← Блог о торговле

Особенности формирования и отправки электронного чека покупателю

После недавней кассовой реформы у магазинов появилась возможность отправить электронный чек (ЭЧ) вместо бумажного. Это сильно облегчило работу предпринимателям во многих сферах розничного бизнеса. Как сформировать и отправить электронный чек покупателю будет рассмотрено в нижеприведенной статье.

Суть электронного чека

Закон 54-ФЗ распространил требование выдавать чеки даже на самозанятых предпринимателей. Плюсом нововведения является то, что появилась возможность не печатать фискальные документы, а предоставлять их в электронном виде. В большинстве случаев цифровой вариант является только дополнением бумажного чека, формировать который всё равно необходимо.

Для печати бумажного чека и формирования электронного используется одинаковая информация

Для печати бумажного чека и формирования электронного используется одинаковая информация

Также закон уравнял в правах любые варианты чеков. Теперь не важно, в каком виде потребитель предоставит их продавцу или суду. Одинаковую юридическую силу будут иметь бумажный чек, сформированный в магазине онлайн-кассой, и распечатанный вариант электронного документа. Ведь проверить его подлинность можно в любое время при помощи смартфона и мобильного интернета.

Заметное облегчение ЭЧ принес и собственникам интернет-магазинов. Теперь они могут легко выполнить законодательные нормы, предоставив покупателю электронный чековый документ сразу получения оплаты за товар. Для этого клиенту достаточно предоставить свой номер телефона или e-mail.

Сведения ЭЧ абсолютно идентичны таковым в чеке онлайн-кассы, поэтому со временем бумажные документы могут стать необязательными.

Сферы применения электронного чека

Как дополнение к бумажному чеку, его электронный вариант должен предоставляться покупателю абсолютно во всех случаях. Но по умолчанию магазины имеют право предоставлять только распечатанный на онлайн-кассе документ.

Онлайн-торговля – основная сфера применения ЭЧ в розничной торговле

Онлайн-торговля – основная сфера применения ЭЧ в розничной торговле

Возможность отправить электронный чек имеет более важное значение для удаленной продажи товаров и услуг. В таком случае исчезает необходимость передачи клиенту физического документа. Ведь цифровую версию нельзя забыть положить в коробку или потерять. Она будет у покупателя сразу после осуществления оплаты за товар.

Со временем, сферы выдачи ЭЧ покупателю будут расширяться. Например, уже с 2020 года, при покупках в торговых автоматах на экран будет выводиться QR-код, считав который, клиент получит доступ к своему цифровому чековому документу.

Отличия электронного чека от бумажного

Хотя с юридической точки зрения бумажный и электронный варианты чека для покупателя абсолютно одинаковы, в их реквизитах могут присутствовать отличия, обусловленные спецификой формирования документов.

Схема обработки фискальной информации при пробитии ЭЧ на онлайн-кассе

Схема обработки фискальной информации при пробитии ЭЧ на онлайн-кассе

Основные различия следующие:

  1. В бумажном варианте ИНН предпринимателя или юрлица указывается обязательно, а в электронном – опционально.
  2. В электронном варианте система налогообложения указывается обязательно, а в бумажном – опционально.
  3. В бумажном варианте реквизит «ИНН кассира», «ФИО кассира», «Наименование документа» и QR-код обязательны, а в электронном – нет.

Большинство отличий бумажного чека от электронного имеет технический характер и не представляет важности для покупателя.

Когда нужно отправлять электронный чек?

Отправлять электронный чек покупателю необходимо в трех случаях:

  1. При использовании автоматизированных систем для расчетов без физического контакта покупателя и продавца, то есть при оплате в интернете.
  2. Если до выдачи бумажного чека покупатель попросит о дополнительной отправке ему на телефон электронного варианта документа.
  3. ЭЧ отправляется страхователям при покупке страховых полисов у агентов.

Таким образом, ЭЧ применяется в случаях, когда это технически целесообразно или существует потребность в его отправке для покупателя или продавца.

Кто обязан отправлять электронный чек?

По закону отправить электронный чек должен платежный агент, то есть тот, кто фактически принимает деньги от покупателя. В обычном розничном магазине это должен делать кассир, внеся в программу для учета товаров телефон или электронную почту клиента.

В QR-коде могут быть зашифрованы десятки слов

В QR-коде могут быть зашифрованы десятки слов

При покупке товаров в вендинговых автоматах, оснащенных дисплеем, ЭЧ вообще не отправляется. Зашифрованная в документе информация отображается на экране в виде QR-кода, который покупатель может считать смартфоном.

При дистанционной торговле отправить электронный чек обязана следующая компания:

  1. При оплате наложенным платежом – почтовый оператор, которым в большинстве случаев выступает Почта России.
  2. При аренде онлайн-кассы – оператор, предоставляющий соответствующий сервис.
  3. При оплате через платежных агрегаторов – платежный агрегатор.
  4. При оплате в обычном магазине – непосредственно предприниматель или ОФД, с которым заключен договор.

Большинство платежных агрегаторов и ОФД предлагают своим клиентам услуги по отправке ЭЧ. Процесс происходит автоматически с помощью программ для автоматизации торговли. Данная услуга платная, но избавляет предпринимателей от беспокойства за соблюдение кассового законодательства.

Когда можно не отправлять электронный чек

Отправка электронного чека требует определенных технических условий, которые не всегда имеются у предпринимателя.

В труднодоступных местностях можно вообще не применять ККТ

В труднодоступных местностях можно вообще не применять ККТ

Поэтому закон 54-ФЗ выделяет ряд случаев, когда магазин имеет право выдавать только бумажный чековый документ:

  1. Торговая точка находится на территории военных объектов, объектов ФСБ, органов внешней разведки, государственной охраны.
  2. Населенный пункт находится в списке местностей, удаленных от средств связи.
  3. Покупатель получил бумажный чек и не требует отправить его электронный вариант.

Перечень случаев, когда можно не отправлять электронный чек, довольно мал. Поэтом предприниматели всегда должны быть готовы переслать его покупателю по первому требованию.

Алгоритм и варианты передачи электронного чека

Закон 54-ФЗ предусматривает два варианта предоставления электронного чека покупателю: на телефон в виде СМС и на e-mail. Причем не обязательно отправлять документ в виде изображения или текста – достаточно указать в сообщении ссылку на страницу, где можно бесплатно ознакомиться с ЭЧ и распечатать его. Отсутствие у покупателя доступа к интернету при этом не имеет значения.

Схема самостоятельно отправки электронного чека интернет-магазином

Схема самостоятельно отправки электронного чека интернет-магазином

Алгоритм предоставления ЭЧ следующий:

  1. Покупатель в момент приобретения товара информирует продавца о желании получить ЭЧ (при покупке в интернете этого не требуется), предоставляя номер телефона или электронную почту. Согласие на обработку персональных данных подписывать не нужно.
  2. Кассир вносит предоставленные покупателем данные в программу. При покупке в интернете это происходит автоматически при авторизации пользователя. Использование дисконтных карт значительно облегчает идентификацию постоянных клиентов.
  3. Отправка покупателю ЭЧ.

Формирование и отправка электронного чека не обязательно должна происходить на оборудовании магазина. Предприниматели могут поручить эту работу посреднику, например, ОФД, обеспечив его необходимой информацией.

Для самостоятельной отправки ЭЧ нужны специальные программы для автоматизации торговли. Хотя некоторые производители онлайн-касс уже начали встраивать эту функцию в базовое ПО своего оборудования. СМС при этом оплачиваются дополнительно согласно тарифным планам. Обычно стоимость одного сообщения находится в пределах 1-2 рублей.

Покупатель не вправе требовать электронный чек после получения на руки его бумажного варианта. У предпринимателя даже нет технической возможности выполнить такое требование. Но клиент всегда может просмотреть и распечатать цифровую копию документа, отсканировав QR-код на бумажном чеке с помощью специального приложения ФНС (Google Play и App Store).

Сроки отправки электронного чека

Сроки выдачи клиентам ЭЧ не были урегулированы до принятия в июле 2018 года закона 192-ФЗ. Поэтому многочисленные эксперты советовали использовать устаревшее требование о необходимости формирования фискального документа в течение 5 минут после оплаты товара.

Схема отправки электронного чека оператором фискальных данных

Схема отправки электронного чека оператором фискальных данных

Теперь срок выдачи ЭЧ четко обозначен. Документ должен быть передан покупателю с соблюдением двух условий:

  • не позже следующего рабочего дня после оплаты покупки;
  • до момента получения посылки от почтового оператора или курьера.

Таким образом, интернет-магазины получили право не спешить и отправлять электронные чеки единым пулом в конце рабочего дня.

Способы проверки чека

Для проверки электронного чека на подлинность у покупателя имеется два варианта. Но они работают только при условии, что полученная ссылка на документ действительно существует. В противном случае найти ЭЧ в базе не удастся.

Об отсутствии чека в базе можно уведомить налоговую службу через приложение

Об отсутствии чека в базе можно уведомить налоговую службу через приложение

Первый вариант – проверить подлинность ЭЧ на сайте ОФД, второй – через приложение «Проверка кассового чека», скачав его на гаджет в магазине Google Play и App Store. В обоих случаях нужно будет ввести несколько уникальных реквизитов чека в указанные поля.

В ряде случаев полученная на телефон ссылка может прямо вести на ЭЧ, размещенный на сайте ОФД. В таком случае дополнительно проверять подлинность документа не требуется.

На урегулирование всех вопросов о том, как правильно отправить электронный чек, ушло несколько лет. Сейчас же технические средства позволяют предпринимателям легко и быстро выполнять требования законодательства и обеспечивать покупателям доступ к цифровым чековым документам.

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Получить бесплатный доступ к ЕКАМ

Онлайн-касса и автоматизация торговой точки

Электронная почта*
Электронная почта*

Читайте также

Ведёте учёт в тетрадке или экселе? Пройдите бесплатный е-мейл курс —
Как увеличить прибыль, победив бардак в складском и финансовом учёте

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Заказ в один клик
Я принимаю условия передачи информации