все бумаги и присылать их на подпись. Затраты на эту услугу выльются в гораздо меньшую сумму, чем штрафы за отсутствие вышеописанных документов.

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Читайте также

Программа для учёта торговли - бесплатно

  • складской учёт: закупки и отгрузки;
  • отчёты по товарам и продажам;
  • учёт финансов: наличные и банк;
  • управленческая отчетность: отчет о прибылях и убытках.

Действительно бесплатный учёт, попробуйте!

Электронная почта*
Электронная почта*

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации