Контроль над продажами и товаром является основой работы любой торговой точки. Без этого невозможно делать правильные закупки и принимать организационные решения. Каждый предприниматель должен знать все виды учета товаров в розничном магазине, чтобы вести успешный бизнес и не иметь проблем с налоговой инспекцией.
Виды учета товаров в розничном магазине
Существует несколько видов учета товаров в розничном магазине, хотя это разделение довольно условно. Все они перекликаются между собой и основываются на данных о поставках, продажах и инвентаризации продукции.
Классификация видов учета товаров в розничном магазине
Выделяют следующие виды учета в розничном магазине:
- Оперативный учет. Лежит в основе ежедневного контроля продукции на складе и в магазине. Его цель – обеспечивать наличие всего ассортимента путем анализа продаж и своевременного заказа заканчивающихся товаров.
- Статистический учет. Используется для выявления закономерностей в хозяйственной и финансовой деятельности розничного магазина. Статистический учет полезен для прогнозирования доходов и расходов в среднесрочном и долгосрочном периоде.
- Бухгалтерский учет. Представляет собой упорядоченную и регламентированную законодательно систему сбора информации о деятельности предприятия, его доходах, расходах и документальных операциях.
- Складской учет. Представляет собой вид товарного учета запасов товаров, материалов и продукции, хранимых на складе. Его целью является сохранность активов и контроль над их перемещением между подразделениями розничного магазина.
Отчетность по всем видам учета должна предоставляться руководителю в удобном формате, чтобы он мог быстро разобраться в причинах тех или иных процессов и принять нужные действия. Зачастую для этого используется программа для складского учета товаров в розничном магазине. Она предоставляет множество инструментов для оперативного анализа хозяйственной деятельности и значительно упрощает ведение бизнеса.
Более подробно следует разобрать бухгалтерский и складской учеты, как наиболее важные для работы розничного магазина.
Складской учет
Учет материально-производственных запасов регламентируются методическими указаниями, утвержденными Приказом Минфина №119н от 28.12.2001 года (ред. от 24.10.2016). Этот документ является лишь ориентиром для предприятий, но многие бухгалтера используют его положения на практике. Согласно методическим указаниям, складской учет можно вести партионным и сортовым способами, а также применяя их комбинацию.
Сортовой метод учета
При сортовом методе учета товары на складе хранятся по номенклатурным наименованиям. Продукция при очередной поставке распределяется таким образом, чтобы в каждой складской зоне была размещена только одна группа товара.
Бухгалтерская карточка учета товара по сортовому методу
Правильно спланировать процесс приемки помогает программа складского учета товаров. Она позволяет быстро принять груз по штрих-кодам и распределить его в соответствующих зонах склада. Удобной функцией программы является адресное размещение продукции по ячейкам. При этом кладовщик получает четкие указания, куда поставить каждую упаковку продукции.
Сортовой учет на складе может вестись двумя способами:
- количественно-стоимостным;
- сальдовым.
При первом варианте на складе в книгах складского учета указываются лишь первичные приходные и расходные документы, а также содержащиеся в них количественные данные о товарах. Бухгалтерия же ведет отдельный учет по количеству продукции и отдельно по её суммарной стоимости. В конце месяца каждое подразделение розничного магазина формирует свою оборотную ведомость, и данные этих документов сверяются.
Таким образом обеспечивается полный контроль как за количеством товаров, так и за их документальной суммарной стоимостью.
Схема учета товаров на складе по сальдовому методу
При сальдовом методе работники склада ведут учет товара только в натуральном выражении, а бухгалтерия – лишь в денежном. По итогам месяца складские документы передаются бухгалтерам, которые сверяют их со своей базой. Работники склада в конце отчетного периода формируют оборотную ведомость с указанием количественных оборотов, а бухгалтерия – с указанием денежных.
На практике оба метода могут перекликаться между собой и использоваться комбинированно. Детали конкретного способа учета ТМЦ могут быть закреплены внутренним приказом по торговой организации.
Партионный учет товаров
Под партией подразумевают товар одинакового качества, пришедший по одному товаросопроводительному документу. Но продукцию, доставленную несколькими автомобилями в одно и то же время по разным накладным, также можно объединять в отдельную партию.
Заполнять карточку партионного учета от руки довольно долго
Партионный учет обычно применяется на складах розничных магазинов с небольшим ассортиментом. При этом на каждую партию заводится товарная карточка или за ней закрепляется отдельный лист в книге складского учета. Этот метод удобен при наличии различий в качестве товаров, изготовленных или поставленных в разное время, например, строительных красок, настенной плитки, лекарств.
Каждая партия размещается на складе в своей зоне. Отпускается товар также с учетом его принадлежности к определенной поставке.
Фактически партийный учет ведется так же, как и сортовой, только с дополнительной разбивкой продукции на партии. При этом достигается более четкий аналитический учет продукции, подверженной возвратам и гарантийному обслуживанию.
Использование программ для складского учета
Без объединения товарооборота розничного магазина в единую информационную базу складской учет вести сложно. Заполнение книг, товарных карточек, формирование оборотных ведомостей, их постоянная сверка с бухгалтерией забирает уйму времени работников склада. Автоматизировать эти процессы можно с помощью программы для учета товаров.
Специальные приложения для розничной торговли позволяют интегрировать складские процессы с бухгалтерским софтом, что исключает необходимость сверок между отдельными подразделениями розничного магазина. А вся отчетность формируется в любой нужный момент на основании вводимых в компьютер первичных документов.
Программа для учета товаров позволяет оперативно получать информацию об остатках на складе. При этом можно настраивать фильтры по любой характеристике продукции, в том числе по партии. Это исключает необходимость разделения учета на сортовой и партионный, потому что вся информация доступна в гораздо более удобной для анализа форме.
Бухгалтерский учет в магазине
Бухгалтерский учет – понятие широкое. Оно подразумевает под собой систему сбора и обобщения информации в стоимостном виде об активах и деятельности розничного магазина. Бухгалтерский учет строится на принципах непрерывности и документального подтверждения всех хозяйственных операций. Его можно разделить на две части: управленческий и финансовый (налоговый) учет. Каждая из них имеет свои особенные цели.
Управленческий учет
Главной особенностью управленческого учета является его слабая регламентация со стороны государства. Руководители магазина сами могут решать, какие отчеты им необходимы, и какие сведения в них отражать. Хотя существует ряд обязательных бухгалтерских форм, которые должны вестись предпринимателями в зависимости от системы налогообложения, например баланс.
Программа для учета товаров "ЕКАМ"
В формировании управленческой отчетности может сильно помочь программа для складского учета товаров в розничном магазине. Она предоставляет предпринимателю инструменты для анализа продаж, прибыльности, движения товаров по складу и множество других. Поэтому автоматизация магазина с помощью программно-аппаратных средств является крайне необходимой для успешного ведения бизнеса.
Задачами управленческого учета являются:
- Коррекция ассортимента в направлении более прибыльных позиций.
- Максимизация торговой наценки при сохранении уровня продаж.
- Принятие решений об открытии/закрытии сетевых розничных магазинов.
- Выбор маркетинговых мероприятий и оценка их эффективности.
- Обновление оборудования и ассортимента.
- Определение причин падения продаж и прибыли.
- Контроль расчетов.
- Распределение центров ответственности за процессы в магазине.
- Контролирование рентабельности и эффективности использования имеющихся ресурсов.
Для решения перечисленных задач руководителю крайне необходима точная и своевременная аналитическая информация. Получить её можно только установив современную программу для учета товаров. Без неё анализировать бизнес будет очень сложно.
Ведение налогового учета
Главной задачей налогового учета является формирование базы уплачиваемых налогов на основании первичных документов. Правильный расчет перечисляемых в бюджет сумм является залогом отсутствия проблем при проверках ФНС. Поэтому подходить к анализу финансовой информации необходимо с полным пониманием Налогового кодекса.
Целями налогового учета являются:
- Правильный расчет сумм расходов и доходов налогоплательщика, что в итоге влияет на точность определения налоговой базы.
- Предоставление финансовой информации руководству магазина и налоговым инспекторам для контроля над правильностью уплаты налогов в бюджет.
- Минимизация налогов за счет использования льгот и специальных режимов налогообложения.
- Определение сумм налогов.
Для правильного расчета доходов и расходов требуется тщательный контроль над движением продукции на складе и в магазине. Лучшим инструментом для этого является программа складского учета товара. Она позволяет удаленно просматривать аналитику продаж вплоть до каждого чека. Кроме того, использование программы исключает нестыковки с другими бухгалтерскими базами. В результате доходы и расходы учитываются всегда точно.
Желательно, чтобы основой для ведения всех видов учета в магазине была единая база первичных документов. В таком случае информация не будет искажаться, а принятые на её основе решения будут максимально взаимосвязаны и гармоничны. С этой целью предпринимателям крайне важно использовать учетные программы, позволяющие объединить всю финансовую и хозяйственную деятельность в одном интерфейсе.